Reageer op: Inzage presentielijst en machtigingen
Ik wil hier graag nog even op inhaken.
Een geavanceerde rechtenstructuur: regels “wie mag wat zien”
VVE Beheer Portaal 2100 is een onuitputtelijke bron van informatie over uw VvE. Uiteraard hoort daar een uitgebreide rechtenstructuur bij. Deze structuur is zodanig opgebouwd dat bijvoorbeeld een lid van de kascommissie –naast persoonlijke gegevens zoals een actueel rekeningoverzicht van de te betalen bijdrage- “ambtshalve” ook toegang heeft tot een op de functie afgestemde set financiële gegevens. Zo beschikt een bestuurslid dus over meer specifieke informatie dan de leden.Gezien de tekst hierboven heeft onze VvE dezelfde VVE Beheerder. Overigens is het Portaal 2100 gebruikersonvriendelijk, en qua bereikbaarheid, taal en structuur onduidelijk en onoverzichtelijk. Maar dat terzijde.
We hebben een nieuw (nog onervaren) bestuur dat van mening is dat over het recht van inzage geen discussie is, maar dat het indruist tegen de AVG om iedere eigenaar privacy gevoelige informatie te verstrekken, immers de AVG gaat boven de splitsingsakte.
Ongelukkig verwoord, want de de AVG gaat niet boven de splitsingakte. De AVG staat juist de gegevensverwerking toe die op basis van de AvS nodig is. En schrijft juist voor hoe er met die gegevens omgegaan moet worden.
We hebben komende dinsdag onze ALV en ik wil het volgende hier tegenin brengen:
Het zou raar zijn dat een beheerder (aangesteld door de VVE) beschikt over persoonsgegevens waarvan de VvE zelf eigenaar is, deze gegevens niet zou mogen verstrekken aan diezelfde VvE (de eigenaren). Het argument dat dit zou indruisen tegen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een veelgehoorde misvatting. Uiteraard moet het verstrekken van gegevens wel zorgvuldig gebeuren.
Er is een verschil tussen verstrekken aan de eigenaren (de VVE of misschien nog beter verwoord de ALV) en een idividuele eigenaar. De achterstanden zijn bij ons wel inzichtelijk, maar als overall rapportage. Dus zonder naam en/of rugnummers. Als mensen er meer van willen, dan is ‘t bespreekbaar. Maar ‘t portaal moet ook geen schandpaal worden.
De AVG is niet bedoeld om inzage in persoonsgegevens te verbieden, maar om regels te stellen aan de opslag en verwerking van deze persoonsgegevens waardoor privacy rechten van individuen worden gewaarborgd.
De VvE heeft een informatieplicht over welke gegevens ze verwerkt, met welk doel, op welke grondslag etc. Dit wordt vastgelegd in een verwerkingsregister en in een privacyverklaring.
Als die 2 documenten een bepaald persoonsgegeven niet uitdrukkelijk noemen en de VvE verwerkt ze toch, dan pas houdt de VvE zich niet aan deze wet.De beheerder krijgt via de VvE als verwerker op grond van een wettelijke verplichting (grondslag) gegevens over de eigenaren of bewoners met als doel om het praktisch beheer van het appartementencomplex uit te voeren. Het beheer van het complex is een taak van de VvE, en dus is de VvE formeel beslisser over hoe die taak wordt uitgevoerd. Daarmee is het de VvE die beslist welke persoonsgegevens nodig zijn.
In onze splitsingsakte staat vermeld dat het bestuur verplicht is aan iedere eigenaar inlichtingen te verstrekken over de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen. Onder die administratie wordt verstaan alle boeken, registers en bescheiden. Vandaag de dag is het gebruikelijk dit digitaal te doen.
Hoewel de AvS dat voorschrijft, is er geen regelgeving over hoe dat moet gebeuren. Het is dus geenzins absoluut en onbeperkte toegang. Moeten de bestuursleden dan ook hun mailbox gaan delen met alle leden zodat elk mailtje meegelezen kan worden?
Juist omdat digitaal veel mogelijkheden biedt, is er ook meer behoefte aan rechtenstructuren. Je voorbeeld wat je hieronder geeft, ben ik in hooflijnen mee eens. Maar ik herhaal mijn opmerking hierboven, het moet geen schandpaal worden met namen en rugnummers. En een goeden rechtenstructuur kan daar een oplossing voor zijn.
Eigenaar A kan wel de achterstanden zien, maar niet de personen wie ‘t betreft. Bestuursleden en penningmeester hebben deze gegevens wel.
Een voorbeeld waarom het belangrijk is om als eigenaar inzage te hebben in de financiële administratie, is betalingsachterstand ofwel wanbetaling.
Iedere eigenaar heeft de (wettelijke) plicht een bijdrage te leveren aan het onderhoud van het complex. Mocht er sprake zijn van een betalingsachterstand (dit is een economisch delict) dan kan dit tot een rechtszaak leiden. Die rechtsvervolging wordt door de ALV besloten. Indien de betalingsachterstand niet binnen 6 maanden wordt ingelost, dan wordt deze schuld omgeslagen over de andere eigenaren. De eigenaren zijn vervolgens bevoegd om in eigen naam een incassoprocedure tegen de wanbetaler te beginnen. Dit gaat dus iedere eigenaar aan!
Als je dus niet zou mogen weten wie de wanbetaler is dan wordt de weg naar die incassoprocedure onmogelijk gemaakt!
Dat je niet 24/7 bij alle gegevens kan/mag wil niet zeggen dat je helemaal geen toegang hebt. Maar de beheerder zal geen toegang verlenen zonder toestemming. Want hij is geen bestuurder. Je verzoek zal dus niet naar de beheerder, maar naar ‘t dagelijks bestuur moeten. En als je ‘t daar niet mee eens wordt, dan kan je het voorleggen aan de ALV. En als dat ook niet tot je zin is, dan kan je nog een vervangende machtiging vragen bij de rechter. Opties genoeg om toegang te krijgen tot informatie.
Wij vragen jaarlijks de ALV de machtiging om op betalingsachterstanden juridische stappen te ondernemen. Daarmee vervalt ook een beetje de noodzaak om alle details inzichtelijk te hebben op elk moment van de dag.
Daarnaast is het vreemd dat een eigenaar (die niet minder eigenaar is dan een bestuurslid of kascommissielid) moet motiveren waarom hij of zij de administratie wil inzien. Het getuigt juist van goed eigenaarschap en het nemen van verantwoordelijkheid!
Klopt mijn verhaal?
De eigenaar is eigenaar van een appartementsrecht. Verder is hij nergens eigenaar van. Hij is lid. Lid van een vereniging. Die vereniging is een rechtspersoon en deze is de eigenaar van o.a. de gegevens. De ALV en dagelijks bestuur geven vorm aan deze rechtspersoon. Niet een individuele eigenaar van een appartementsrecht. Een eigenaar heeft inspraak en stemrecht op de ALV. En het bestuur rapporteert aan de ALV. Daarmee is de ALV het hoogste orgaan binnen de VVE.
Kortom IMHO niks mis met digitale gegevensverstrekking, maar tegelijkertijd niks op tegen om daar enigszins bewust mee om te gaan. Rechtenniveaus is daar een prima middel voor, mits goed ingeregeld en onderbouwd.