Intercom VvE: vervangen, kosten en wie betaalt?

Een intercom is in veel appartementencomplexen onderdeel van de gezamenlijke toegangsinstallatie. Gaat de intercom kapot of wil de VvE het systeem vervangen door een videofoon of moderne toegangsoplossing, dan ontstaat al snel de vraag: wie beslist, wie betaalt en welk deel is gemeenschappelijk? De splitsingsakte en het toepasselijke splitsingsreglement zijn daarbij altijd het uitgangspunt.

Is de intercom van de VvE of van de appartementseigenaar?

Bij veel VvE’s is de intercominstallatie een gemeenschappelijke installatie. Dat is logisch als één systeem de centrale entree, buitenpost, bekabeling en de verbinding met meerdere appartementen verzorgt. Toch mag u niet zonder controle van de eigen splitsingsakte aannemen dat ieder onderdeel automatisch gemeenschappelijk is.

Controleer daarom:

• de splitsingsakte;
• het toepasselijke modelreglement;
• eventuele afwijkingen in de akte;
• welke onderdelen precies bij het systeem horen.

De buitenpost en centrale installatie kunnen bijvoorbeeld gemeenschappelijk zijn, terwijl over een binnenunit, losse telefoon of later aangebrachte voorziening andere afspraken kunnen gelden.

Wie betaalt als de intercom kapot is?

Is het defecte onderdeel gemeenschappelijk, dan komen reparatie en onderhoud in beginsel voor rekening van de VvE. De kosten worden vervolgens verdeeld volgens de verdeelsleutel uit de splitsingsakte en het reglement.

Is een onderdeel privé of alleen dienstbaar aan één appartement, dan kan de verantwoordelijkheid bij de individuele eigenaar liggen. Het gaat dus niet alleen om de plek waar een onderdeel zich bevindt. Een toestel in een appartement kan nog steeds onderdeel zijn van één gemeenschappelijke installatie.

Intercom vervangen binnen de VvE

Bij oudere systemen is repareren niet altijd meer logisch. Onderdelen kunnen slecht verkrijgbaar zijn, bekabeling kan verouderd zijn of de VvE wil overstappen van alleen audio naar video. Dan komt vervanging van het volledige intercomsysteem in beeld.

Bij een vervangingsbesluit is het verstandig om eerst te bepalen:

• of reparatie technisch en economisch nog zinvol is;
• welke bestaande bekabeling kan worden hergebruikt;
• of de VvE audio, video of appbediening wil;
• of de deuropener en toegangscontrole tegelijk moeten worden vernieuwd;
• welke gevolgen het systeem heeft voor beheer en onderhoud;
• hoe de kosten volgens de splitsingsakte moeten worden verdeeld.

Wie beslist over vervanging van de intercom?

Als de intercom een gemeenschappelijke installatie is, beslist de VvE over onderhoud, reparatie en vervanging. Welke meerderheid daarvoor nodig is, hangt af van de splitsingsakte, het toepasselijke modelreglement en de aard van het besluit.

Gewoon herstel van een bestaande installatie kan juridisch anders worden beoordeeld dan een ingrijpende wijziging waarbij bijvoorbeeld een videosysteem, appfunctie of nieuwe toegangscontrole wordt toegevoegd. Zet daarom in de agenda van de vergadering duidelijk wat wordt vervangen, welke functionaliteit verandert en wat de financiële gevolgen zijn.

Lees ook onze uitleg over stemverhoudingen binnen de VvE.

Mag een eigenaar zelf zijn intercom vervangen?

Niet zonder meer. Als de binnenunit onderdeel is van een gemeenschappelijk systeem, kan het vervangen of aanpassen daarvan invloed hebben op de werking van de volledige installatie. Een willekeurig nieuw toestel kan bovendien technisch niet compatibel zijn.

Controleer daarom eerst of het onderdeel privé of gemeenschappelijk is en vraag zo nodig toestemming aan de VvE. Schakel bij twijfel de installateur van het systeem of een gespecialiseerde intercompartij in.

Wat kost een intercomsysteem voor een appartementencomplex?

Er bestaat geen vast bedrag per appartement. De kosten hangen sterk af van het gebouw en de gekozen techniek. Belangrijke factoren zijn:

• het aantal appartementen en entrees;
• alleen audio of ook video;
• hergebruik of vervanging van bestaande bekabeling;
• nieuwe binnenunits in de appartementen;
• een automatische deuropener;
• badge-, tag- of sleutelbeheer;
• bediening via een app of telefoon;
• eventuele koppeling met andere toegangscontrole;
• installatie, programmering en toekomstig onderhoud.

