Inzage presentielijst en machtigingen
- Dit onderwerp bevat 21 reacties, 8 deelnemers, en is laatst geüpdatet op oktober 9, 202410:27 pm door .
-
Berichten
-
Heeft een lid van de VvE recht op inzage van de presentielijst en de bijbehorende machtigingen van een ALV-vergadering? Op Portaal 2100 zijn deze gegevens sinds kort afgeschermd. Vroeger kon ik ze wel inzien en downloaden.
Er is een wettelijk recht op inzage, zie de AvS of reglement. Iets anders is de wijze waarop inzage in de praktijk is vormgegeven, Als daar al iets over is geregeld dan dient dit in de ALV besproken cq besloten te worden. Mijns inziens is het niet aan het bestuur of beheerder op eigen houtje dit te bedisselen. Zover strekt hun volmacht niet.
Sinds kort is er verwarring alom ten gevolge van de privacy wetgeving. Daarom lijken dingen niet meer te “mogen”. Mijns inziens is dat niet van toepassing op de VVE, in die zin dat hetgeen geregeld is in de wetgeving omtrent de VVE automatisch de benodigde “wettelijke grondslag” is waarop persoonsgegevens binnen de VVE gedeeld kunnen worden.Ik lees op vve-beheer:
Een geavanceerde rechtenstructuur: regels “wie mag wat zien”
VVE Beheer Portaal 2100 is een onuitputtelijke bron van informatie over uw VvE. Uiteraard hoort daar een uitgebreide rechtenstructuur bij. Deze structuur is zodanig opgebouwd dat bijvoorbeeld een lid van de kascommissie –naast persoonlijke gegevens zoals een actueel rekeningoverzicht van de te betalen bijdrage- “ambtshalve” ook toegang heeft tot een op de functie afgestemde set financiële gegevens. Zo beschikt een bestuurslid dus over meer specifieke informatie dan de leden.
Wat is de wettelijke basis van vooral de laatste zin?
Of is dit weer manager-syndroom? Rechten toewijzen aan managers alleen omdat ze manager zijn?
.Helemaal met @RonaldL eens.
VVE Beheer Portaal 2100 is een onuitputtelijke bron van informatie over uw VvE. Uiteraard hoort daar een uitgebreide rechtenstructuur bij.
Hoezo dan ?????
Dank voor de support, maar in welk wetsartikel kan ik dat inzagerecht vinden? Waar staat het in MR92?
Dank voor de support, maar in welk wetsartikel kan ik dat inzagerecht vinden? Waar staat het in MR92?
Artikel 41 lid 6
Voor wie nog meer wil lezen:
https://avvr.nl/vve-recht-op-inzage-administratie-niet-absoluut/Ik wil hier graag nog even op inhaken.
Een geavanceerde rechtenstructuur: regels “wie mag wat zien”
VVE Beheer Portaal 2100 is een onuitputtelijke bron van informatie over uw VvE. Uiteraard hoort daar een uitgebreide rechtenstructuur bij. Deze structuur is zodanig opgebouwd dat bijvoorbeeld een lid van de kascommissie –naast persoonlijke gegevens zoals een actueel rekeningoverzicht van de te betalen bijdrage- “ambtshalve” ook toegang heeft tot een op de functie afgestemde set financiële gegevens. Zo beschikt een bestuurslid dus over meer specifieke informatie dan de leden.Gezien de tekst hierboven heeft onze VvE dezelfde VVE Beheerder. Overigens is het Portaal 2100 gebruikersonvriendelijk, en qua bereikbaarheid, taal en structuur onduidelijk en onoverzichtelijk. Maar dat terzijde.
We hebben een nieuw (nog onervaren) bestuur dat van mening is dat over het recht van inzage geen discussie is, maar dat het indruist tegen de AVG om iedere eigenaar privacy gevoelige informatie te verstrekken, immers de AVG gaat boven de splitsingsakte.
We hebben komende dinsdag onze ALV en ik wil het volgende hier tegenin brengen:
Het zou raar zijn dat een beheerder (aangesteld door de VVE) beschikt over persoonsgegevens waarvan de VvE zelf eigenaar is, deze gegevens niet zou mogen verstrekken aan diezelfde VvE (de eigenaren). Het argument dat dit zou indruisen tegen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een veelgehoorde misvatting. Uiteraard moet het verstrekken van gegevens wel zorgvuldig gebeuren.
