[kv66]

Tjonge, tjonge, tjonge, je let even niet op en er staat weer een sliert aan reacties. Ik wil de discussie niet smoren, maar krijg het gevoel dat het een herhaling van zetten wordt. Niettemin onderstaande.
William schreef:” Met andere woorden, het bestuur/de VvE draagt deze werkzaamheden letterlijk over aan de beheerder”. Het overdragen/delegeren van verantwoordelijkheden is een tricky business, zoals ons bedrijf tot schade heeft moet ervaren 20+ jaren geleden. Maar afgezien daarvan, het moet de notaris een worst zijn wat private partijen afspreken in een beheersovereenkomst. Als ik notaris zou zijn, zou ik alleen een gewaarmerkte verklaring van het bestuur accepteren. Je kan toch niet van een notaris verwachten dat die ook nog even gaat controleren of in de beheersovereenkomst wel is opgenomen dat de beheerder gerechtigd is zo’n verklaring af te geven. De huidige praktijk is, vind ik, aan alle kanten krom. Het werkt wel zolang het goed gaat en misschien gaat het wel in alle eeuwigheid goed, maar krom is het.
Rob schreef:”… in de meest uitgebreide zin en het verstrekken van de nodige specificaties en opgaven aan de eigenaars en het bestuur,….”. Je schrijft het al Rob : ”verstrekken…. aan eigenaars en bestuur”. Geen woord dat de beheerder iets aan derden zou kunnen/moeten verstrekken.
DikOz schreef:” Het verwerkingsregister gaat over persoonsgegevens”. Helemaal mee eens. De discussie gaat ietwat off topic, maar niet helemaal. De rest van die alinea kan ik niet helemaal volgen; maakt verder ook niet zo veel uit. Er is geen verwarring, de notaris moet een door het bestuur uitgegeven verklaring aanhechten. Daar is toch geen woord Spaans bij? De beheerder zou uit zichzelf moeten zeggen: “Dat is een taak voor het bestuur. Aub bestuur hier heeft U de gegevens die gevraagd worden, doe ermee wat U goeddunkt”.
Geheel off topic maar wel interessant Dikoz schreef:” Overigens zou ik, ook van uit projectmanager/manager ervaring zoiets altijd overlaten aan de gedelegeerde, maar wel met een kopie naar de manager ter informatie. En daarna zou ik de gedelegeerde als nodig aanspreken op zijn verantwoordelijkheid de zaken goed af te handelen”. Elk bedrijf heeft zo zijn eigenaardigheden. Maar juist documenten die een juridische impact zouden kunnen hebben, behoorden bij ons tot het domein van de ProjectManager/ProjectDirecteur. Niks kopie ter informatie aan PM, de PM tekende zo’n document met naam en toenaam en niet alleen ‘voor gezien’ maar voor ‘goed gekeurd’.
Rob schreef:” Toch moet er ook een zeker vertrouwen zijn in de beheerder en zou je eigenlijk geen schaduwboekhouding moeten bijhouden om de beheerder te controleren”. Zoals gezegd de penningmeester heeft daar lol in, hij hoeft het niet doen. Maar het is wel heel makkelijk voor ons allen. Ik vertrouw de beheerder blindelings. Dat wil echter niet zeggen dat de beheerder rechtstreeks aan derden gegevens kan verstrekken. Het is toch het bestuur dat de vereniging naar buiten vertegenwoordigd, niet de beheerder. Als je als bestuur niet in staat bent om zoiets te volgen/te controleren moet je je m.i. afvragen of je wel op de goede plek zit. Als je als bestuur tot de conclusie komt dat deze zaken te hoog gegrepen zijn voor een bestuurslid, dan moet je de ALV voorstellen om de beheerder als bestuurder aan te stellen en hem bv laten inschrijven als penningmeester bij de KvK.
Waarom een beheerder. Zekerheid, gezien onze leeftijden en het gebrek aan opvolging (zie onder). En het is in bepaalde opzichten makkelijker voor het huidige bestuur.

@Rob. Openheid van bestuur ook off topic, maar vooruit. Een lastige in ons geval, wij willen wel maar het lukt matig. Dat heeft te maken met de populatie van 75+. Er zijn eigenlijk maar twee mensen die beperkt overweg kunnen met ICT. In het begin kregen alle leden voor de ALV een dik pak papier met alle zaken. Het gesteun en gekreun was niet van de lucht. Wat moeten we met dat pak papier, daar begrijpen we niets van. Er is toen besloten om de papiervloed drastisch in te perken en dat de leden op elk moment van de dag (nou ja, niet midden in nacht) bij het bestuur kunnen aankloppen om inzage in en toelichting op de administratie te krijgen die op het beeldscherm voor staat. Wij hebben directe toegang tot de database van de beheerder en ook natuurlijk in de schaduwboekhouding van de penningmeester. Wij hebben geen website die door de VvE wordt beheerd. Kortom, vanuit het bestuur kunnen de leden alles zien en krijgen, zo nodig op papier. We hebben helaas tot nog toe niemand gezien. De beheerder heeft een website waar de leden kunnen inloggen. Daar is elke week de laatste balans beschikbaar, vergelijkende cijfers (budget vs werkelijk), een formulier met je eigen gegevens, verdeelsleutels, voorschotbijdragen lopend en voor het nieuwe jaar, jaarrekeningen, begrotingen, notulen etc., etc. De beheerder heeft kortgeleden nog maar eens mailing naar iedereen laten uitgaan om deze website onder de aandacht te brengen. Krijg niet de indruk dat het storm loopt. Een aantal documenten bv grootboekrekeningen, contracten zijn vanuit de beheerder standaard alleen voor het bestuur zichtbaar gemaakt. Kan het bestuur aanpassen. Weet niet de reden daarvoor. Moet ik nog eens opvragen bij de beheerder waarom dat is. Maar gezien het bovenstaande zit niemand daarop te wachten.
Vanuit de AVG is er geen enkele grond om geheimzinnig te doen, althans dat vind ik. Aan de andere kant moeten ook de leden er zich van bewust zijn dat gegevens van de VvE niet aan de grote klok gehangen moeten worden. Althans dat vind ik, ik weet jij er anders over denkt. Wij hebben een heel brave VvE die voor het bestuur een makkie is, 100% opkomst bij de ALV (een uitzondering daargelaten), altijd allemaal eens met de voorgestelde jaarlijkse begroting. Ik verzucht wel eens: “waren er maar eens een paar leden die in mijn nek staan te hijgen om te zien hoe er het er allemaal voor staat en wat het bestuur allemaal uitvre…”. In geen velden of wegen zijn die te bekennen. Moeten oppassen dat dit luxeprobleem geen valkuil wordt.