VvE-bestuur weigert inzage offertes
Het komt vaak voor dat VvE-bestuurders op eigen houtje beslissingen nemen en denken hun eigen gang te kunnen gaan bij het verlenen van opdrachten en aangaan van overeenkomsten. VvE-leden worden dan in de besluitvorming niet betrokken of blijven – als besluiten wel voorgelegd worden – verstoken van informatie. Recent moest de kantonrechter Haarlem oordelen over een zaak, waarbij in een VvE het besluit was genomen dat alleen de technische commissie de offerte’s mocht inzien. Terecht heeft de rechtbank dit besluit vernietigd.
Offerte’s zijn vertrouwelijk…?
De VvE voert aan dat offertes vertrouwelijke informatie bevatten en daarom niet gedeeld kunnen worden met de leden van de VvE. Offertes zouden dure en vertrouwelijk stukken zijn die niet gebruikt mogen worden in onderhandelingen met andere aanbieders. Dat zou reden zijn om alleen de offerte van de aanbieder die de opdracht heeft gekregen te delen met de leden. Om het netjes uit te drukken: dit is volstrekte lariekoek. Bovendien – als de redenering al zou kloppen – is dat nog geen reden om in strijd met de reglementen inzage te weigeren.
Bestuur is verplicht inzage te geven!
In de modelreglementen is meestal een bepaling opgenomen zoals de volgende:
“De administrateur is verplicht aan iedere eigenaar alle inlichtingen te verstrekken betreffende de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen, welke de eigenaar mocht verlangen, en hem op zijn verzoek inzage te verstrekken van alle op die administratie en dat beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden.”
Op grond van deze bepaling is het bestuur verplicht om inzage te geven in de notulen, jaarstukken, bankrekeningen, verzekeringen en ook aangevraagde offertes. Het bestuur mag deze inzage niet weigeren. Daarnaast kan de vergadering niet rechtsgeldig besluiten dat VvE-leden geen recht hebben op inzage. De Haarlemse rechter oordeelt zelfs:
“Het is in het belang van de leden van de VvE dat ook dergelijke stukken kunnen worden ingezien door de leden met het oog op de uit te oefenen controle van de administrateur.”
Inzage in de offertes kan vereist zijn om goed onderbouwd een stem uit te kunnen brengen in de vergadering. Daarnaast is inzage in de stukken belangrijk voor de VvE-leden om het bestuur te kunnen controleren. Het recht op inzage kan niet ontzegd worden, zelfs niet als er een speciale commissie in het leven is geroepen om bepaalde controlerende taken uit te oefenen.
Helaas is de bepaling waarin het inzagerecht wordt geregeld niet meer opgenomen in MR2006. Het lijkt mij een zeer goede zaak als deze bepaling in een eventueel nieuw MR wél weer opgenomen wordt !!
Beste Rob,
Dat klopt, maar dan nog is het niet geven van inzage in strijd met de aard en strekking van de wettelijke gemeenschap van eigendom, in strijd met de redelijkheid en billijkheid en in strijd met de aard en strekking van de splitsingsakte / modelreglement.
Met andere woorden: ook als MR2006 van toepassing is, moet het bestuur inzage geven.
Hartelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Beste,
Als bestuurslid van een VvE ken ik de regels van het inzagerecht.
Wat te doen wanneer een van de leden van de VvE geen genoegen neemt met inzage maar overhandiging wenst?
Beste Carla,
Er is geen recht op overhandiging. Het kan echter zo zijn dat het in de gegeven omstandigheden redelijk is om bepaalde stukken wel te overhandigen (of te e-mailen). Als het om stukken gaat die snel en eenvoudig ingescand kunnen worden om vervolgens te mailen, lijkt het mij redelijker dat te doen, in plaats van om speciaal een afspraak te maken.
Als het betreffende lid daarentegen de volledige administratie overhandigd wenst te hebben, denk ik dat de balans doorslaat naar de andere kant.
Kortom: het lid heeft geen recht op overhandiging. Als scannen en mailen of kopiëren en opsturen niet bezwaarlijk is, kan ik mij voorstellen dat het redelijk is om het zo op te lossen.
Hartelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Beste redactie,
Dank jullie wel, ben blij met de reactie.
Het gaat in deze niet eens om financiële stukken maar om een correspondentie welke te maken heeft met het aanbieden van een nieuw H.R.
Juist vanwege de redelijkheid en billijkheid, deze nooit uit het oog verliezend, is het bestuur in gesprek gegaan met de betrokken persoon en lag de correspondentie op tafel, ter inzage en ter bespreking.
Het bleek helaas niet voldoende.
Vandaar zijn eis.
Beste redactie,
Steeds vaker zie je dat beheerders gebruik maken van een webportal waarop eigenaren kunnen inloggen en zodoende inzage krijgen in documenten die van belang zijn voor de vereniging.
Een prima initiatief omdat ik groot voorstander ben van de grootst mogelijke transparantie binnen een VvE.
Eveneens merk ik op dat in die webportalen telkens onderscheid wordt gemaakt in leden met functies, en leden zonder functie bv. bestuur, kascommissie en overige leden.
En die stellingname begrijp ik dan weer niet.
Ieder lid van de VvE heeft precies dezelfde rechten als een bestuurslid of kascommissielid.
Mijn stelling is dus, wanneer gebruik gemaakt wordt van een webportaal er geen onderscheid moet zijn in functies.
Ik ben benieuwd naar jullie visie hierop !
Beste Rob,
Ben het van harte met je eens voor wat betreft een zo groot mogelijke transparantie te betrachten.
Zelf heb ik geen ervaring met een webportal maar ik zou me voor kunnen stellen dat het noemen van de functie niet direct de intentie heeft om enig onderscheid aan te brengen als wel om duidelijkheid te verschaffen m.b.t. wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt.
Alle leden, bestuur of niet hebben dezelfde rechten maar niet dezelfde plichten, toch!
Overigens heb ik geen idee of het gewenst is dat er behalve de redactie ook anderen op elkaar hier reageren.
Ik heb toch nog een vraag over het recht van inzage en het overhandigingsrecht. Op de agenda staat een punt onderhoud. Men wil voor rond de 50.000 onderhoud plegen aan het gebouw. Ik heb gevraagd of ik de betreffende offerte toegemaild kan krijgen om goed voorbereid te zijn voor de vergadering. Deze krijg ik niet, wel mag ik langskomen om de offerte op kantoor te bekijken samen met de beheerder. Maar ik wil de offerte thuis op mijn gemak bekijken. Het gaat om een groot bedrag waarbij gevraagd wordt om een extra bijdrage om de kosten te financieren. Wat kan ik doen om toch de offerte via de e-mail te krijgen. Ik weet dat op het kantoor van de beheerder alle post digitaal bewaard wordt.
Voor wat betreft een webportaal: zowel het bestuur als de beheerder wil hier niet aan meewerken.
Beste Hilda,
Als de offerte bijvoorbeeld een zeer omvangrijk stuk is (met tientallen pagina’s bijvoorbeeld), dan kan ik mij voorstellen dat het verzoek van het bestuur om deze in te zien op kantoor niet onredelijk is. Het gaat dus om een belangenafweging. Als het om een eenvoudige offerte gaat, dan zie ik niet in waarom deze niet via post of e-mail toegezonden zou kunnen worden.
Als de leden van de VvE graag toegang willen tot de administratie d.m.v. een webportaal en de beheerder biedt deze mogelijkheid niet, dan is het natuurlijk mogelijk om een beheerder in te schakelen die wel van deze techniek gebruik maakt. Dat het bestuur niet meewerkt is niet zo relevant: deze besluit niet over wie het beheer over de VvE voert, dat is namelijk de vergadering.
Zie ook: https://www.nederlandvve.nl/documentatie/handleiding-vve-beheerder-vinden/
Met hartelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Zojuist heb ik weer eens de informatie gelezen over “alles over het recht op inzage”
Daarin wordt eveneens aangegeven dat het recht van inzage ook van toepassing is op betalingsachterstanden van leden.
Iets waar ik het persoonlijk ook volledig mee eens ben.
Helaas kom ik echter regelmatig tegen dat de er hierbij door het bestuur of de administratief beheerder wordt geschermd met de Wet Bescherming Persoongegevens.