De AVG is niet bedoeld om inzage in persoonsgegevens te verbieden, maar om regels te stellen aan de opslag en verwerking van deze persoonsgegevens waardoor privacy rechten van individuen worden gewaarborgd.
De VvE heeft een informatieplicht over welke gegevens ze verwerkt, met welk doel, op welke grondslag etc. Dit wordt vastgelegd in een verwerkingsregister en in een privacyverklaring.
Als die 2 documenten een bepaald persoonsgegeven niet uitdrukkelijk noemen en de VvE verwerkt ze toch, dan pas houdt de VvE zich niet aan deze wet.De beheerder krijgt via de VvE als verwerker op grond van een wettelijke verplichting (grondslag) gegevens over de eigenaren of bewoners met als doel om het praktisch beheer van het appartementencomplex uit te voeren. Het beheer van het complex is een taak van de VvE, en dus is de VvE formeel beslisser over hoe die taak wordt uitgevoerd. Daarmee is het de VvE die beslist welke persoonsgegevens nodig zijn.
In onze splitsingsakte staat vermeld dat het bestuur verplicht is aan iedere eigenaar inlichtingen te verstrekken over de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen. Onder die administratie wordt verstaan alle boeken, registers en bescheiden. Vandaag de dag is het gebruikelijk dit digitaal te doen.
Een voorbeeld waarom het belangrijk is om als eigenaar inzage te hebben in de financiële administratie, is betalingsachterstand ofwel wanbetaling.
Iedere eigenaar heeft de (wettelijke) plicht een bijdrage te leveren aan het onderhoud van het complex. Mocht er sprake zijn van een betalingsachterstand (dit is een economisch delict) dan kan dit tot een rechtszaak leiden. Die rechtsvervolging wordt door de ALV besloten. Indien de betalingsachterstand niet binnen 6 maanden wordt ingelost, dan wordt deze schuld omgeslagen over de andere eigenaren. De eigenaren zijn vervolgens bevoegd om in eigen naam een incassoprocedure tegen de wanbetaler te beginnen. Dit gaat dus iedere eigenaar aan!
Als je dus niet zou mogen weten wie de wanbetaler is dan wordt de weg naar die incassoprocedure onmogelijk gemaakt!Daarnaast is het vreemd dat een eigenaar (die niet minder eigenaar is dan een bestuurslid of kascommissielid) moet motiveren waarom hij of zij de administratie wil inzien. Het getuigt juist van goed eigenaarschap en het nemen van verantwoordelijkheid!
Klopt mijn verhaal?
Over portaal 2100 weet ik niks.
Maar de rest klopt.
De AVG wordt te pas maar voornamelijk te onpas gebruikt, zeker in VvE land.Ik wil hier graag nog even op inhaken.
Een geavanceerde rechtenstructuur: regels “wie mag wat zien”
VVE Beheer Portaal 2100 is een onuitputtelijke bron van informatie over uw VvE. Uiteraard hoort daar een uitgebreide rechtenstructuur bij. Deze structuur is zodanig opgebouwd dat bijvoorbeeld een lid van de kascommissie –naast persoonlijke gegevens zoals een actueel rekeningoverzicht van de te betalen bijdrage- “ambtshalve” ook toegang heeft tot een op de functie afgestemde set financiële gegevens. Zo beschikt een bestuurslid dus over meer specifieke informatie dan de leden.Gezien de tekst hierboven heeft onze VvE dezelfde VVE Beheerder. Overigens is het Portaal 2100 gebruikersonvriendelijk, en qua bereikbaarheid, taal en structuur onduidelijk en onoverzichtelijk. Maar dat terzijde.
We hebben een nieuw (nog onervaren) bestuur dat van mening is dat over het recht van inzage geen discussie is, maar dat het indruist tegen de AVG om iedere eigenaar privacy gevoelige informatie te verstrekken, immers de AVG gaat boven de splitsingsakte.
Ongelukkig verwoord, want de de AVG gaat niet boven de splitsingakte. De AVG staat juist de gegevensverwerking toe die op basis van de AvS nodig is. En schrijft juist voor hoe er met die gegevens omgegaan moet worden.
