[apoeran]

Hallo Allen,

Ik ben sinds een jaar eigenaar van een huis. De huidige vve bestuurder doet momenteel het minimale, namelijk 1 keer per jaar een vergadering en een jaarlijks financieel overzicht. Op zich niets mis mee maar gezien hun honorarium vind ik dat niet de moeite waard. Op een vve van 3 appartementen die ieder 50 euro per maand betalen vragen ze 675 euro per jaar. Dat is net iets meer dan 1/3 van de jaarlijkse opbrengst.

Nu heb ik onlangs een vergadering gehad en ik wilde het in de groep gooien maar niemand is op komen dagen (dat heb ik nu al 2 keer eerder meegemaakt dus het is een trend). Nu wordt er binnenkort een tweede vergadering georganiseerd en ik voorspel dat ik weer alleen ben. Ik wil in de tweede vergadering het besluit nemen dat we de huidige bestuurder ontslaan vanaf 1-1-2016 en dat ik zelf de vve beheer zal doen. Wat wel blijkt is dat de andere eigenaren niet zo netjes betalen.. de andere eigenaren hebben namelijk een achterstand van beiden 6 maanden. Ik wil dus voorkomen dat ik aanmaningen moet sturen op eigen kosten en wil daarom ook een bedrag koppelen aan mijn Vve besturing, namelijk zo rond de 300 euro per jaar (voor de brieven, tijd, uitzoekwerk etc)

Is hetgeen wat ik wil ten eerste “fair” en ten tweede, is het wettelijk gezien in orde?

Alvast bedankt voor de moeite

[Colin]

Beter was geweest als je een jaar geleden deze woning niet had gekocht. Van die misstap pluk je nu de zure vruchten met deze lastig casus. Een mini-VvE is altijd tricky als de andere eigenaren uitblinken in desinteresse en op vergaderingen schitteren door afwezigheid.
Wat betreft de externe beheerder. Dat is meteen duidelijk: veel te duur en bovendien weggegooid geld. Uit het feit dat de andere eigenaren een forse betalingsachterstand hebben, blijkt dat hij veel te laks is met invorderingsmaatregelen. Een wanprestatie. Dergelijke nalatigheid is onacceptabel, want een gezonde financiele huishouding is van levensbelang voor de VvE.
Het ontslaan van deze beheerder is echter om verschillende redenen nog niet zo eenvoudig. Ten eerste dient dit formeel een agendapunt te zijn, zodat alle eigenaren er kennis van kunnen nemen als ze de uitnodiging voor de vergadering van de beheerder ontvangen. Ook al kun je in de 2e vergadering in je eentje besluiten nemen, omdat er geen quorum meer geldt, het is niet mogelijk om vanuit het niets een onderwerp in de “groep” te gooien en daarover een besluit te nemen. Het moet op de agenda staan.
Maar dan… een beheerder die zijn eigen ontslag op de agenda moet zetten…hoe gaat die boodschap overkomen? Zakelijk geredeneerd zou het geen probleem mogen opleveren. De beheerder moet gewoon doen wat zijn opdrachtgever zegt.
Toch zou ik voorgaande situatie bij voorkeur vermijden. Hoe? Door buiten de beheerder om zelf een vergadering te beleggen met de 2 mede-eigenaren. Het beste is om toch met ze in gesprek te gaan en ze te overtuigen van je plan. Maak van deze vergadering ook notulen, waarin je de genomen besluiten vastlegt. Vergeet ook niet het contract met de beheerder na te lopen. Daar zal een bepaling in voorkomen over de wijze van opzegging, de opzegtermijn, enz. Daar zul je rekening mee moeten houden.
Stel dat dit allemaal lukt en de externe beheerder is verleden tijd, dan ben je er nog lang niet. Het zelf beheren van een VvE is wel iets waarmee je affiniteit moet hebben. Bij de start alleen al komt een hoop rompslomp kijken. Heeft de VvE een bestuur? Waarschijnlijk niet, dus zul jij in de eerdergenoemde vergadering als bestuurder moeten worden benoemd. Daarna moet je je inschrijven bij de KvK. Je zult het beheer van de bankrekening van de VvE in eigen hand moeten krijgen, inclusief tekenbevoegdheid. Het archief van de VvE moet je ophalen bij de externe beheerder en thuis gaan opslaan. Alle externe relaties van de VvE, zoals crediteuren, moeten een adreswijziging ontvangen, omdat jouw woning het correspondentieadres wordt. Het bijhouden van de administratie is in een mini-VvE niet veel werk, maar kennis van boekhouden is wel uiteraard wel handig. Ook het jaarlijks opstellen van een begroting en een jaarrekening is verplicht.
Als je door het voorgaande nog steeds niet bent afgeschrikt, is het tenslotte goed om stil te staan bij de consequenties voor de VvE als jij gaat verhuizen of nog erger, als je onverwachts wegvalt. Wie gaat het dan overnemen? Bij zelfbeheer manoeuvreer je de VvE in een kwetsbare positie, omdat je de continuiteit van het beheer niet kunt garanderen. Ik zeg niet dat dit een reden is om het niet te doen, maar iedereen moet zich wel bewust zijn van de risico’s.
Hier laat ik het even bij. Als je zover bent en alles staat op de rails, meld je dan maar weer op het forum. Ga ik dan verder in op het debiteurenbeheer en het aanpakken van de wanbetalende mede-eigenaren. Dat zijn de eenvoudig oplosbare problemen, waarover je je het minst druk hoeft te maken.
Sterkte en succes.

