Ook na corona digitale VvE vergadering?

Kunnen Verenigingen van Eigenaren (VvE ‘s) ook nadat Covid de wereld uit is nog digitaal vergaderen? Als het aan Twinq ligt wel: digitaal vergaderen is namelijk het vergaderen van de toekomst. Daarom schreef Twinq speciaal voor Nederlandvve.nl een artikel over de voordelen en kansen die digitaal vergaderen biedt.

Door: Twinq
Redactie: Nederlandvve.nl

Digitaal vergaderen blijft voorlopig mogelijk

Tijdens de coronacrisis is er een noodwet aangenomen die het mogelijk maakte om met de VvE online te vergaderen. Hierdoor hoefden de jaarlijkse ALV’s niet uitgesteld te worden en liep de werkdruk niet al te veel op. De noodwet is verlengd. Dat gebeurt automatisch totdat hij wordt ingetrokken.

Digitale VvE vergadering: gebruik het juiste hulpmiddel

VvE’s en VvE-beheerders zijn gedurende de noodwet uitgedaagd om een andere invulling te geven aan de VvE vergadering (ALV). Voor veel eigenaren bleek dit een positieve ervaring, waardoor zij ervoor kiezen om het gebruik van digitale ondersteuning voort te zetten.Nu we weer enigszins terug zijn naar een normale situatie zonder maatregelen, blijven veel VvE-beheerders gebruik maken van de digitale tools die Twinq biedt. In Twinq is het mogelijk om zowel de aanwezigheidsregistratie als de registratie van stemmen digitaal plaats te laten vinden. De gespecialiseerde software van Twinq voldoet aan alle juridische vereisten.

Door digitaal vergaderen meer betrokkenheid van eigenaren

Het geeft een nog grotere groep eigenaren de mogelijkheid om betrokken te kunnen zijn bij de VvE en de besluitvorming. Zij kunnen nu namelijk zelf kiezen op welke wijze ze aanwezig zijn tijdens een vergadering en bijvoorbeeld al voor de vergadering de presentielijst tekenen en hun stem uitbrengen.

Hiermee wordt een veel breder bereik gecreëerd. Een voorbeeld: een aantal eigenaren is digitaal aanwezig en brengt zo de stemmen uit, een aantal is aanwezig middels een videoverbinding en stemt met handopsteking of digitaal. Sommige worden vertegenwoordigd door een gevolmachtigde en de rest is gewoon fysiek aanwezig tijdens de vergadering.

VvE vergadering met videoverbinding

Digitale hulpmiddelen om op afstand te vergaderen zijn er genoeg. Allemaal bieden ze de mogelijkheid om met videoverbinding te vergaderen. Ze ondersteunen zowel spraak als beeld waardoor je als deelnemer goed kunt meekrijgen wat er besproken wordt. Veel gebruikt is Zoom, Skype, Hangouts of Teams. Ze hebben allemaal voor- en nadelen. Zo biedt Zoom de mogelijkheid om bij niet te veel deelnemers iedereen in beeld te laten zien, wel zo handig als je eigenaars op een traditionele manier wilt laten stemmen.

Vergaderen met een videoverbinding was tijdens de coronawet een prima optie. Maar waarom geven we eigenaren deze optie niet gewoon altijd? Bij het plannen van een vergadering waarbij eigenaren fysiek aanwezig kunnen zijn, altijd de mogelijkheid geven om via een videoverbinding te kunnen inbellen. Geef eigenaren daarnaast ook nog verschillende opties om te kunnen stemmen (digitaal, volmacht en traditioneel) en ze kunnen zelf kiezen op welke manier ze betrokken zijn bij de VvE en de vergadering.

De hybride VvE-vergadering: zowel fysiek als digitaal

Welke oplossing het meest geschikt is voor de vergadering die je wilt gaan organiseren vraagt om creativiteit. Geef eigenaren daarom meerdere opties om betrokken te kunnen zijn bij de vergadering. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een hybride variant. Het is namelijk ook mogelijke om de digitale hulpmiddelen in te zetten in combinatie met de traditionele. Geeft eigenaren zelf de keuze.

Digitaal stemmen: hoe werkt dat?

Tijdens de vergadering van eigenaars moeten er ook een aantal besluiten worden genomen. Dit is bijvoorbeeld via het vergaderportaal van Twinq mogelijk. Via dit vergaderportaal zien de eigenaren het besluitvoorstel en hier kunnen ze vervolgens meteen hun stem uitbrengen. De uitgebrachte stemmen worden automatisch vastgelegd. De voorzitter van de vergadering ziet alle uitgebrachte stemmen in het Voorzittersportaal. Bij het sluiten van de stemming wordt automatisch beoordeeld of het besluit rechtsgeldig is (voldoende stemmen: meerderheid, gekwalificeerde meerderheid etc.). Daarna notuleert Twinq automatisch de stemuitslag en het besluit in de notulen.

Stemmen met stembriefjes

“Maar niet iedereen snapt of kan digitaal stemmen” horen we beheerders soms zeggen. Dit is geen probleem. Omdat de agenda uitgebreid is met besluitvoorstellen is het zeer makkelijk om van deze besluitvoorstellen stembriefjes te maken. Deze stembriefjes staan op naam en vermelden het aantal stemmen per agendapunt. Ze kunnen ingevuld worden en eventueel inclusief het machtigingsformulier bij een bestuurslid of mede-eigenaar in de brievenbus worden gedaan. Scannen en mailen naar de beheerder is uiteraard ook een prima optie. Tijdens de vergadering worden de digitale stemmen en de stemmen van de stembriefjes bij elkaar opgeteld. Stemmen die niet digitaal zijn uitgebracht kunnen door de beheerder eenvoudig (handmatig) worden vastgelegd. Voor ieder besluitvoorstel kan op deze manier de stemming worden vastgesteld.

Stemmen met handopsteken

En stemmen het handopsteken middels een videoverbinding dan? Dit is zeker mogelijk, maar het vergt wel een bepaalde discipline. Niet alle systemen waarmee je videovergaderingen kunt houden tonen namelijk alle deelnemers tegelijk, waardoor het voor de voorzitter van de vergadering een uitdaging kan zijn om het overzicht te behouden. Bij grote VvE’s met veel verschillende eigenaren raden we het af om te stemmen met handopsteking in combinatie met een videoverbinding.

Kortom, met wat creativiteit is het prima mogelijk om vergaderingen te houden die afgestemd zijn om jouw werkwijze als beheerder, maar ook op de wensen van de VvE’s die je beheert.

Twinq is in ieder geval helemaal klaar voor dit nieuwe tijdperk! Wil je daar meer informatie over? Bekijk dan de website van Twinq.