We hebben komende dinsdag onze ALV en ik wil het volgende hier tegenin brengen:
Het zou raar zijn dat een beheerder (aangesteld door de VVE) beschikt over persoonsgegevens waarvan de VvE zelf eigenaar is, deze gegevens niet zou mogen verstrekken aan diezelfde VvE (de eigenaren). Het argument dat dit zou indruisen tegen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een veelgehoorde misvatting. Uiteraard moet het verstrekken van gegevens wel zorgvuldig gebeuren.
Er is een verschil tussen verstrekken aan de eigenaren (de VVE of misschien nog beter verwoord de ALV) en een idividuele eigenaar. De achterstanden zijn bij ons wel inzichtelijk, maar als overall rapportage. Dus zonder naam en/of rugnummers. Als mensen er meer van willen, dan is ‘t bespreekbaar. Maar ‘t portaal moet ook geen schandpaal worden.
De AVG is niet bedoeld om inzage in persoonsgegevens te verbieden, maar om regels te stellen aan de opslag en verwerking van deze persoonsgegevens waardoor privacy rechten van individuen worden gewaarborgd.
De VvE heeft een informatieplicht over welke gegevens ze verwerkt, met welk doel, op welke grondslag etc. Dit wordt vastgelegd in een verwerkingsregister en in een privacyverklaring.
Als die 2 documenten een bepaald persoonsgegeven niet uitdrukkelijk noemen en de VvE verwerkt ze toch, dan pas houdt de VvE zich niet aan deze wet.De beheerder krijgt via de VvE als verwerker op grond van een wettelijke verplichting (grondslag) gegevens over de eigenaren of bewoners met als doel om het praktisch beheer van het appartementencomplex uit te voeren. Het beheer van het complex is een taak van de VvE, en dus is de VvE formeel beslisser over hoe die taak wordt uitgevoerd. Daarmee is het de VvE die beslist welke persoonsgegevens nodig zijn.
In onze splitsingsakte staat vermeld dat het bestuur verplicht is aan iedere eigenaar inlichtingen te verstrekken over de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen. Onder die administratie wordt verstaan alle boeken, registers en bescheiden. Vandaag de dag is het gebruikelijk dit digitaal te doen.
Hoewel de AvS dat voorschrijft, is er geen regelgeving over hoe dat moet gebeuren. Het is dus geenzins absoluut en onbeperkte toegang. Moeten de bestuursleden dan ook hun mailbox gaan delen met alle leden zodat elk mailtje meegelezen kan worden?
Juist omdat digitaal veel mogelijkheden biedt, is er ook meer behoefte aan rechtenstructuren. Je voorbeeld wat je hieronder geeft, ben ik in hooflijnen mee eens. Maar ik herhaal mijn opmerking hierboven, het moet geen schandpaal worden met namen en rugnummers. En een goeden rechtenstructuur kan daar een oplossing voor zijn.
Eigenaar A kan wel de achterstanden zien, maar niet de personen wie ‘t betreft. Bestuursleden en penningmeester hebben deze gegevens wel.Een voorbeeld waarom het belangrijk is om als eigenaar inzage te hebben in de financiële administratie, is betalingsachterstand ofwel wanbetaling.
Iedere eigenaar heeft de (wettelijke) plicht een bijdrage te leveren aan het onderhoud van het complex. Mocht er sprake zijn van een betalingsachterstand (dit is een economisch delict) dan kan dit tot een rechtszaak leiden. Die rechtsvervolging wordt door de ALV besloten. Indien de betalingsachterstand niet binnen 6 maanden wordt ingelost, dan wordt deze schuld omgeslagen over de andere eigenaren. De eigenaren zijn vervolgens bevoegd om in eigen naam een incassoprocedure tegen de wanbetaler te beginnen. Dit gaat dus iedere eigenaar aan!