[apoeran]

ja inderdaad Colin, achteraf had ik het hele vve beheer beter moeten onderzoeken. Maar goed, gedane zaken…
Bedankt voor het duidelijke en uitvoerige antwoord. Ik voel me wel gewaarschuwd maar niet afgeschrikt :-). Ik zal later onderzoeken wat de opzegtermijn is en hoe het ontslag aangevraagd moet worden.
Aangezien het agendapunt niet bij de eerste vergadering erbij stond, mag ik dit agendapunt toe laten voegen bij de tweede vergadering? Of moet ik een aparte vergadering hiervoor beleggen? Ik zou heel graag met de twee andere eigenaren willen overleggen maar ik heb hun contactgegevens niet. Daarnaast heb ik begrepen dat ze geen Nederlands spreken. Ik brn uiteraard bij beide huizen langsgeweest maar de huizen worden verhuurd en ook de huurders spreken geen goed Nederlands. Dus al met al…lastig om te communiceren. Vandaar dat ik het besluit dan maar in mijn eentje zal nemen en mezelf tot beheerder wil laten benoemen bij de volgende vergadering. Ik heb mezelf trouwens al wel tot voorzitter laten benoemen in een eerdere vergadering.
De 300 euro die ik wil vragen, is dat iets wat ik mag en kan doen? Vind je dit ook redelijk?

[Colin]

Ja, je kunt het onderwerp alsnog toevoegen aan de agenda voor de 2e vergadering. Lijkt me trouwens een interessante vergadering om mee te maken, in casu een vergadering waarin 1 lid formeel gaat besluiten om de beheerder te ontslaan. Tamelijk uniek denk ik.
Ik kan me voorstellen dat het lastig communiceren is met 2 eigenaren, die geen NL spreken en zelf niet in de VvE wonen. Je ziet het steeds meer, maar vanuit het oogpunt van de VvE vind ik al die verhuurconstructies een hele onwenselijke gang van zaken. Overigens neem ik aan dat de beheerder wel beschikt over de adressen van de betreffende eigenaren. Deze zijn dus ook voor jou beschikbaar als je daarom vraagt.
Het bedrag van EUR 300 lijkt me niet onredelijk, hoewel het vanuit mijn positie heel moeilijk is in te schatten hoeveel tijd deze VvE vergt.

[apoeran]

Nou je bent meer dan welkom om erbij te zitten.. zo weet ik gelijk of ik geen rare dingen zeg of doe. 🙂
Het is inderdaad lastig, zeker ook omdat ze niet lijken te snappen waarvoor de VvE precies is. De beheerder zal inderdaad de adressen hebben, aangezien ze ook de vergaderverzoeken uit moeten sturen.
Ik zal dan de beheerder ontslaan (ik kon nog nergens de beheerovereenkomst vinden dus ik moet nog kijken hoe ik dat exact moet doen) en aangeven dat ik het over zal nemen voor 300 euro per jaar. Ik heb dit bedrag gekozen omdat ik nu al weet dat ik veel herinneringen en aanmaningen zal moeten versturen.

[apoeran]

Ik heb de overeenkomst ontvangen. In Artikel 3 staat o.a. het volgende:
“Op grond van de wet (art. 5:131 BW) kan de bestuurder door de opdrachtgever te allen tijde worden geschorst of ontslagen
Partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie kalendermaanden”
Met dit bovenstaand gegeven, kan ik dan wel de beslissing nemen en vervolgens schriftelijk opzeggen als zijnde de voorzitter?
Dus ik wil allereerst in de vergadering het besluit nemen om te stoppen met deze bestuurder. Daarna wil ik een brief sturen waarin staat dat de overeenkomst wordt beëindigd.

[Colin]