Buiten de vraag of het hebben van een achterstand wel een persoonsgegeven is ben ik ook van mening dat ieder VvE lis een redelijk belang kan hebben bij inzage in deze gegevens.
Kunnen jullie mij hier wellicht meer duidelijkheid over geven ??
Beste Rob,
Die wet is in dit geval niet van toepassing: de reglementen bepalen dat er recht bestaat op inzage.
Met hartelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Ik heb jullie site gelezen. Veel informatie, mooi. Ik heb mijn bestuur mondeling en inmiddels ook schriftelijk gevraag mij inzage te geven in betalingsachterstanden. Ook wil ik weten wat de administrateur (een professioneel bedrijf) heeft gedaan om de betalingen te innen. Ik wil kunnen nagaan wie in gebreke is gebleven bij het innen van de brengschulden. Bij verkoop is bv. niets ontvangen door de VvE. Dit kan aan naar mijn mening verweten worden. Ik wit kunnen nagaan wie in gebreke is gebleven. Daarvoor heb ik niet alleen inzage nodig maar moet ik ze ook langer dan 5 minuten kunnen bekijken. Kan ik dat na weigering afdwingen? Is hier jurisprudentie over?
In onze (grote, 500 eigenaren) VvE is echt alles open. Alle leden kunnen op een beveiligde website alles raadplegen. Een aantal leden stoort zich hier aan.
Dat vorderingen, die over de betalingstermijn heen zijn, te zien zijn dat lijkt mij verdedigbaar: de andere eigenaren hebben een zeker belang om dat te zien, al is de informatie over het aantal en het totale bedrag van die vorderingen veel relevanter.
Maar ook de vorderingen die nog niet over de betalingstermijn heen zijn? Ze zijn allemaal te zien. Zelfs de al betaalde vorderingen. Men kan zo nagaan wanneer de buurman het afgelopen jaar op tijd was of twee dagen te laat. Maar ook de bedragen van de verwarmingsafrekeningen. De glurende buur kan dus eens kijken hoeveel een ander pleegt te verstoken. En of een bijdrage vanwege een grote aanpassing vanaf de eigen rekening of uit een lening van de bank is betaald. Het schijnt ook echt zo te zijn dat enkele nieuwsgierigen veelvuldig naar dit soort details van de buren lopen te snuffelen zonder zich ook maar een moment feitelijk druk te maken over hun aandeel in het VvE-risico.
Hiervoor wordt eenvoudig gesteld dat, vanwege die oudere bepaling in het Reglement van Splitsing, de Wet op de Privacy niet van toepassing zou zijn. Dat lijkt mij wat ‘dun’ onderbouwd. In een eerdere bijdrage wordt ook gesproken over een belangenafweging. Ik ken vele voorbeelden waarbij een rechter in dergelijke gevallen de beide belangen tegen elkaar afweegt. Waarom zou de rechter in een geval als dit niet beoordelen wanneer het belang van degene die zich beroept op het recht op informatie groter is dan het recht op privacy en wanneer dat recht op Privacy ondergeschikt moet zijn?
Ook het onderbrengen van het toegangsrecht bij een door de leden aangewezen commissie wordt vrij kort afgedaan. Dat lijkt me toch een goede bescherming tegen de gluurdersneigingen. Wel zou er een regeling moeten zijn dat anderen die niet in de commissie zitten op hun verzoek een tijdelijke toegang moeten kunnen krijgen, denk aan twee dagen, bijvoorbeeld omdat men reden tot zorg heeft over het functioneren van die commissie. Zo ligt niet alles op straat. Mijn vraag is dus: waar is op gebaseerd dat de Privacywet in het geheel niet van toepassing is?
Beste Albert,
Al deze gegevens maken onderdeel uit van de administratie van de VvE waardoor het recht op inzage daarvan bestaat.
De ‘Wet op de Privacy’ bestaat overigens niet.
Vriendelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Wat als reglement 2006 van toepassing is en bestuur zich aangevallen voelt door inzage te vragen in de bank afschriften,wat ze weigeren ,omdat ze dat een motie van wantrouwen vinden en in hun eer aangetast worden,volgens hun.