Als je dus niet zou mogen weten wie de wanbetaler is dan wordt de weg naar die incassoprocedure onmogelijk gemaakt!Dat je niet 24/7 bij alle gegevens kan/mag wil niet zeggen dat je helemaal geen toegang hebt. Maar de beheerder zal geen toegang verlenen zonder toestemming. Want hij is geen bestuurder. Je verzoek zal dus niet naar de beheerder, maar naar ‘t dagelijks bestuur moeten. En als je ‘t daar niet mee eens wordt, dan kan je het voorleggen aan de ALV. En als dat ook niet tot je zin is, dan kan je nog een vervangende machtiging vragen bij de rechter. Opties genoeg om toegang te krijgen tot informatie.
Wij vragen jaarlijks de ALV de machtiging om op betalingsachterstanden juridische stappen te ondernemen. Daarmee vervalt ook een beetje de noodzaak om alle details inzichtelijk te hebben op elk moment van de dag.
Daarnaast is het vreemd dat een eigenaar (die niet minder eigenaar is dan een bestuurslid of kascommissielid) moet motiveren waarom hij of zij de administratie wil inzien. Het getuigt juist van goed eigenaarschap en het nemen van verantwoordelijkheid!
Klopt mijn verhaal?
De eigenaar is eigenaar van een appartementsrecht. Verder is hij nergens eigenaar van. Hij is lid. Lid van een vereniging. Die vereniging is een rechtspersoon en deze is de eigenaar van o.a. de gegevens. De ALV en dagelijks bestuur geven vorm aan deze rechtspersoon. Niet een individuele eigenaar van een appartementsrecht. Een eigenaar heeft inspraak en stemrecht op de ALV. En het bestuur rapporteert aan de ALV. Daarmee is de ALV het hoogste orgaan binnen de VVE.
Kortom IMHO niks mis met digitale gegevensverstrekking, maar tegelijkertijd niks op tegen om daar enigszins bewust mee om te gaan. Rechtenniveaus is daar een prima middel voor, mits goed ingeregeld en onderbouwd.
Een appartementsrecht is een aandeel in de eigendom van het gebouw of grond met het exclusieve gebruiksrecht van een bepaald afzonderlijk gedeelte (het privé-gedeelte).
Naast het genoemde aandeel in de zaken die in de splitsing zijn betrokken en het gebruiksrecht op een privé-gedeelte, wordt een derde component van een appartementsrecht gevormd door het verplichte lidmaatschap van een vereniging van eigenaars (VvE).
Dus:
1. Aandeel in de eigendom gebouw
2. Exclusieve gebruiksrecht
3. Lid van de VvEOm reden van 1. ben je dus gerechtigd om alle gegevens van 3. in te zien.
Het hangt van het beheerder-contract af wie in de praktijk die administratieve gegevens op verzoek verstrekt (inzage geeft eigenlijk, een kopie is niet verplicht), de VvE zelf of de beheerder.
Het verzoek kan niet geweigerd worden.
AVG heeft binnen de groep van mede-eigenaren voor zover het de wettelijk opeisbare gegevens betreft totaal geen werking. Hooguit op de manier waarop.Heeft een lid van de VvE recht op inzage van de presentielijst en de bijbehorende machtigingen van een ALV-vergadering? Op Portaal 2100 zijn deze gegevens sinds kort afgeschermd. Vroeger kon ik ze wel inzien en downloaden.
Ik heb het idee dat beheerders in het algemeen en de softwarebedrijven zoals Twinq de presentielijsten en machtigingen niet zo belangrijk vinden. De presentielijst en machtigingen zijn namelijk alleen belangrijk voor de VvE-leden.
Als bestuurder vind ik een samenvatting van de presentielijst belangrijk en dat daarop de volmachten worden vermeld. Alle fysieke presentielijsten en machtigingsformulieren hebben volgens mij in de praktijk een maand na de gehouden ALV ook geen waarde meer. Of zie ik dat te negatief?Dank voor de support, maar in welk wetsartikel kan ik dat inzagerecht vinden? Waar staat het in MR92?
Artikel 41 lid 6
Voor wie nog meer wil lezen:
https://avvr.nl/vve-recht-op-inzage-administratie-niet-absoluut/Error page 404
Deze pagina is op dit moment niet beschikbaar.Error page 404
Deze pagina is op dit moment niet beschikbaar.Artikel blijkt te zijn verplaatst.
Het is nu hier te lezen !Error page 404
Deze pagina is op dit moment niet beschikbaar.Artikel blijkt te zijn verplaatst.
