Incassokosten bij een VvE: regels, 14-dagenbrief en bedragen

Als een appartementseigenaar een VvE-bijdrage niet op tijd betaalt, kan de VvE onder voorwaarden buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Daarvoor gelden wettelijke regels. Vooral bij particuliere appartementseigenaren is de correcte 14-dagenbrief belangrijk. Sinds 1 oktober 2024 gelden bovendien aanvullende regels voor terugkerende termijnbetalingen.

Redactie Nederlandvve.nl Hoofdredacteur: Roel van der Vossen

15 juli 2015 · Reageer

Maak ons je Google-favoriet

Wanneer mag een VvE incassokosten rekenen?

De VvE moet eerst een opeisbare vordering hebben. Daarnaast moet worden bepaald wanneer de eigenaar in verzuim is geraakt. Dat is niet hetzelfde moment als de opeisbaarheid van de bijdrage. Welke regels gelden, hangt onder meer af van de splitsingsakte, het toepasselijke modelreglement en de wettelijke regels.

Lees voor het volledige traject ook onze uitleg over VvE-incasso.

14-dagenbrief bij een particuliere appartementseigenaar

Gaat het om een consument en wil de VvE aanspraak maken op de wettelijke buitengerechtelijke incassokosten, dan moet na het intreden van verzuim een correcte veertiendagenbrief worden verstuurd.

De eigenaar moet vervolgens de volledige wettelijke termijn krijgen om alsnog zonder incassokosten te betalen. De termijn moet daarom aansluiten op de ontvangst van de brief. Een formulering als “binnen veertien dagen na heden” is niet veilig.

Een praktisch bruikbare formulering is bijvoorbeeld: “binnen veertien dagen, gerekend vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd”.

In de brief moet ook duidelijk staan welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt als betaling binnen die termijn uitblijft.

Hoe hoog zijn de maximale incassokosten?

De wettelijke staffel voor consumentenvorderingen is als volgt:

Het minimumbedrag bedraagt in beginsel € 40. Voor de totale vergoeding geldt een wettelijk maximum.

Meerdere gemiste VvE-bijdragen: regels sinds 1 oktober 2024

Sinds 1 oktober 2024 geldt een beperking op de stapeling van incassokosten bij bepaalde terugkerende termijnbetalingen. Dit is voor VvE’s relevant, omdat maandelijkse voorschotbijdragen vaak terugkerende betalingen zijn.

Bij afzonderlijk aangemaande termijnbedragen van maximaal € 266,67 geldt binnen de relevante periode van zes maanden maximaal € 40 voor de eerste gemiste termijn en € 20 voor iedere volgende afzonderlijk aangemaande termijn.

Bij zes afzonderlijke termijnen komt het maximum daarmee uit op € 140 en niet op zes keer € 40.

Let op: niet iedere VvE-bijdrage valt automatisch onder deze € 20-regel. Bij termijnbedragen boven € 266,67 en bij een andere wijze van aanmanen kan de berekening anders uitpakken.

Wat als meerdere termijnen tegelijk worden aangemaand?

De regelgeving maakt onderscheid tussen afzonderlijk en gezamenlijk aangemaande termijnbetalingen. Daardoor is niet in iedere situatie dezelfde berekening van toepassing. Zeker wanneer meerdere maanden tegelijk worden gevorderd, is het verstandig de berekening te controleren voordat de VvE incassokosten vermeldt.

Mag de VvE btw over incassokosten doorberekenen?

Btw over incassokosten kan onder voorwaarden worden meegenomen wanneer de schuldeiser deze btw zelf niet kan verrekenen. Dat is dus geen automatische opslag van 21% in iedere VvE-zaak. Controleer dit per situatie.

WIK en Wki zijn niet hetzelfde

In de praktijk worden twee regelingen regelmatig door elkaar gehaald.

• Wet Incassokosten / Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: regelt onder meer hoeveel buitengerechtelijke incassokosten een schuldenaar maximaal verschuldigd kan worden.
• Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki): regelt sinds 1 april 2024 de kwaliteit en registratie van ondernemingen die beroepsmatig buitengerechtelijke incassowerkzaamheden voor derden verrichten bij natuurlijke personen.

Lees ook ons achtergrondartikel over de toepasselijkheid van de Wet Incassokosten op VvE-vorderingen.

Een VvE-incasso voorbereiden

Gebruik onze handleiding VvE-incasso om te controleren welke stappen en documenten nodig zijn. Wilt u het dossier laten beoordelen voor overdracht? Dan kunt u de VvE-incasso via Nederlandvve.nl aanmelden.