Handleiding VvE-incasso: stappenplan bij betalingsachterstand

Heeft een appartementseigenaar een betalingsachterstand bij de VvE? Gebruik dan dit stappenplan om te controleren wat er verschuldigd is, wanneer verzuim intreedt, of een 14-dagenbrief nodig is en welke stukken nodig zijn voordat een dossier wordt overgedragen.

Deze handleiding is praktisch van opzet. Voor de juridische achtergrond leest u ook onze uitgebreide uitleg over VvE-incasso.

Stap 1 – Stel exact vast welk bedrag niet is betaald

Bepaal eerst waarop de betalingsachterstand betrekking heeft. Denk aan een maandelijkse voorschotbijdrage, een definitieve bijdrage na vaststelling van de jaarrekening, een extra bijdrage of een andere rechtsgeldige betalingsverplichting.

Leg per bedrag vast wat de hoogte is en op welke periode of welk besluit de vordering betrekking heeft.

Stap 2 – Controleer de splitsingsakte en het modelreglement

Controleer welk modelreglement via de splitsingsakte geldt en of in de akte van dat model is afgeweken.

Dit is onder meer relevant voor de vraag wanneer de bijdrage opeisbaar is, wanneer verzuim intreedt en of het bestuur voor een gerechtelijke incassoprocedure een afzonderlijke machtiging nodig heeft.

Stap 3 – Bepaal wanneer het bedrag opeisbaar werd

Opeisbaarheid betekent dat de VvE betaling kan verlangen. Ga niet automatisch uit van de eerste dag van de maand. Controleer de akte, het toepasselijke reglement en het besluit waarop de bijdrage is gebaseerd.

Stap 4 – Bepaal wanneer verzuim is ingetreden

Opeisbaarheid en verzuim zijn niet hetzelfde. MR2006, MR2017 en het Modelreglement Kleine VvE 2021 kennen bijvoorbeeld een termijn van één maand na opeisbaarheid waarna de eigenaar zonder ingebrekestelling in verzuim is.

Bij andere regelingen moet afzonderlijk worden beoordeeld wanneer verzuim intreedt.

Stap 5 – Stuur een duidelijke betalingsherinnering

Vermeld in de herinnering in ieder geval:

het openstaande bedrag;
waarop het bedrag betrekking heeft;
de oorspronkelijke betaaldatum;
het rekeningnummer van de VvE;
een redelijke termijn om alsnog te betalen.

Download het model betalingsherinnering VvE.

Stap 6 – Stuur indien nodig een correcte 14-dagenbrief

Wil de VvE bij een particuliere eigenaar wettelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, dan is na het intreden van verzuim een correcte veertiendagenbrief nodig.

De eigenaar moet de volledige wettelijke termijn krijgen vanaf de dag na ontvangst van de brief. Vermeld bovendien duidelijk welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt als tijdige betaling uitblijft.

Lees meer over de 14-dagenbrief en de hoogte van incassokosten of download het model 14-dagenbrief.

Stap 7 – Bereken eventuele incassokosten

Gebruik de wettelijke staffel en houd rekening met de regels die sinds 1 oktober 2024 gelden voor bepaalde terugkerende termijnbetalingen tot en met € 266,67. Bij afzonderlijk aangemaande termijnen kan na de eerste termijn een maximum van € 20 per volgende termijn gelden.

Controleer de berekening zorgvuldig wanneer meerdere maanden tegelijk worden aangemaand of wanneer de maandbijdrage hoger is dan € 266,67.

Stap 8 – Controleer of een incassomachtiging nodig is

Bij oudere modelreglementen moet voor het instellen van een rechtsvordering in beginsel worden gecontroleerd of de vergadering het bestuur daarvoor heeft gemachtigd. MR2006, MR2017 en het Modelreglement Kleine VvE 2021 kennen een expliciete uitzondering voor incassoprocedures.

Lees hierover meer bij incassomachtiging VvE.

Stap 9 – Maak het incassodossier compleet

Voor een goede beoordeling van het dossier zijn in ieder geval de volgende stukken nuttig:

splitsingsakte en toepasselijk reglement;
besluit of stukken waaruit de hoogte van de bijdrage blijkt;
actuele debiteurenkaart of specificatie van de achterstand;
verzonden betalingsherinneringen en aanmaningen;
de 14-dagenbrief, indien van toepassing;
verzend- of ontvangstinformatie;
incassomachtiging of relevante notulen, indien nodig;
actuele contactgegevens van de eigenaar.

Stuur geen BSN, kopie van een identiteitsbewijs of andere onnodige gevoelige persoonsgegevens mee.

Gebruik hiervoor ook de checklist VvE-incassodossier.

Handige modellen en downloads

Voor de verschillende stappen zijn nu actuele Word-modellen beschikbaar:

Stap 10 – Draag de vordering over

Als betaling uitblijft en het dossier voldoende compleet is, kan de VvE de zaak laten beoordelen voor overdracht aan een uitvoerende incassospecialist.

Via Nederlandvve.nl kunt u de zaak aanmelden. Nederlandvve.nl voert het incassotraject niet zelf uit, maar verzorgt de eerste intake en eventuele doorgeleiding.

Stap 11 – Houd nieuwe VvE-bijdragen apart bij

Een bestaand incassodossier ziet vaak op een bepaald bedrag en een bepaalde periode. Nieuwe maandbijdragen kunnen ondertussen opnieuw onbetaald blijven. Houd daarom goed bij welke nieuwe bedragen na overdracht opeisbaar worden en overleg met de uitvoerende partij hoe die in het dossier moeten worden meegenomen.

Veelgehoorde redenen om niet te betalen

Onenigheid met het VvE-beleid, de hoogte van de bijdrage of het uitgevoerde onderhoud betekent niet automatisch dat een eigenaar de betaling van rechtsgeldig vastgestelde VvE-bijdragen mag opschorten. Lees hierover ook onze uitleg over het opschorten van VvE-bijdragen.

Deel dit artikel