Let op dat de zaken goed helder zijn. Je gaf eerder aan dat je jezelf in een eerdere vergadering tot voorzitter hebt benoemd. Sta je ook bij de KvK ingeschreven als bestuurder?
Bij grotere VvE’s die gebruik maken van een externe beheerder, heeft deze doorgaans alleen de rol van administratief en technisch beheerder en wordt hij door het bestuur van de VvE aangestuurd.
Bij kleinere (inactieve) VvE’s heeft de beheerder vaak een dubbele pet op: naast de rol van beheerder is hij ook de formele bestuurder van de VvE, inclusief inschrijving bij de KvK. Ik ga er vanuit dat dit bij jouw VvE niet het geval is. Met andere woorden, dat ontslag van de bestuurder en uitschrijving bij de KvK niet aan de orde is. Wat resteert is dan alleen het opzeggen van de beheerovereenkomst.
Als het voorgaande klopt (de beheerder is geen bestuurder), zou ik de vergadering als volgt insteken. Lever bij de beheerder het volgende agendapunt in met bijbehorende toelichting:
Uitvoering beheertaken VvE
Als lid en bestuurder van (naam VvE invullen) heb ik de begroting tegen het licht gehouden. Ik ben tot de conclusie gekomen dat de kosten van het externe beheer een relatief groot deel uitmaken van de maandelijkse VvE-bijdrage. Verder heb ik vastgesteld dat het debiteurenbeheer in de huidige situatie te wensen over laat. De indruk bestaat dat de beheerder weinig tot geen prioriteit geeft aan het aanpakken van betalingsachterstanden van leden. Ik ben van mening dat het beheer kwalitatief beter en tegen lagere kosten uitgevoerd kan worden als de VvE het beheer in eigen hand neemt. Resumerend wil ik de vergadering daarom voorstellen de overeenkomst met de externe beheerder te beëindigen en het beheer van de VvE op te dragen aan de heer (eigen naam invullen) tegen een vergoeding van EUR 300,- per jaar.
Voilà, panklaar! Alle leden van de VvE zijn precies op de hoogte van het voorgestelde besluit. Dat ze de Nederlandse taal niet optimaal beheersen, laat ik gemakshalve maar even buiten beschouwing. Nu maar hopen dat de beheerder geen volmachten van de andere 2 eigenaren ronselt om jouw voorstel weg te stemmen.

[apoeran]

Ik heb me niet ingeschreven als voorzitter bij de kvk. Is alleen vastgesteld in de notulen.
Is inderdaad panklaar, bedankt! Ik had nog wel gevraagd om een extra agendapunt te agenderen maar hij gaf aan dat dat niet mag bij een tweede vergadering. Is daar nog iets op te verzinnen?

[Colin]

De functie van voorzitter binnen een VvE bestaat officieel niet. Informeel kun je voorzitter, vice-voorzitter, secretaris of penningmeester in het bestuur zijn bij wijze van onderlinge rolverdeling. Voor de wet ben je een bestuurder. Ik raad je aan om jezelf wel op korte termijn als zodanig in te schrijven bij de KvK. Het betreffende formulier kun je downloaden van de website van de KvK.
De beheerder heeft gelijk dat de agenda voor de 2e agenda gelijk moet zijn aan de agenda voor de 1e vergadering. In die zin was mijn bericht van 24 april niet juist. Het beleggen van een vergadering buiten de beheerder om bleek ook al niet mogelijk, omdat je andere 2 leden onbereikbaar zijn.
Ik vrees dat er in dit geval geen andere oplossing is dan enige tijd na de 2e vergadering opnieuw een 1e vergadering te houden met dit agendapunt. Je zult de beheerder hier dan opdracht voor moeten geven. Ik kan niet voorspellen hoe hij hierop zal reageren. De kans is groot dat bij gebrek aan opkomst ook hiervoor weer een 2e vergadering moet worden gehouden. Daarmee kom je op 4 in plaats van 2 vergadering in 1 jaar. Mogelijk dat hij gaat sputteren, omdat deze extra dienstverlening niet bij het contract is inbegrepen. Anders wordt het wachten tot de vergadering van volgend jaar.

[dekoning]

Ik wil de  bestuurder van mijn VvE ook ontslaan. Maar ik lees op andere sites dat het ontslag helemaal NIET geagendeerd hoeft te worden…
Hij heeft zelf al aangegeven er mee te willen stoppen maar ik heb liever dat er ONTSLAG op z’n naam komt te staan door grove misstanden en nalatigheden.

[dekoning]

“Omdat de reglementen bepalen dat dit besluit te allen tijde genomen kan worden, hoeft het ontslag dus niet op de agenda te staan.” Dit valt te lezen op diverse sites.
 

[William]

Hierboven wordt vergeten dat er een verschil is tussen bestuurder en beheerder. Een bestuurder kan in een ALV ontslagen worden, bij een beheerder ben je uiteraard gebonden aan een contract.
Om in te gaan op een eerdere opmerking, € 675 voor een VvE met 3 appartementen is in mijn ogen niet ‘veel te duur’. Er is nu eenmaal een aantal werkzaamheden dat uitgevoerd MOET worden bij elke VvE. Diezelfde kosten moeten bij een kleine VvE dus door minder hoofden gedragen worden, en worden per appartement dus meer. Bovendien is niemand verplicht een beheerder aan te stellen. Ooit is een vergadering met deze voorwaarden akkoord gegaan.
Dat de beheerder nalatig is geweest met wanbetalers is kwalijk, maar doet in eerste instantie niets af aan de beheervergoeding. Wellicht kun je het op wanprestatie gooien.

@dekoning, vanavond zal ik je andere topic lezen en proberen een fatsoenlijke reactie te schrijven 🙂

[Auteur]

Berichten