Is de VvE bestuursvergadering geheim?
Niet alleen de leden van een Vereniging van Eigenaren (VvE) vergaderen geregeld, maar ook het bestuur van de VvE. Bij de gewone VvE vergadering mag iedereen aanschuiven. Zowel de leden, hun gemachtigde en meestal ook een advocaat of accountant van een VvE-lid. Dat is niet het geval bij de bestuursvergadering. Die is er alleen voor de bestuurders. Maar is wat er in die vergaderingen besproken wordt dan ook geheim? Nederlandvve.nl beantwoordt die vraag.
VvE bestuursvergadering
In de splitsingsakte van de VvE staat het reglement. Dat is bijna altijd gebaseerd op één van de modelreglementen. In modelreglement 2006 en modelreglement 2017 is bepaald hoe vaak het bestuur minimaal moet vergaderen. Dat is minimaal vier keer per jaar (modelreglement 2006), of minimaal twee keer per jaar (modelreglement 2017). In die reglementen staat ook de verplichting om van de bestuursvergadering notulen bij te houden. In de oudere modelreglementen staan geen verplichtingen om bestuursvergaderingen te houden. Ook staat daarin niet een verplichting om notulen daarvan bij te houden.
Recht op inzage notulen bestuursvergadering
Alle VvE-leden hebben echter recht op inzage in de administratie van de VvE. Zij mogen dus ook de notulen van de bestuursvergaderingen inzien. Als de nieuwere modelreglementen van toepassing zijn, is het bijhouden van notulen dus verplicht. De leden van de VvE mogen die inzien. Bij de oudere modelreglementen bestaat dat recht ook, maar natuurlijk alleen als er ook echt notulen van de bestuursvergadering zijn opgesteld. Anders maken die ook geen onderdeel uit van de administratie van de VvE.
Mag het bestuur inzage weigeren?
Het bestuur mag inzage in de notulen van de bestuursvergadering dus niet weigeren. Als dat toch gebeurt, dan kan inzage met een juridische procedure worden afgedwongen. Als er sprake is van een spoedeisend belang, kan dat zelfs in een kort geding. In dat geval moet wel een advocaat ingeschakeld worden om de VvE te dagvaarden.
Het bestuur heeft in dec tm mrt 2020 3 keer de ALV afgezegd zonder opgave van reden. Kan het bestuur zich beroepen op de coronacrisis? Moet de beheerder informatie geven aan niet bestuursleden? Uw reactie 4tegemoed ziend. Mvg
Ik denk dat er gewoon veel mis is in de VvE Nederland. Ik heb er ook mee te maken maar heb het gevoel dat veel geld van ons in rook opgaat.
Voorbeeldje van een door een “professionele VvE beheerder” die eigenmachtig, onder toeziend oog van een wiebelig VvE bestuur een ALV afblaast wegens de Corona crisis… zonder alle ALV leden een persoonlijke email of briefje te sturen. Onderstaande epistel hing aan een bulletin board.
Geachte relatie,
Op maandag 23 maart zijn door de overheid verdergaande maatregelen genomen in strijd tegen verdere uitbreiding van het Corona virus. Wij hebben voornamelijk te maken met de volgende maatregelen.
De aanvullende maatregelen ingesteld door de overheid.
• Er geldt een verbod op alle samenkomsten tot 1 juni 2020;
• Er geldt geen minimum meer van 100 personen waarvoor dit verbod is ingesteld;
• Er gelden forse boetes bij overtreding van de samenscholing of het niet bewaren van 1,5 meter afstand;
• Er geldt dat bij koorts van een persoon, het gehele gezin thuis moet blijven.
De geplande Algemene Ledenvergadering gaat niet door. De verscherpte maatregelen maken het onmogelijk om de Algemene Ledenvergadering te organiseren voor de wettelijke termijn van 30 juni 2020. We zullen creatief moeten zijn om toch een vorm van vergaderen te vinden die het mogelijk maakt besluiten te nemen. Belangrijk is hierbij om de balans te vinden in het nemen van noodzakelijke besluiten waardoor de VvE niet stagneert en een overlegvorm op basis waarvan elke eigenaar een besluit kan nemen en kan vastleggen. De VvE beheerder heeft in samenspraak met Rijssenbeek Advocaten een manier gevonden om de vergadering te laten plaatsvinden die recht doet aan al deze aspecten.
Een beperkte ALV agenda en met digitaal stemmen of schriftelijk (op papier) stemmen.
