Digitaal vergaderen binnen de VvE: eindelijk structureel geregeld in de wet

Online vergaderen is voor veel VvE’s inmiddels geen experiment meer. Tijdens corona werd het noodgedwongen ingevoerd, daarna bleef het hangen als praktische oplossing. Toch zat er juridisch altijd een ongemakkelijke rand aan: mag dit eigenlijk wel, zonder tijdelijke noodwet of creatieve interpretatie van het reglement? Met het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen komt daar nu structureel duidelijkheid in.

In dit artikel nemen we je mee in wat er precies verandert, wat er straks wél kan en waar VvE’s rekening mee moeten houden. Daarbij zoomen we in op de rol van de Branchevereniging voor VvE-beheerders (BVVB), die als belangrijke gesprekspartner heeft bijgedragen aan deze doorbraak. Daarnaast maken we gebruik van de juridische analyse van Lexys Advocaten, die de nieuwe wet en bijbehorende wetsartikelen heeft beoordeeld en deze speciaal voor Nederlandvve.nl heeft vertaald naar begrijpelijke gevolgen voor de VvE-praktijk.

Van noodoplossing naar volwaardig alternatief

Op 11 januari 2024 is het wetsvoorstel ingediend dat digitaal vergaderen expliciet mogelijk maakt voor privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder VvE’s. Daarmee wordt een einde gemaakt aan de situatie waarin digitaal vergaderen vooral mogelijk was via tijdelijke noodwetgeving of creatieve oplossingen.

Belangrijk om te benadrukken: digitaal vergaderen wordt geen verplichting. Het krijgt een facultatief karakter. Dat betekent dat de digitale vergadering een volwaardig alternatief wordt naast de fysieke en hybride vergadering. Deze lijn sluit goed aan bij de inzet van onder meer de BVVB, die zich de afgelopen jaren hard heeft gemaakt voor een toekomstbestendige en beter toegankelijke VvE-sector.

De wetgever kiest hier bewust voor ruimte. VvE’s verschillen enorm in omvang, samenstelling en digitale vaardigheden. Wat voor de ene VvE een uitkomst is, kan voor de andere juist problematisch zijn. Die diversiteit wordt erkend in het wetsvoorstel.

Geen statutenwijziging, wel een machtiging

Een belangrijk punt voor VvE’s is dat zij niet onnodig worden belast met een statutenwijziging. De wet gaat ervan uit dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen aan het bestuur om te bepalen dat een vergadering hybride of volledig digitaal plaatsvindt.

Die machtiging is van regelend recht. Dat betekent dat VvE’s hiervan mogen afwijken in hun statuten, maar dat dit niet hoeft. De inhoud van de machtiging wordt bovendien overgelaten aan de VvE zelf.

Een VvE kan bijvoorbeeld vastleggen dat een digitale vergadering op verzoek van één of meerdere leden alsnog wordt omgezet naar een fysieke bijeenkomst. Ook kan worden afgesproken dat digitale vergaderingen alleen onder bepaalde omstandigheden worden gehouden.

Wanneer is digitaal vergaderen rechtsgeldig?

De wet stelt duidelijke randvoorwaarden. Een digitale vergadering moet inhoudelijk gelijkwaardig zijn aan een fysieke vergadering. Dat betekent dat leden volwaardig moeten kunnen deelnemen, alsof zij in dezelfde ruimte aanwezig zijn.

In juridische termen is dit uitgewerkt in artikel 2:38 BW. Dit artikel is aangepast om digitaal vergaderen structureel mogelijk te maken binnen verenigingen, waaronder VvE’s.

In het huidige en vernieuwde artikel 2:38 lid 7 BW staat dat een stemgerechtigde via het elektronische communicatiemiddel moet kunnen worden geïdentificeerd, rechtstreeks kennis moet kunnen nemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht moet kunnen uitoefenen. De wetgever heeft hier een belangrijk element aan toegevoegd:

“(…) en via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering alsmede rechtstreeks kan deelnemen aan de beraadslaging.”

