Twinq: “VvE-beheerders moeten ALV niet uitstellen”

Beheerders van Verenigingen van Eigenaren (VvE ‘s) moeten de jaarlijkse ALV niet uitstellen vanwege de corona-crisis. Dat zegt Vincent van Someren van Twinq VvE Software. Er is namelijk een noodwet aangenomen die het mogelijk maakt om met de VvE online te vergaderen. En als de vergadering toch wordt uitgesteld, levert dat aan het einde van het jaar gigantische werkdruk op. Nederlandvve.nl sprak met Twinq over digitaal vergaderen.

Door: Vincent van Someren | Twinq VvE Software
Redactie: Nederlandvve.nl

Twinq adviseert: benut mogelijkheden van de noodwet

Een vraag die met name veel VvE-beheerders bezighoudt is of VvE-vergaderingen uitgesteld moeten worden. En zo ja: tot wanneer? We weten namelijk niet wanneer we weer bij elkaar mogen komen om een vergadering te kunnen houden. Voor de VvE-beheerder is het daarom slim om goed na te denken over de mogelijkheden die de noodwet VvE’s biedt. Door de noodwet is uitstel van de vergadering mogelijk omdat de jaarrekening niet meer binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet worden vastgesteld. Daarnaast kunnen VvE’s nu ook digitaal vergaderen.

Aanwezigheid VvE-vergadering en (digitaal) stemmen

De noodwet vereist wel dat de leden van de VvE die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd. Dit zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Tegenwoordig is het mogelijk om zowel de aanwezigheidsregistratie als de registratie van stemmen digitaal plaats te laten vinden. Hier is gespecialiseerde software voor beschikbaar die voldoet aan alle juridische vereisten. In Twinq zit bijvoorbeeld de mogelijkheid van aanwezigheid- en stemregistratie en is daarmee ook geschikt voor alle vergaderingen die nu en in de toekomst plaats gaan vinden.

Met het oog op de toekomst

Met de noodwet krijgen VvE’s en beheerder tijdelijk de mogelijkheid om ‘anders’ te kunnen vergaderen. Helaas is de noodwet tijdelijk van kracht, maar hier zit ook een voordeel aan. VvE’s en VvE-beheerders worden uitgedaagd om een andere invulling te geven aan de vergadering van eigenaars. En er zijn mogelijkheden genoeg. De digitale aanwezigheids- en stemregistratie kunnen in deze periode prima worden ingezet, maar zijn ook uitermate geschikt om in de toekomst in te kunnen zetten. Het geeft eigenaren nog meer mogelijkheden om betrokken te kunnen zijn bij de VvE en de besluiten die genomen moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om al voorafgaand aan de vergadering een stem uit te brengen.

Creativiteit levert altijd oplossingen

Wat Twinq betreft wordt de noodwet – of een variant daarop – daarom verlengd, zodat VvE’s ook in de toekomst op een modernere manier kunnen vergaderen. Dat komt de betrokkenheid van de leden alleen maar ten goede.

Hoe mooi is het dat eigenaren zelf kunnen kiezen op welke manier ze aanwezig zijn tijdens een vergadering en hun stem kunnen uitbrengen. Hiermee wordt een veel breder bereik gecreëerd. Voorbeeld: Een aantal eigenaren is digitaal aanwezig en brengt zo de stemmen uit, een aantal is aanwezig middels een videoverbinding en stemt met handopsteking of digitaal. Sommige worden vertegenwoordigd door een gevolmachtigde en de rest is straks weer gewoon fysiek aanwezig tijdens de vergadering.

Online en offline VvE vergadering tegelijk

Vergaderen met een videoverbinding is nu een prima optie. Maar waarom geven we eigenaren deze optie niet altijd? Straks een vergadering plannen waarbij eigenaren fysiek aanwezig kunnen zijn, maar ook via een videoverbinding kunnen inbellen. Geef eigenaren daarnaast ook nog verschillende opties om te kunnen stemmen (digitaal, volmacht en traditioneel) en ze kunnen zelf kiezen op welke manier ze betrokken zijn bij de VvE en de vergadering.

Dat is het vergaderen van de toekomst: een vergadering met digitale ondersteuning. Wij zijn er klaar voor. Nu de politiek nog.