Noodwet maakt online VvE-vergadering mogelijk

Een spoedwet maakt de online VvE vergadering mogelijk. De Eerste Kamer heeft in verband met de corona-crisis namelijk ingestemd met de noodwetgeving voor Verenigingen van Eigenaren (VvE ‘s) . De noodwet is genaamd ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid‘ en is op 24 april in werking getreden. Nederlandvve.nl bespreekt deze noodwet voor VvE’s en legt uit hoe (digitaal) online vergaderen voor VvE‘s werkt.

Noodwet voor VvE’s geldt loopt tot 1 september 2020

Door de nieuwe wet kunnen VvE’s vanaf nu (digitaal) online vergaderen en hoeven de jaarrekeningen niet meer binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar goedgekeurd te worden. De spoedwet voor VvE’s loopt in principe tot 1 september 2020, maar kan daarna verlengd worden als dat door de corona-crisis nodig is. Daarnaast geldt de wet met terugwerkende kracht tot 16 maart. Dat betekent dat (digitale) online vergaderingen die voor de inwerkingtreding van de noodwet zijn gehouden, alsnog rechtsgeldig zijn.

UPDATE: de noodwet is verlengd tot minimaal 1 december 2020. Lees hier meer.

Online VvE-vergadering mogelijk door spoedwet

Een van de belangrijkste mogelijkheden die de noodwet VvE ‘s biedt, is om (digitaal) online te vergaderen. Wel geeft de wet een paar belangrijke voorwaarden. Allereerst moet de normale oproepingstermijn die in de splitsingsakte staat in acht genomen worden. Daarnaast moet in de uitnodiging voor de VvE vergadering worden vermeld dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering en dat die dus (digitaal) online plaatsvindt. Verder moet in de uitnodiging staan dat de VvE-leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de onderwerpen die op de agenda staan. Tot slot moet de uitnodiging vermelden hoe de VvE-leden hun stemmen kunnen uitbrengen.

Hoe een digitale VvE-vergadering bijwonen?

In de spoedwet staat dat VvE leden de vergadering moeten kunnen volgen via e-mail, een website of een audio/video stream. Ook beeldbellen, telefonisch inbellen of een vergaderapp zijn toegestane middelen om een (digitale) online VvE-vergadering bij te wonen.

Het is verplicht om de mogelijkheid te bieden om de vergadering ook daadwerkelijk langs elektronische weg bij te wonen. Dat geldt zowel voor de leden van de VvE als voor andere vergadergerechtigden, zoals houders van volmachten (art. 5 lid 3 jo. art. 6 lid 1 onder a van de Noodwet). De vergadering moet namelijk digitaal te volgen zijn.

Vragen stellen in online VvE-vergadering

Het is verplicht om ervoor te zorgen dat de VvE-leden via elektronische weg vragen kunnen worden gesteld, die ook tijdens de vergadering moeten kunnen worden beantwoord. Ook die vragen voorafgaand aan de vergadering worden gesteld, moeten uiterlijk op de vergadering worden beantwoord.

Stemmen uitbrengen in online VvE-vergadering

In de digitale VvE-vergadering mag ook gestemd worden via de communicatiemiddelen waarlangs de vergadering plaatsvindt. De spoedwet voor VvE’s vereist wel dat de leden die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd, zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Dat kan door middel van een e-mailadres of een telefoonnummer van de stemgerechtigde. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat stemmen ook voorafgaand aan de vergadering kunnen worden uitgebracht.

Het uitgangspunt is en blijft dat stemmen tijdens de vergadering worden uitgebracht. Weliswaar kan het bestuur bepalen dat er de mogelijkheid is om voorafgaand aan de vergadering te stemmen, maar dit verplicht stellen mag niet. Het recht om de vergadering bij te wonen blijft namelijk staan, net zoals het uitgangspunt dat op de vergadering – na de beraadslagingen – wordt gestemd. Dit geldt – gezien art. 5 lid 3 van de Noodwet – voor alle stemgerechtigden.

Online VvE vergadering en stemmen met Nederlandvve.nl

Nederlandvve.nl heeft in overleg met enkele marktpartijen een applicatie ontwikkeld waarmee VvE’s digitaal kunnen vergaderen en kunnen stemmen. Daarbij worden alle vereisten van de spoedwet in acht genomen. Op deze manier kunnen VvE’s tijdens de corona-crisis gewoon blijven vergaderen. Klik hier voor digitaal vergaderen.