Incassomachtiging VvE: wanneer is een ALV-besluit nodig?

Moet de vergadering van eigenaars het bestuur altijd apart machtigen om een incassoprocedure te starten? Nee. Dat hangt af van het toepasselijke modelreglement en de eigen splitsingsakte. Juist op dit punt bestaan duidelijke verschillen tussen oudere en nieuwere modelreglementen.

Wat is een incassomachtiging?

Met een incassomachtiging of procesmachtiging geeft de vergadering het bestuur toestemming om namens de VvE een gerechtelijke procedure te starten. Zo’n machtiging is dus iets anders dan een betalingsherinnering of een incassoprotocol.

Incassomachtiging en incassoprotocol zijn niet hetzelfde

Een incassoprotocol beschrijft de interne werkwijze van de VvE bij betalingsachterstanden. Daarin kan bijvoorbeeld staan wanneer een herinnering wordt verstuurd, wanneer een 14-dagenbrief volgt en wanneer een dossier wordt overgedragen.

Een incassomachtiging ziet op de bevoegdheid van het bestuur om namens de VvE een gerechtelijke incassoprocedure te voeren.

Verschillen tussen de modelreglementen

Bij de oudere modelreglementen is voor het instellen van een rechtsvordering in beginsel een machtiging van de vergadering nodig. De expliciete uitzondering voor incassoprocedures die later is toegevoegd, staat daar nog niet in.

In Modelreglement 2006 is opgenomen dat het bestuur voor het voeren van incassoprocedures geen afzonderlijke machtiging van de vergadering nodig heeft. Die uitzondering is ook opgenomen in Modelreglement 2017 en het Modelreglement Kleine VvE 2021.

Reglement	Hoofdregel bij incassoprocedure
MR1972 / MR1973	controleer of de vergadering het bestuur heeft gemachtigd voor het instellen van de procedure
MR1983 / MR1992	controleer of de vergadering het bestuur heeft gemachtigd voor het instellen van de procedure
MR2006	expliciete uitzondering: geen afzonderlijke machtiging nodig voor incassoprocedures
MR2017	expliciete uitzondering: geen afzonderlijke machtiging nodig voor incassoprocedures
Kleine VvE 2021	expliciete uitzondering: geen afzonderlijke machtiging nodig voor incassoprocedures

Controleer altijd de eigen splitsingsakte

Een modelreglement geldt via de splitsingsakte. In die akte kan van bepalingen uit het modelreglement zijn afgeweken. Ga daarom nooit alleen af op het jaartal van het modelreglement.

Ook is niet iedere juridische procedure tegen een eigenaar automatisch een gewone incassoprocedure. Bij twijfel over de bevoegdheid van het bestuur is juridische beoordeling verstandig.

Is een jaarlijks incassobesluit nog nodig?

Een jaarlijks incassobesluit kan praktisch zijn wanneer de VvE werkt met een ouder modelreglement of wanneer zij haar incassobeleid duidelijk wil vastleggen. Maar het is onjuist om te stellen dat iedere VvE elk jaar verplicht een incassobesluit moet nemen.

Bij MR2006, MR2017 en het Modelreglement Kleine VvE 2021 is juist expliciet bepaald dat voor het voeren van incassoprocedures geen afzonderlijke machtiging van de vergadering nodig is.

Download model incassomachtiging

Heeft uw VvE op grond van de eigen akte en het toepasselijke reglement wél een machtiging nodig? Gebruik dan het vernieuwde Word-model als uitgangspunt. Het bevat een voorbeeldbesluit, stemvastlegging en ondertekenvelden.

Controleer voor gebruik altijd of de tekst past bij de eigen splitsingsakte en de concrete procedure.

Van betalingsachterstand naar incasso

Een machtiging is slechts één onderdeel van het incassotraject. Lees ook onze praktische handleiding VvE-incasso, het model incassoprotocol en de uitleg over opeisbaarheid, verzuim, 14-dagenbrief en incassokosten.

Wilt u een dossier laten beoordelen voor overdracht? Dan kunt u de VvE-incasso via Nederlandvve.nl aanmelden.

---