Nieuwe app laat VvE-vergaderingen doorgaan tijdens coronacrisis

Veel Verenigingen van Eigenaren (VvE ’s) zijn in de problemen gekomen doordat de jaarlijkse vergadering door de corona-crisis niet meer kan plaatsvinden. Een recent aangenomen spoedwet maakt het weliswaar mogelijk om digitaal te vergaderen, maar de functionaliteit van veel bestaande vergadersoftware is voor VvE’s onvoldoende. Daarom zijn softwareontwikkelaar VvE-Site en kennisplatform Nederlandvve.nl met elkaar in overleg gegaan toen die spoedwet op 24 april werd aangenomen.

App maakt online VvE-vergadering mogelijk

In krap anderhalve week tijd zijn zij erin geslaagd om de bestaande functionaliteit van het softwarepakket van VvE-site zo uit te breiden dat VvE’s nu online kunnen vergaderen. De software verstuurt de uitnodigingen, genereert automatisch een presentielijst en maakt het mogelijk dat voorafgaand aan de vergadering vragen kunnen worden gesteld. Ook tijdens de vergadering vragen stellen is via een chatfunctie of via de videoverbinding mogelijk. Daarnaast kan voor of tijdens de vergadering eenvoudig worden gestemd en kan de voorzitter ook ter plekke nieuwe besluiten ter stemming brengen. De applicatie berekent vervolgens op basis van ieders stemaandeel in de VvE of de besluiten zijn aangenomen.

Wettelijke eisen aan online vergaderen

Martin Pruim van VvE-site vertelt:

“De grootste uitdaging was om de applicatie zo in te richten, dat alles in de vergadering precies zo gaat als bij een offline vergadering. Bovendien moest de applicatie voldoen aan de wettelijke eisen, bijvoorbeeld ten aanzien van de identificatie van de gebruiker, het uitbrengen van stemmen, het stellen van vragen en het moment waarop dat gebeurt. Volgens de spoedwet moet dat namelijk ook voorafgaand aan de vergadering kunnen.”

Online vergadertool voor VvE’s voorziet in behoefte

Roel van der Vossen, een van de oprichters van Nederlandvve.nl, legt uit:

“Al voordat de noodwet werd aangenomen, is er een roep ontstaan naar een online communicatiemiddel voor VvE’s. Die bestonden wel, maar écht vergaderen was daarmee nog niet mogelijk. Bovendien mocht dat formeel gezien niet. De noodwet zorgt voor meer mogelijkheden, maar stelt ook hoge eisen aan de formaliteiten omtrent het online vergaderen. De door Nederlandvve.nl en VvE-site ontwikkelde applicatie voldoet aan al die eisen en voorziet daarmee in een behoefte.”

Online vergaderen gratis tot september 2020

VvE’s kunnen tot september gratis gebruik maken van de online vergadertool voor VvE’s. Om drie maanden gratis gebruik te maken van de applicatie, moet het abonnement via de website van Nederlandvve.nl worden aangemaakt.