Volgens ons willen ze bepaalde betalingen verbergen,die ze voor een nietig besluit toch gedaan hebben.
Beste Joze,
Dan geldt hetzelfde: het recht op inzage vervalt niet omdat bestuurders zich in hun eer aangetast voelen of het zien als een motie van wantrouwen.
De reactie van het bestuur is naar mijn mening juist een extra reden om de stukken in te willen zien.
Vriendelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Beste redactie,
Uw reactie (dd 11-09) helpt me niet aan een antwoord. Wet op de Privacy is de populaire benaming van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Maar dat wist u vast ook wel.
De vraag is dus: waar is op gebaseerd dat de Wet op de Bescherming Persoonsgegevens in het geheel niet van toepassing is?
Heeft ooit de rechter bepaald dat de het inzagerecht altijd en onverkort prevaleert boven de WBP? Is in de WBP een uitzondering opgenomen waarop een bijzondere positie is voorzien?
Na een aantal vervelende mailwisselingen van een lid met de momenteel enige bestuurder van onze VvE wil dit lid inzage in een offerte en factuur van een schoonmaakorganisatie. Maar door de stroeve communicatie tussen die twee wil de bestuurder dit lid geen informatie meer verstrekken dan wel niet meer te willem antwoorden op mails van diens kant.
Dit komt voornamelijk omdat het lid de bestuurder steevast op zijn tenen trapt door hem te verzoeken meer openheid van zaken te geven.
Het lid zelf heeft naar mijn mening geen rare dingen gezegd of geponeerd naar het bestuur toe. Wel zijn inmiddels hierdoor wel zaken duidelijker cq helderder geworden voor de andere leden.
Kan deze VvE bestuurder (momenteel ook nog eens alleenheerser) dit lid geen mails of berichtgevingen meer sturen, puur omdat dit lid op grond van transparantie, duidelijkheid en recht op duidelijke informatieverstrekking inzake alle communicatie die daarmee te maken heeft naar het bestuur toe voortaan uitsluiten van infromatieverstrekking? Het punt van de bestuurder is voornamelijk dat hij het ergelijk vind dat de informatieverstrekking door het lid meteen gedeeld wordt middels cc naar diverse nadere leden toe. De communicatie cq informatieverstrekking heeft alleen betrekking op gedeelde belangen zoals groot onderhoud en achterstallig of niet (goed) uitgevoerde schoonmaak in de gedeelde ruimten. Het is gebleken dat meerdere leden dit op prijs stellen. Ander leden hebben hier geen mening over en een enkeling vind het onzinnig. Echter deze bestuurder (cq voorzitter van het bestuur en vergadering) loopt met het idee dit lid geen berichten meer te willen sturen omdat hij de acties van dat lid vervelend vind.
1 Dit lijkt op uitsluiting maar kan de bestuurder dit lid wel uitsluiten?
2 Volgens mij is een bestuurder formeel toch in dienst van de vergadering van eigenaars en niet de baas over de VvE en heeft de plicht om duidelijke volledige inlichtingen te verschaffen aan iedereen aangaande transparantie?
3 Is dat überhaupt wettelijk vastgelegd? En zoja, welk artikel?
Beste Roy,
Het bestuur is verplicht die inzage te verlenen. De persoonlijke voorkeur van het bestuur is niet relevant.
Zie het artikel hierboven voor meer details.
Met hartelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Beste Nederland VvE,
Wat jammer dat de reacties op bovenstaand artikel niet allemaal worden weergegeven.
Is het mogelijk deze reacties alsnog inzichtelijk te maken?
Vriendelijke groeten,Helene
Beste Helene,
Er stond een instelling verkeerd, bedankt voor je scherpe blik! Nu staat alles weer zichtbaar als het goed is.
Met hartelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Beste nederlandvve,
Dankzij jullie informatie op de website is bevestigd dat leden van een VvE recht hebben op inzage in alle administratie en dat deze inzage ook niet mag worden beperkt.
Ondanks herhaalde mondelinge en schriftelijke verzoeken om inzage wordt dit iedere keer weer geweigerd en hanteert het bestuur eigen regels, onder het mom van de wet op de privacy.
