Nieuwe standaard voor professioneel VvE-beheer moet zorgen voor meer duidelijkheid voor VvE’s

Het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO) heeft een nieuwe standaard gepubliceerd voor professioneel VvE-beheer (bekijk hem hier). Het idee is simpel: als je als VvE een beheerkantoor inhuurt, wil je weten waar je aan toe bent. Wat mag je verwachten qua kwaliteit, openheid, klachtenafhandeling, communicatie en betrouwbaarheid?

Die standaard is niet door één partij bedacht. In opdracht van VRO heeft een werkgroep gekeken hoe het beheer (en waar dat gebeurt: ook het bestuur) van Verenigingen van Eigenaars door beheerkantoren beter kan. In die werkgroep zaten beheerdersorganisaties VGM NL en BVVB, enkele beheerkantoren, consumentenorganisaties VvE Belang en Vereniging Eigen Huis (VEH), plus het ministerie zelf. Het resultaat is een brochure met aandachtspunten die samen een eerste stap vormen naar één professionele basislijn voor VvE-beheerders.

Waarom is deze standaard ontwikkeld?

De aanleiding is helder verwoord: de standaard moet zorgen voor meer openheid en kwaliteit bij professioneel VvE-beheer. De brochure beschrijft wat er van professionele VvE-beheerders wordt verwacht, zodat je als VvE beter kunt vergelijken, gerichter vragen kunt stellen, plus beter kunt toetsen of een beheerder zijn zaken op orde heeft.

Belangrijk detail: de standaard geldt voor professionele beheerders, ook als zij de rol van bestuurder vervullen. De standaard is nadrukkelijk níet bedoeld voor VvE-eigenaars die vrijwillig bestuurslid zijn.

Wat is het doel in de praktijk?

Wat je hier vooral in leest, is een poging om “professioneel beheer” concreet te maken. Niet als marketingterm, maar als set afspraken: hoe laat je zien dat je deskundig bent, hoe ga je om met klachten, wat leg je vast in contracten, hoe borg je integriteit, welke verzekeringen horen daarbij, hoe communiceer je.

Daarnaast is er een afspraak gemaakt over de opvolging: beheerdersorganisaties stimuleren hun achterban om volgens deze standaard te werken. Consumentenorganisaties adviseren hun achterban om bij het kiezen van een beheerder juist op deze punten te letten. Met andere woorden: dit document is niet alleen bedoeld om te lezen, maar om te gebruiken bij selectie en beoordeling.

De acht onderdelen van de standaard

De standaard is opgebouwd uit acht onderdelen. Hieronder leggen wij ze uit op een manier die je als VvE ook echt kunt gebruiken in gesprekken met beheerders.

1. Lidmaatschap brancheorganisatie en kwaliteitsborging

Een beheerder kán lid zijn van een brancheorganisatie. Dat is niet verplicht, maar de standaard zegt wel: maak het transparant. Een beheerder moet aangeven óf hij lid is, van welke organisatie, wat dat lidmaatschap in de praktijk betekent, plus hoe de kwaliteit wordt bewaakt. Is er geen lidmaatschap? Dan moet de beheerder uitleggen hoe hij op een andere manier voor kwaliteit en openheid zorgt.

2. Kennis en educatie

De standaard koppelt professionaliteit aan opleiding en bijblijven. Leidinggevenden: minimaal hbo-niveau (of vergelijkbaar werk- en denkniveau). VvE-managers: minimaal mbo-niveau (of vergelijkbaar). Daarnaast: regelmatige bijscholing, plus aantoonbaar bijblijven op onderwerpen zoals wet- en regelgeving, financiën, verduurzaming, technisch beheer, communicatie.

3. Ervaring

Hier draait het om aantoonbaarheid. Hoe zit de organisatie in elkaar? Welke ervaring hebben kantoor en VvE-managers? Hoe lang zijn ze actief? Welke typen VvE’s beheert men? Dat laatste is relevanter dan veel mensen denken: een kleine VvE met beperkte techniek vraagt iets anders dan een groot complex met installaties, verduurzamingsplannen, grote onderhoudscycli.

4. Klachten en geschillen

Een professioneel kantoor moet helder zijn over de klachtenroute. Welke interne procedure is er? Is er aansluiting bij een onafhankelijke, externe geschillenregeling? Is er sprake van (intern) tuchtrecht, bijvoorbeeld via een brancheorganisatie?

5. Contract en voorwaarden

Dit onderdeel gaat over duidelijke afspraken: takenpakket, prijs, meerwerk, looptijd, opzegtermijn. Ook: gebruikt men een modelovereenkomst (bijvoorbeeld via brancheorganisatie of ROZ), zijn er werkafspraken over uitvoering, wordt er maatwerk geleverd passend bij de VvE-documenten. Daarnaast noemt de standaard dat een beheerder op verzoek vergunningen laat zien die relevant zijn, bijvoorbeeld voor incassodienstverlening of het aanbieden van verzekeringen.

6. Verzekeringen

Dit is heel concreet gemaakt. De beheerder moet risico’s passend verzekeren, met onder meer:

beroepsaansprakelijkheid met minimaal € 1.000.000 per aanspraak en € 2.000.000 per verzekeringsjaar

bedrijfsaansprakelijkheid met minimaal € 500.000 per gebeurtenis per jaar

als de beheerder ook bestuurder is: een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (of gelijkwaardig)
Op verzoek moet een beheerder polissen en betalingsbewijs van de premie kunnen laten zien.

7. Integriteit en verantwoordelijkheid

Dit onderdeel raakt de kern: handelen in het belang van de VvE. Denk aan financieel beheer volgens wet, splitsingsakte, besluiten van de vergadering. Ook: afgesproken taken uitvoeren, VvE op de hoogte houden van belangrijke wetswijzigingen, transparant zijn over vergoedingen zoals provisies en commissies bij overeenkomsten die de beheerder voor de VvE afsluit.

8. Communicatie

Tot slot: bereikbaarheid, reactietermijnen, noodbereikbaarheid (als dat is afgesproken), vaste contactpersonen, communiceren volgens gemaakte afspraken, plus regelmatig evalueren hoe samenwerking en uitvoering gaan.

Wat kun jij hier als VvE mee?

Zie deze standaard vooral als praktische checklist. Niet om een beheerder “af te rekenen” op papier, maar om vooraf verwachtingen gelijk te trekken. Je voorkomt ermee dat je pas na een jaar ontdekt dat klachten nergens landen, contracten vaag zijn, of dat je geen idee hebt wie je contactpersoon is bij spoed.

De nieuwe standaard kan je hier vinden!