[Rob]

Onlangs werd er een uitspraak gedaan in een zaak waarin ook sprake was van een fictieve vergadering.
In die VvE heeft men de leden uitgenodigd voor een administratieve vergadering en daarbij direct de datum voor de zogenaamde tweede vergadering vermeld.
Verzoeker was het niet eens met de besluiten van de vergadering en deed helaas tevergeefs een poging deze besluiten bij de rechter nietig te verklaren dan wel te vernietigen.

Vraag die naar mijn mening niet beantwoord is: voorziet het reglement in een administratieve vergadering.
In het reglement is bepaald dat in een vergadering, waarin minder dan de helft van het in artikel 34 tweede lid bedoelde totaal aantal stemmen kan worden uitgebracht, geen geldig besluit kan worden genomen.
Maar is er wel sprake van een vergadering als er naast de voorzitter, of naast het bestuur niemand aanwezig is?
Wordt de aanwezigheid van de leden ook niet ontmoedigd door direct al een datum voor een tweede vergadering vast te leggen?
Was de beheerder tijdens die eerste vergadering ook aanwezig, en zo nee, waarom niet?
Was er, zoals ik ook in andere VvE’s zie gebeuren, in de oproep voor de eerste vergadering ook niet nadrukkelijk vermeld dat uw aanwezigheid bij de eerste vergadering niet van belang is?
Is die eerste vergadering op deze wijze in feite niet meer dan een lege formaliteit, geheel niet in lijn met de geest van de splitsingsakte?
Naar mijn mening is een administratieve vergadering slechts een schijnhandeling en feitelijk geen echte vergadering, waardoor ook de gronden voor een tweede vergadering ontbreken.

[monaster]

In mijn optiek zijn beide vergaderingen normale ALV vergaderingen ongeacht welke naam er op wordt geplakt.

[Rob]

Wat vind jij dan normaal aan een vergadering waarin alleen de voorzitter aanwezig is?
Ook nog eens op een lokatie waar je niet eens een normale vergadering zou kunnen houden.
Of denk jij dat die voorzitter echt in een gehuurde ruimte klaar zat, te wachten tot de eigenaren binnen zouden komen?

[monaster]

Er zijn twee vergaderingen uitgeschreven. Als er geen leden op komen dagen op de eerste vergadering is dat te wijten aan de leden, niet aan het bestuur.

[Rob]

Ik ben het met je eens dat het de verantwoordelijkheid van de leden is om de vergaderingen bij te wonen.
Als echter in de uitnodiging al kenbaar wordt gemaakt dat je aanwezigheid niet van belang is voor de eerste vergadering ben je als bestuur gewoon moedwillig bezig om geen leden op de eerste vergadering te krijgen.
En dat geldt ook als je bij de uitnodiging direct al de datum voor de tweede vergadering heb bepaald omdat in eerdere jaren geconstateerd zou zijn dat er telkens te weinig stemmen aanwezig waren.
Ik ken overigens ook een VvE waar deze methode wordt toegepast terwijl er in het verleden maar zeer zelden een tweede vergadering nodig was.
Je zou als bestuur er juist voor moeten zorgen dat de leden het belang in gaan zien van hun aanwezigheid op de vergadering.

Ik hoop nog altijd dat er in VvE’s die van dat soort schimmige constructies gebruik maken eens een groepje eigenaren gaat opstaan die, desnoods met volmachten, genoeg stemmen heeft om tóch naar de eerste vergadering te gaan.
Dan zal de aanwezige voorzitter de vergadering toch echt door moeten laten gaan, ook al is de beheerder niet aanwezig en kunnen de afspraken voor de tweede vergadering de prullenbak in.

De regels over een tweede vergadering zijn bedoeld als noodmaatregel, niet als standaardprocedure.
Het systematisch overslaan van de quorumvereisten door de eerste vergadering feitelijk irrelevant te maken, kan naar mijn mening worden gezien als misbruik van deze regels.

[monaster]

Ik ben het met je eens, maar als je VvE hebt waar de leden blijkbaar toch niet op komen dagen op de ALV, en je hebt dat al toch keer meegemaakt, dan krijg je dit soort situaties. Alles heeft te maken met de betrokkenheid van de leden bij hun eigen VvE.

[Rob]

Letterlijke tekst uit een “uitnodiging” voor de vergadering van een VvE

Geachte leden,

Bijgaand gelieve u aan te treffen de uitnodiging voor de algemene ledenvergadering van [datum].

Deze vergadering is een zogenaamde eerste vergadering waarvan in het verleden is gebleken dat de opkomst, voor het behalen van het quorum om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen, niet voldoende was.

Het is dan ook de bedoeling dat deze eerste vergadering ‘gehouden’ wordt, ter besparing van kosten om te voorkomen dat u allen voor niets naar de vergadering komt en onverrichter zaken naar huis moet. Ook zal er geen representant van ons kantoor aanwezig zijn.

Uw aanwezigheid op [datum] is derhalve niet noodzakelijk.

Een zogenaamde tweede vergadering zal conform het reglement worden gehouden niet eerder dan twee weken en niet later dan zes weken na [datum]. In deze vergadering kunnen ongeacht het aantal aanwezige stemmen rechtsgeldige besluiten worden genomen over de geagendeerde onderwerpen.

De leden krijgen ook, gelijk met de “uitnodiging” voor de eerste vergadering een uitnodiging voor die tweede vergadering.
Ik lees in een dergelijke uitnodiging absoluut geen ‘oproeping ter vergadering’.
Sterker nog, ik lees hierin een oproep om juist niet naar de eerste vergadering te komen.
Dat kan toch écht niet de bedoeling zijn van de bepalingen in de splitsingsakte.

[monaster]

Ik ben het helemaal met je eens. Het punt is dat de leden dit blijkbaar prima vinden.

[Auteur]

Berichten