Vraag daarom bij voorkeur meerdere offertes op met dezelfde functionele uitgangspunten. Anders vergelijkt de VvE al snel systemen met verschillende mogelijkheden. Gebruik daarbij ook onze handleiding voor offertes vergelijken als VvE.

Intercom of videofoon?

Een traditionele intercom heeft alleen een spreekverbinding. Bij een videofoon ziet de bewoner ook wie er bij de entree staat. Moderne systemen kunnen daarnaast werken met een app, tags of beheer op afstand.

Een video-oplossing kan extra comfort en veiligheid bieden, maar vraagt ook om een zorgvuldige keuze. Denk aan beeldhoek, opslag van beelden, privacy, beheerrechten en de vraag of beelden alleen live worden getoond of ook worden opgeslagen. Zodra persoonsgegevens of camerabeelden worden verwerkt, moet de VvE rekening houden met de privacyregels die voor de gekozen oplossing gelden.

Kan de VvE kiezen voor een systeem met app of mobiele telefoon?

Ja, technisch zijn er systemen waarbij bewoners via een smartphone kunnen zien wie aanbelt en de deur kunnen openen. Dat kan aantrekkelijk zijn bij renovatie omdat soms minder nieuwe bekabeling nodig is.

Let wel op de praktische gevolgen. Niet iedere bewoner wil of kan uitsluitend een smartphone gebruiken. Kijk daarom ook naar toegankelijkheid, continuïteit bij internet- of stroomstoringen, abonnementskosten en de ondersteuning op langere termijn.

Automatische deuropener en toegankelijkheid

Een automatische deuropener kan onderdeel zijn van dezelfde toegangsinstallatie. Vooral bij bewoners met een lichamelijke beperking kan dit een belangrijk onderwerp zijn.

Of de VvE verplicht is mee te werken en wie de kosten draagt, hangt af van de concrete situatie, de gemeenschappelijke entree en eventuele afspraken of voorzieningen vanuit bijvoorbeeld de gemeente. Beoordeel een individuele aanvraag daarom los van de algemene keuze voor het intercomsysteem.

Intercom opnemen in het MJOP

Een intercominstallatie heeft geen onbeperkte levensduur. Zeker bij grotere complexen is het verstandig om vervanging van centrale toegangsinstallaties mee te nemen in het MJOP. Daarmee kan de VvE tijdig reserveren en voorkomen dat een storing direct tot een grote onverwachte uitgave leidt.

Is de reserve onvoldoende terwijl vervanging noodzakelijk is, dan kan naast een extra bijdrage ook financiering worden onderzocht. Lees daarvoor onze uitleg over een VvE-lening.

Een installateur voor de VvE kiezen

Kijk bij een nieuwe installatie niet alleen naar de aanschafprijs. Belangrijk zijn ook de beschikbaarheid van onderdelen, beheer op afstand, storingsdienst, garantie, abonnementskosten en de vraag hoe lang een systeem ondersteund blijft.

Nederlandvve.nl heeft gespecialiseerde partijen in de bedrijvengids. Bekijk bijvoorbeeld Intercom Partners en Intratone voor intercom- en toegangsoplossingen voor VvE’s.

Praktisch stappenplan bij reparatie of vervanging

1. Stel vast welk onderdeel defect of verouderd is.
2. Controleer in de splitsingsakte of het onderdeel gemeenschappelijk of privé is.
3. Laat beoordelen of reparatie nog verstandig is of dat vervanging beter is.
4. Bepaal vooraf welke functies de VvE nodig heeft.
5. Vraag vergelijkbare offertes op.
6. Controleer de besluitvormingsregels uit de akte en het reglement.
7. Laat de vergadering besluiten over systeem, kosten en uitvoering.
8. Leg beheer, onderhoud en toekomstige kosten vast.

Kort samengevat

Een intercominstallatie is bij veel VvE’s gemeenschappelijk, maar de eigen splitsingsakte blijft beslissend. Daardoor betaalt de VvE vaak voor onderhoud en vervanging, ook als een deel van het systeem zich in het appartement bevindt. Bij vervanging is het verstandig niet alleen naar prijs te kijken, maar ook naar techniek, beheer, privacy, toegankelijkheid en onderhoud op lange termijn.