Procederen namens de VvE: wanneer is een machtiging nodig?

Als een Vereniging van Eigenaars (VvE) een procedure wil starten, moet worden gecontroleerd of het bestuur daarvoor bevoegd is. Of een afzonderlijke machtiging van de vergadering nodig is, hangt af van het toepasselijke modelreglement, de eigen splitsingsakte en het soort procedure. Voor incassoprocedures kennen de nieuwere modelreglementen een belangrijke uitzondering.

Dit artikel is gebaseerd op een bijdrage van VvE- en procesrechtadvocaat Robert van Ewijk (Lexys Advocaten) en is geactualiseerd naar de huidige modelreglementen.

Hoofdregel: controleer de procesbevoegdheid van het bestuur

In de modelreglementen is geregeld in welke gevallen het bestuur de machtiging van de vergadering nodig heeft voor het instellen van rechtsvorderingen of verzoekschriftprocedures. Wie namens de VvE procedeert zonder de vereiste bevoegdheid, loopt het risico dat de procedure daarop stukloopt.

Daarom moet niet alleen naar de wet worden gekeken, maar ook naar de splitsingsakte en het toepasselijke modelreglement.

Verweer voeren is iets anders dan zelf een vordering instellen

Voor het voeren van verweer geldt in de modelreglementen een andere regeling dan voor het zelf instellen van een vordering of verzoek. Ook conservatoire maatregelen en spoedeisende maatregelen kunnen afzonderlijk zijn geregeld.

Een tegenvordering of zelfstandig verzoek gaat verder dan alleen verweer voeren en moet daarom afzonderlijk op bevoegdheid worden beoordeeld.

Belangrijke uitzondering voor VvE-incasso

Voor gewone incassoprocedures geldt niet bij iedere VvE dezelfde machtigingseis.

Bij oudere modelreglementen ontbreekt de expliciete uitzondering die later voor incassoprocedures is toegevoegd. Daar moet voor het instellen van de procedure in beginsel worden gecontroleerd of de vergadering het bestuur heeft gemachtigd.

Modelreglement 2006 bepaalt uitdrukkelijk dat het bestuur voor het voeren van incassoprocedures geen afzonderlijke machtiging van de vergadering nodig heeft. Dezelfde uitzondering staat in Modelreglement 2017 en het Modelreglement Kleine VvE 2021.

Daarom is de algemene uitspraak “voor iedere VvE-incasso is een apart incassobesluit nodig” niet juist.

De eigen splitsingsakte blijft beslissend

Het modelreglement geldt via de splitsingsakte en in die akte kan van het model zijn afgeweken. Bovendien hoeft niet iedere procedure tegen een eigenaar automatisch een gewone incassoprocedure te zijn. Controleer daarom altijd de eigen akte en de aard van de procedure.

Meer over incassomachtiging

Op de pagina Incassomachtiging VvE: wanneer is een ALV-besluit nodig? zetten we de verschillen tussen de modelreglementen naast elkaar.

Gaat het om een betalingsachterstand? Lees dan ook onze actuele uitleg over VvE-incasso.