Wij krijgen geen inzage in de notulen van de bestuursvergaderingen, offertes, rapportages externe bureaus, enz…
In het huishoudelijk reglement is vastgelegd dat leden het archief, waar alle documenten die betrekking hebben op het gebouw zijn opgeborgen, mogen raadplegen en hiervan kopieën mogen maken.
Tegenwoordig is alles digitaal aan te leveren, dus zo moeilijk hoeft alles niet te zijn.
Ik begrijp uit de informatie op uw website dat over het recht op inzage jurisprudentie bestaat en dat de uitspraak van de rechter hier duidelijk in is en ook dat deze inzage niet mag worden beperkt.
Wat kan er verder nog ondernomen worden het bestuur te verplichten inzage te verstrekken in alle administratie?
Alvast bedankt voor uw reactie,
Vriendelijke groeten,
Helene
Beste Helene,
Dat is een vervelende situatie. Ik vrees toch dat er in dit geval niets anders op zit dan het starten van een procedure. Een in VvE-recht gespecialiseerde advocaat kan je daarover (en over de kosten) nader adviseren. Je kunt een advocaat vinden via de bedrijvengids op deze site.
Met vriendelijke groet,
Redactie Nederlandvve.nl
Kan er aan het recht van inzage voorwaarden worden verbonden?
Moet je van te voren kenbaar maken waarom je iets in wilt zien?
De communicatie vanuit het bestuur is bedroevend slecht. Dus om op de hoogte te blijven en voorbereid naar de vergadering te gaan moet/wil je toch weten wat er allemaal speelt en is het verzoek om inzage niet
zo vreemd!
Op de besloten website van de beheerder hebben we wel inzage, maar deze is gedeeltelijk afgesloten voor de leden.
Volgens mij is alle administratie ( dus ook offertes, betalingsachterstanden, enz) van belang voor de leden, dus mag je van het bestuur toch verwachten dat zij hierin transparant zijn en alle relevante stukken op de website plaatsen?
Het is toch triest dat je hier dan een procedure voor moet starten? En welke kans heb je dan dat je dit gaat winnen? Of moet je dan voor elk stuk dat je in wilt zien een procedure opstarten?
Beste Paul,
Nee, aan het recht op inzage kunnen geen voorwaarden worden verbonden. Het is zogezegd een statutair en onvoorwaardelijk recht.
Met vriendelijke groeten,
Redactie Nederlandvve.nl
Bij ons is model reglement 2006 van toepassing.
Er is met de beheerder/ bestuurder afgesproken om digitaal inzage te hebben, nu willen enkele leden dat de inzage op de betalingen van leden niet toegankelijk is, zij zeggen met het recht op privacy en zij willen het niet en willen hierover in een volgende vergadering beslissen,
Kan en mag dat, of hoort het gewoon toegankelijk te zijn? Bij voorbaat dank voor u antwoord .
Goedemiddag, binnenkort hebben wij een ALV waarbij besluiten genomen worden over onderhoud. In de agenda is aangegeven dat offertes tijdens de vergadering ingezien kunnen worden. Ik wil echter ruim voor de vergadering de offertes in kunnen zien om in alle rust de offertes te kunnen beoordelen en vind dat alle leden deze mogelijkheid moeten hebben. In hoeverre kan ik eisen dat de stukken voor de vergadering overhandigd worden? Wat als het bestuur toch vasthoud aan alleen inzage tijdens de vergadering? Ik verwacht niet veel medestanders van mijn standpunt gezien de houding van het merendeel van de leden =desinteresse. Alvast bedankt voor uw reactie
Ook na het sturen van een copy deze uitspraak blijft het bestuur weigeren, de notulen van de bestuursvergadering bekent te maken
Er staat volgens niets openbaar maken van notulen van bestuursvergaderingen
Daar het bestuur weigert de notulen van de bestuursvergadering bekent te maken, volgens u moeten ze dit doen naar aanleiding van de uitspraak zaak 565175, nu heb ik deze door een jurist laten bekijken en volgens hem wordt er in deze zaak niet gesproken over bestuursvergaderingen en is het bestuur van de VvE niet verplicht de notulen bekent te maken
Nu ben ik natuurlijk nieuwsgierig wie heeft gelijk Nederland VvE of de jurist ?
