De verdeelsleutel van de servicekosten: wanneer de praktijk afwijkt van de akte

Als appartementseigenaar ga je er meestal van uit dat de servicekosten netjes volgens de splitsingsakte worden verdeeld. Toch blijkt in de praktijk dat VvE’s soms jarenlang een ‘eigen’ verdeelsleutel hanteren die niet strookt met wat er in de akte staat. Dat voelt vaak logisch, iedereen profiteert immers op dezelfde manier van de algemene voorzieningen, maar juridisch kan het flink mislopen als een eigenaar wél aan de bel trekt.

Rob, een vaste en gewaardeerde gebruiker van onze community, duikt in dit artikel dieper in deze materie en laat zien waar het juridisch mis kan lopen.

Wat zegt de wet over kostenverdeling in een VvE?

De splitsingsakte is de juridische basis van elke Vereniging van Eigenaars. Daarin staat onder andere hoe de servicekosten verdeeld moeten worden: meestal op basis van breukdelen. Alleen als deze akte wordt gewijzigd met de vereiste meerderheid, mag daarvan worden afgeweken.

De VvE in de hier besproken zaak vond dat de breukdelen nergens op gebaseerd waren. Daarom hadden ze er bewust voor gekozen om de kosten gelijk te verdelen: iedereen evenveel. Volgens de VvE was dit ook redelijk – alle eigenaren gebruikten immers in gelijke mate de gemeenschappelijke ruimten en voorzieningen, en het onderhoud daarvan was kostbaar.

Ik snap dat standpunt goed. Het voelt inderdaad niet altijd logisch dat iemand met een groter appartement meer zou moeten betalen voor bijvoorbeeld schoonmaak van het trappenhuis, zoals ook te lezen is in deze discussie op het forum.

Toch blijft de juridische regel dat de akte leidend is. De splitsingsakte is de basis van de afspraken tussen de appartementseigenaren. Daarin staat wie welk deel bezit en hoe de kosten verdeeld worden. Alleen als die akte wordt gewijzigd, mag je afwijken.

💡 Tip: Wil je weten hoe je de splitsingsakte officieel kunt wijzigen? Lees dan ons stappenplan.

Wat zegt de rechter over afwijking van de akte?

Neem bijvoorbeeld het volgende praktijkgeval. Sinds 2001 bewoonden eigenaren in deze zaak hun appartementen terwijl de servicekosten, tegen de akte in, simpelweg gelijk werden gedeeld. Pas in 2014 vroeg een nieuwe eigenaar waarom zijn nota niet volgens de breukdelen was berekend. Daarmee kwam de zaak bij de kantonrechter terecht.

De rechter stelde: “De omstandigheid dat de bestreden besluiten al jarenlang op deze wijze zijn uitgevoerd, maakt niet dat deze in overeenstemming zijn met de splitsingsakte.”

Toch vond de kantonrechter het beroep op nietigheid ‘onaanvaardbaar’, omdat het systeem van gelijke kostenverdeling al meer dan twintig jaar werd toegepast en logisch leek. Maar in hoger beroep keek het hof er strenger naar: alleen met zwaarwegende redenen mag van de akte worden afgeweken. Artikel 5:139 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek vereist dat minstens 80% van de eigenaren instemt met een wijziging.

Deze uitspraak kun je teruglezen via ECLI:NL:GHARL:2025:1693

Wijzigen van de akte: wat ging er mis?

De VvE probeerde alsnog de akte aan te passen. Volgens het bestuur stemde 86% van de leden in met het voorstel om de kosten voortaan gelijk te verdelen. Toch werd dit besluit aangevochten bij de rechter.

De rechtbank vond aanvankelijk dat het besluit rechtsgeldig was. Sommige bezwaarmakers zouden geen schade lijden, anderen kregen een vergoeding aangeboden, en twee van hen waren geen eigenaren maar partners van eigenaren.

In hoger beroep bleek echter dat het benodigde aantal geldige stemmen niet was gehaald. Er waren namelijk volmachten gebruikt die niet aan de regels voldeden.

Let op bij volmachten

Een belangrijk punt was dat sommige eigenaren hun stem via een volmacht aan “het bestuur” hadden gegeven. Dat komt vaker voor, maar is juridisch niet toegestaan. Het bestuur is namelijk een orgaan, geen natuurlijk persoon of rechtspersoon.

💡 Tip: Zo stel je een geldige volmacht op: Een volmacht moet altijd op naam staan van een natuurlijk persoon (bijvoorbeeld een mede-eigenaar of familielid) of een rechtspersoon (zoals een BV). Een volmacht aan ‘het bestuur’ is ongeldig, omdat het bestuur geen rechtspersoon is.

Het verschil tussen MR1992 en MR2006 dook ook op. In MR1992 ontbreekt een expliciet verbod op volmachten aan bestuurders, maar dat maakt een volmacht aan “het bestuur” nog steeds ongeldig. Een bestuurder mag wél gevolmachtigde zijn, maar dan moet de volmacht op zijn of haar naam staan.

Uitspraken hierover kun je teruglezen via ECLI:NL:GHARL:2025:1724 en ECLI:NL:GHARL:2025:1725

Gevoel versus juridische werkelijkheid

De uitspraak is helder: een VvE mag niet zomaar afwijken van de splitsingsakte, ook niet als dat jarenlang ‘goed’ ging of logisch leek. Wil je iets veranderen aan de verdeling van kosten? Dan moet je de akte formeel laten wijzigen en daarbij de juiste procedure volgen.

Zo voorkom je juridische problemen, en zorg je ervoor dat de VvE transparant, rechtsgeldig en toekomstbestendig handelt.