Dit betekent concreet dat een digitale VvE-vergadering méér moet zijn dan alleen meekijken of luisteren. Er moet sprake zijn van echte interactie, vergelijkbaar met een fysieke vergadering.

Daarnaast bepaalt artikel 2:38 lid 9 BW dat bij of krachtens de statuten voorwaarden mogen worden gesteld aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel. Zijn deze voorwaarden niet in de statuten opgenomen, dan moeten zij bij de oproeping van de vergadering duidelijk worden gemaakt.

Ook wordt een volledig nieuw lid toegevoegd aan artikel 2:38 BW. Het nieuwe lid 10 bepaalt:

“Indien de algemene vergadering tevens of uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is, vermeldt de oproeping de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel.”

Voor VvE’s betekent dit dat vooraf helder moet zijn hoe leden kunnen deelnemen en stemmen, zodat daar tijdens of na de vergadering geen discussie over kan ontstaan.

Aandacht voor redelijkheid en billijkheid

Voor VvE’s speelt nog iets extra’s. Op grond van artikel 2:8 BW geldt de norm van redelijkheid en billijkheid. Dat betekent dat het bestuur bij de keuze voor digitaal vergaderen expliciet moet kijken naar de gevolgen voor de leden.

In de juridische toelichting, zoals die door Lexys Advocaten voor Nederlandvve.nl is uitgewerkt, wordt bijvoorbeeld genoemd dat sommige leden onvoldoende digitale vaardigheden hebben. Als dat bekend is, mag een VvE die belangen niet negeren. Gelijkwaardig kunnen deelnemen aan de ALV is een zwaarwegend uitgangspunt.

Daarom kan een VvE in de machtiging opnemen dat praktische ondersteuning wordt geboden aan leden die moeite hebben met online vergaderen. Denk aan hulp vooraf of begeleiding tijdens de vergadering. Ook dit hoort bij een volwaardige digitale vergadering.

Voorwaarden vooraf duidelijk maken

Als er voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel, moeten die duidelijk zijn. Staan ze niet in de statuten, dan moeten ze worden vermeld in de oproeping voor de vergadering.

Daarnaast wordt een nieuw lid aan artikel 2:38 BW toegevoegd. Daarin staat dat de oproeping expliciet moet vermelden hoe leden kunnen deelnemen aan de digitale vergadering en hoe zij hun stem kunnen uitbrengen. Dat voorkomt onduidelijkheid en discussie achteraf.

Geen verwarring met regels voor BV’s en NV’s

In de discussie over digitaal vergaderen worden soms artikelen aangehaald die niet voor VvE’s gelden, zoals artikel 2:117a en 2:227a BW. Deze bepalingen zijn uitsluitend van toepassing op naamloze en besloten vennootschappen. Voor VvE’s zijn deze bepalingen dus niet relevant.

Vooruitgang of spanningsveld?

Digitaal vergaderen wordt vaak gezien als een modernisering. Tegelijkertijd blijft de vraag bestaan of het altijd de gewenste vorm is. Zijn fysieke vergaderingen niet soms noodzakelijk of wenselijk? Het wetsvoorstel geeft hier bewust geen eenduidig antwoord op. De keuze ligt bij de VvE zelf.

Digitaal vergaderen is een vooruitgang, maar of het altijd de juiste vooruitgang is, blijft een vraag die elke VvE voor zichzelf moet beantwoorden.

Wat betekent deze wet concreet voor VvE’s?

Met de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen wordt digitaal vergaderen voor VvE’s eindelijk structureel en expliciet geregeld. Dankzij de inzet van verschillende betrokken partijen, waaronder de BVVB, is een belangrijke stap gezet richting moderne en toegankelijke besluitvorming.

Tegelijk laat de wet bewust ruimte voor maatwerk. Op basis van de juridische duiding van Lexys Advocaten, die de wet voor Nederlandvve.nl heeft geanalyseerd, is duidelijk dat digitaal vergaderen geen doel op zich is, maar een middel dat zorgvuldig moet worden ingezet. Met aandacht voor redelijkheid, gelijkwaardige participatie en duidelijke spelregels krijgen VvE’s de vrijheid om te kiezen wat in hun situatie het beste werkt.