De VvE kan met onderstaande 10 stappen vergaderen. De medewerking van alle leden is belangrijk om het quorum (voldoende opkomst) te halen, zich in te lezen op de vergadering en stemmen uit te brengen!
1.Er wordt een aangepaste agenda gemaakt met noodzakelijke besluitvoorstellen;
2.Er wordt een duidelijke agendatoelichting geschreven met onderbouwing van het besluitvoorstel;
3.Er wordt tot 5 dagen voor de ALV de mogelijkheid geboden om schriftelijk vragen hierover te stellen;
4.Er wordt tot 2 dagen voor de vergadering schriftelijk antwoord gegeven op de gestelde vragen;
5.Er wordt een overzicht gemaakt van vraag + antwoord en deze is als vergaderdocument beschikbaar;
6.Er wordt bij elk agendapunt de mogelijkheid geboden om digitaal in te stemmen op de besluitvoorstellen;
7.Er wordt bij elk agendapunt de mogelijkheid geboden om op papier te stemmen op de besluitvoorstellen;
8.De stemmen die op papier zijn uitgebracht worden bij het bestuur van de VvE ingeleverd;
9.De stemmen die zowel digitaal als op papier zijn ontvangen worden geteld en conform de bepalingen uit de splitsingsakte worden besluitvoorstellen als “aangenomen” of “afgewezen” verwerkt;
10.De stemmen worden vastgelegd in de notulen van de vergadering die bestaat uit de toelichting, de gestelde vragen + antwoorden en de bijbehorende stemuitslag.
Uiteraard kan ook een reguliere volmacht worden afgegeven aan het bestuur zonder steminstructie.
Medewerkers van VvE beheerder werken vanuit huis. Veel medewerkers van de VvE beheerder zijn sinds 16 maart met hun volledige werkplek thuis aan het werk. Omdat ook de scholen zijn gesloten, vraagt dit veel van onze medewerkers. Het VvE beheer valt niet onder de vitale beroepen en daarmee gaan hun kinderen niet naar school. Onze medewerkers zullen door online samenwerken, afspraken maken over de bereikbaarheid van onze organisatie. Wij zijn daarmee normaal bereikbaar, echter kan uw contactpersoon dat soms niet zijn.
Overweeg om niet spoedeisende reparatieverzoeken of VvE vragen uit te stellen tot na 1 juni 2020.
Steeds meer leveranciers werken met een aangepaste dienstverlening waarbij alleen spoedeisende storingen worden behandeld of werkzaamheden in de woning niet meer worden aangenomen. Om de leveranciers in staat te stellen om de primaire en spoedeisende zaken te verwerken, vragen wij Uw overweging om niet spoedeisende reparatieverzoeken uit te stellen. De VvE beheerder meldt Uw reparatieverzoeken wel door.
Nadeel van dit circus is dat veel oudere mensen geen internetverbinding hebben. Videovergaderen is voor hen een deur te ver.
Een combinatie van een “papieren ALV” versus Videovergaderen gaat gewoon niet werken.
Gewoon een ALV plannen na 1 september 2020 in een Coronaproof vergaderruimte is beter. Ouderwets en mondeling…
Zeker geen onbeperkte volmachten uitdelen aan onbetrouwbare bestuurders… en een slecht communicerende “professionele VvE beheerder”
Geheim zijn de notulen niet, als ze er al zijn.
Inzage krijgen kan natuurlijk, maar bij weigering bestuur zal rechtsgang nodig zijn/blijken. Kosten/baten.
Wat wil men met inzage bereiken? Vanwaar deze behoefte? Heeft het bestuur iets verkeerds gedaan? En zo ja, zal dat dan blijken uit de notulen? Als het bestuur “de zaak loopt te flessen” is het dan logisch dat het bestuur dat dan ook notuleert/zwart op wit stelt/bekent?
Waar ik nog wel de “voorspelling” aan toevoeg dat de notulen, na al dan niet afgedwongen inzage, in den vervolge uiterst summiere informatie zullen bevatten. 😉
In de dagelijkse praktijk zijn openbaarheid en diepgang van de inhoud omgekeerd evenredig. 😉
Een grote hoeveelheid van onze leden hebben schriftelijk aangegeven bezwaar te maken tegen een aangekondigde digitale VvE vergadering bestuursverkiezingen. Men wil dit wel laten plaatsvinden in een zaal in de loop van dit jaar zodra de corona maatregelen dit toelaten maar dus niet digitaal.
Kan een digitale VvE vergadering worden opgelegd – verplicht worden gesteld ?