Gedagvaard door VvE? Check het mandaat!

Wanneer een Vereniging van Eigenaren (VvE) als eiser of verzoeker wil gaan procederen, dan moet de vergadering daar toestemming voor geven. Gebeurt dat niet of niet op de juiste manier, dan kan de rechter de VvE ‘niet ontvankelijk’ verklaren. De rechter wijst de vordering dan af, zonder inhoudelijk naar de zaak te kijken. Advocaat VvE en procesrecht Robert van Ewijk (Lexys Advocaten) bespreekt hoe dat zit. 

Vergadering moet toestemming geven voor procedure door VvE

In de diverse modelreglementen staat dat de vergadering toestemming moet verlenen aan het bestuur, als de VvE een eis wil instellen. Dat staat in MR1972 en MR1973 art. 40.4, MR1983 en MR1992 art. 41.3, MR2006 art. 53.4 en MR2017 art. 57.4. Voor het voeren van verweer is geen toestemming van de vergadering nodig. Sterker nog, het VvE bestuur is verplicht om verweer te voeren in een procedure. Voor het berusten in een rechtsvordering is namelijk volmacht van de vergadering vereist. Weliswaar staat in MR1973 slechts dat geen machtiging is vereist om in kort geding verweer te voeren, maar in een uitspraak van de rechtbank Noord-Holland uit 2016 is bepaald dat dit niet betekent dat voor verweer in andere procedures dus wel machtiging vereist is. In MR1983 is de verwijzing naar het kort geding voor de duidelijkheid verwijderd. De VvE kan dus altijd zonder machtiging verweer voeren. Een vreemde eend in de bijt is een uitspraak van de rechtbank Rotterdam uit 2013, waarin werd geoordeeld dat de VvE ook ten aanzien van haar verweer (conventie) niet ontvankelijk zou zijn, als de volmacht van de vergadering zou blijven ontbreken.

Machtiging nodig voor vordering, verzoek en tegenvordering

Wel terecht was het oordeel van die rechtbank dat voor het instellen van een tegenvordering volmacht van de vergadering nodig was. De VvE doet dan namelijk meer dan het voeren van verweer. Het instellen van een tegenvordering valt onder het instellen van een ‘rechtsvordering’. Daarvoor schrijft het reglement voor dat er een volmacht van de vergadering moet zijn. Dat vond ook het Gerechtshof Amsterdam in 2017. Daarnaast maakt het niet uit of het gaat om een instellen van een eis door middel van een vordering (dagvaarding) of verzoek (verzoekschrift). Weliswaar staat het instellen van een verzoek pas sinds MR2006 expliciet vermeld, maar over het algemeen wordt aangenomen dat de machtiging van de vergadering ook vereist is voor verzoekschriftprocedures, indien de regels van de oudere reglementen van toepassing zijn.

Geen machtiging voor kort geding of beslag

Daarnaast is in de modelreglementen bepaald dat het bestuur bevoegd is om in spoedeisende gevallen maatregelen te nemen. Het starten van een kort geding kan dus zonder machtiging van de vergadering. Ook het leggen van beslag kan onder omstandigheden als een spoedeisende maatregel gezien worden. Vanaf MR1983 is dat laatste explicieter bepaald. In de recentere modelreglementen staat namelijk dat het bestuur zonder volmacht van de vergadering ‘conservatoire maatregelen’ mag treffen. Beslag leggen dus. Echter is na het leggen van beslag doorgaans vereist dat een eis in de hoofdzaak wordt ingesteld. Zonder toestemming van de vergadering kan dat in geval van spoed met een kort geding. Voor een bodemprocedure is alsnog toestemming van de vergadering nodig.

Machtiging ook voor incassoprocedure VvE?

Ook voor ‘eenvoudige’ incassoprocedures moet de vergadering formeel machtiging verlenen aan het bestuur. Veelal wordt dat opgelost door in de notulen van de jaarlijkse VvE vergadering een incassobesluit vast te leggen.

Gedagvaard door de VvE?

De appartementseigenaar of derde, die door de VvE is gedagvaard, doet er dus verstandig aan om te checken of daar wel toestemming van de vergadering voor was. Is die machtiging er niet, dan zou dat tot niet-ontvankelijkheid moeten leiden. Neem contact op met de VvE advocaat van Lexys Advocaten om vrijblijvend te ontdekken wat die voor je kan betekenen.