In onze VvE (27 leden) wordt geld van het Reservefonds gebruikt om ‘betalingen’ te doen.
Ik wil inzage in de bankafschriften maar heb de procedure die ik daarvoor moest voeren, omdat het mij geweigerd werd, verloren. Ben ik verplicht om in hoger beroep te gaan om inzage af te dwingen of is kopie van het vonnis van de Haarlemse rechter voldoende. De Amsterdamse kantonrechter was niet op de hoogte van de jurisprudentie. Kwalijk.
Benieuwd naar uw antwoord,
Geachte heer, mevrouw,
Dank voor uw vraag. De redactie van Nederlandvve.nl neemt echter geen vragen in behandeling op deze website. Als u abonnee bent van Nederlandvve.nl, kunt u uw vraag via de VvE vraagbaak stellen. Om een abonnement af te sluiten, klikt u hier. U kunt uw vraag ook stellen op het forum van VvE-Forum.nl, waar u snel een inhoudelijk antwoord krijgt op uw vraag en/of over uw vraagstuk kunt discussiëren. Klik hier om naar het VvE forum te gaan.
Met vriendelijke groet,
Webredactie Nederlandvve.nl
Geachte,
Ik zie dat dit een heel oud bericht is, maar stel toch even de vraag: Ons VvE heeft ons de stukken al eens verstrekt, maar deze zijn of verouderd, of hebben we niet meer. Nou willen wij ons huis verkopen en hebben wij de stukken nodig. Onze voorzitter geeft echter aan dat wij de stukken al moeten hebben en wil ons deze derhalve niet nog eens verstrekken. Kan dit zomaar?
Vast bedankt voor het antwoord.
Geachte heer, mevrouw,
Dank voor uw vraag. De redactie van Nederlandvve.nl neemt echter geen vragen in behandeling op deze website. Als u abonnee bent van Nederlandvve.nl, kunt u uw vraag via de VvE vraagbaak stellen. Om een abonnement af te sluiten, klikt u hier. U kunt uw vraag ook stellen op het forum van VvE-Forum.nl, waar u snel een inhoudelijk antwoord krijgt op uw vraag en/of over uw vraagstuk kunt discussiëren. Klik hier om naar het VvE forum te gaan.
Met vriendelijke groet,
Webredactie Nederlandvve.nl
Onze VvE heeft nog ModelReglement 1973 en al geruime tijd ben ik met de betaalde bestuurder in een geschil geraakt. In die zin dat ik inzage heb verzocht in het actuele bank en spaarsaldo van onze VvE, ik heb het verzocht , gesommeerd en ze in verzuim gesteld. Maar de inzage wordt mij simpelweg geweigerd. Alle mails een brieven hiertoe blijven onbeantwoord.
In het verlengde hiervan heb ik aan de bestuurder vragen gesteld n.a.v. handelswijze van 1 van hun medewerkers. Waarbij het aantoonbaar is dat bepaalde periodes zijn weggelaten door deze medwerker. Waardoor ik geen inzicht krijg waar de door mij betaalde gelden gebleven zijn. Hierover heb ik dus schriftelijke vragen gesteld, aangezien dit betrekking heeft op de administratie van onze VvE. Beantwoording blijft aan alle kanten uit en thans heb ik de bestuurder in gebreke gesteld en daarna ook in verzuim.
Bij mijn weten is de bestuurder verplicht om mij de inzage te geven en antwoord te geven op de door mij gestelde vragen.
Geachte heer, mevrouw,
Dank voor uw vraag. De redactie van Nederlandvve.nl neemt echter geen vragen in behandeling op deze website. Als u abonnee bent van Nederlandvve.nl, kunt u uw vraag via de VvE vraagbaak stellen. Om een abonnement af te sluiten, klikt u hier. U kunt uw vraag ook stellen op het forum van VvE-Forum.nl, waar u snel een inhoudelijk antwoord krijgt op uw vraag en/of over uw vraagstuk kunt discussiëren. Klik hier om naar het VvE forum te gaan.
Met vriendelijke groet,
Webredactie Nederlandvve.nl