Het is nu hier te lezen !Dat is wel heel aardig om het artikel te zoeken. 🙂
Ik heb het daarom ook maar gelezen en vind er iets aan ontbreken, namelijk de redenen om gebruik te maken van het (niet allesomvattende) inzagerecht.Een reden waarom ik nooit zomaar alle leden inzage zal geven wordt in het stuk heel mooi omschreven:
Is het bestuur van de VvE gehouden alle overzichten en inzichten met betrekking tot wanbetalende VvE-leden te verstrekken op verzoek van elke eigenaar of kan het bestuur van de VvE volstaan met het doen van een opgave van de totale achterstallige verenigingsbijdrage verdeeld over het aantal appartementen dat een betalingsachterstand heeft?Ik vind niet dat alle leden zomaar per eigenaar de debiteurenlijst tot in detail mag inzien. Als een eigenaar daar het mee oneens is, en dan maken mij al die verschillende MR echt niks uit, dan gaat de betreffende eigenaar maar in de ALV aangeven waarom hij/zij dat recht denkt te hebben. Dan mag de ALV een besluit nemen over de gehele kwestie waarin ik de voordelen en nadelen zal noemen van inzagerecht. Als bestuurder maakt het mij echt niks uit of iemand iedere dag in Twinq loopt te zoeken naar alle stukken van de VvE. Maar ik ga die persoon echt niet 24/7 te woord staan. Daar is de jaarlijkse kascontrole voor.
Maar waarom zou iemand de hele dag in Twinq naar alle documenten van de VvE willen kijken? Niet om zozeer gebruik te maken van het inzagerecht om (zoals de AvS omschrijft) alle boeken en bescheiden te kunnen lezen. Ik denk dat de beweegredenen zijn om zeker te weten dat er geen fraude wordt gepleegd of dat er geen sprake is van geldverspilling. In de eerste plaats dus een factuurcontrole.
Presentielijst en de bijbehorende machtigingen zijn de documenten van de ALV. Dat behoort in ieder geval zichtbaar te zijn op de ALV zelf. Lijkt mij dat geen enkele beheerder dit volledig geheim mag houden. Misschien dat de beheerder dit in een excel-overzicht kan zetten, zodat alle eigenaren de eigen afwezigheid/aanwezigheid kunnen controleren.
Is het bestuur van de VvE gehouden alle overzichten en inzichten met betrekking tot wanbetalende VvE-leden te verstrekken op verzoek van elke eigenaar of kan het bestuur van de VvE volstaan met het doen van een opgave van de totale achterstallige verenigingsbijdrage verdeeld over het aantal appartementen dat een betalingsachterstand heeft?
Die vraag heeft een kantonrechter voor je beantwoordt.
Citaat “… Uit dit artikel volgt dat alle leden van de VvE het recht hebben op volledige inzage in de financiële administratie van de VvE. Dit recht volgt uit het feit dat alle leden van de VvE mede-eigenaar zijn van het gehele appartementencomplex (met een exclusief gebruiksrecht van het aan hen toebedeelde appartement). Daarbij past ook dat elk lid van de VvE zich desgevraagd op de hoogte moet kunnen stellen van informatie waaruit blijkt of alle leden de in de ALV vastgestelde bijdragen voldoen. Deze bijdragen dienen immers om het in hun gezamenlijke eigendom toebehorende appartementencomplex te onderhouden en de andere gezamenlijke verplichtingen te voldoen. Door enkel informatie te verschaffen over de betalingen van alle leden tezamen, dus over hun eventuele gezamenlijke achterstand in betalingen, wordt onvoldoende voldaan aan de uit art. 32 lid 5 voornoemd voortvloeiende verplichting.“De akte en de uitspraak van de rechter zijn overduidelijk.
Dus je gaat feitelijk aan de vergadering vragen of je je wel of niet aan de akte cq. uitspraak van de rechter moet houden.
De ALV heeft daar helemaal niets over te zeggen.
De akte geldt voor ieder bestuurslid, ieder kascommissielid en ieder individueel lid.En heel eerlijk, hoe veel jaar ben je nu bestuurder en hoe vaak heb je een inzage verzoek gekregen.
Ik gok eerlijk gezegd op nul.
- Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.