VvE incasso, hoe werkt dat precies?

Het functioneren van Verenigingen van Eigenaars (VvE ‘s) valt of staat bij een goed incassobeleid. Als de servicekosten van de VvE niet betaald worden, dan heeft de VvE namelijk geen geld en kan ze dus de VvE-verzekeringen niet betalen sparen voor groot onderhoud. Of erger nog: het kan zelfs voorkomen dat acute situaties – zoals lekkages – niet verholpen kunnen worden. Een goed VvE-Incassobeleid loont dus, maar hoe werkt het precies?

Opeisbaarheid VvE-bijdragen

De hoogte van de servicekosten van de VvE zijn gebaseerd op begroting. Elk VvE-lid moet maandelijks zijn aandeel in de totale kosten van de VvE vooruitbetalen. Aan het eind van het jaar worden de definitieve bijdragen vastgesteld: de leden moeten dan wat bijbetalen, of krijgen juist een gedeelte terug. Vooruitbetalen houdt in dat de bijdrage vóór de eerste dag van de maand waarop de VvE-bijdrage betrekking heeft moet zijn bijgeschreven op de bankrekening van de VvE. De bijdrage van januari moet dus voor 1 januari betaald zijn, de bijdrage van februari voor 1 februari, enzovoorts.

Één dag te laat? Betalingsachterstand!

Als de servicekosten één dag te laat door de VvE zijn ontvangen, dan is er formeel dus sprake van een betalingsachterstand. De meeste VvE-bestuurders of beheerders kiezen ervoor om nog een week of twee te wachten met het sturen van een betalingsherinnering. Het kan namelijk zo zijn dat de betaling alsnog binnenkomt. Als de betalingsherinnering geen effect heeft, dan kan nog een (laatste) aanmaning worden gestuurd. Als dat niet werkt, dan kan de vordering uit handen gegeven worden aan een VvE-incassobureau.

VvE-Incasso: minnelijk traject

Als de vordering aan een incassobureau uit handen wordt gegeven, dan wordt meestal eerst een minnelijk traject gestart. Het incassobureau start dan nog geen procedure bij de rechter, maar maant het VvE lid nogmaals om de achterstallige bijdrage te betalen, vermeerderd met de incassokosten. Dat wordt het ‘minnelijk traject’ genoemd. Als dat geen effect heeft, kan het incassobureau namens de VvE een procedure starten.

VvE-Incasso: gerechtelijk traject

In het gerechtelijke traject wordt door de deurwaarder een dagvaarding uitgebracht aan het VvE-lid. Het VvE-lid moet dan voor de rechter verschijnen en de rechter zal (tenzij er goede redenen zijn om niet te betalen, maar dat is meestal niet het geval) het VvE-lid dan veroordelen om de achterstallige servicekosten aan de VvE te betalen: meestal vermeerderd met de incassokosten en kosten van de procedure (salaris van de gemachtigde, zoals het incassobureau, en het betaalde griffierecht). Als het VvE-lid na dat vonnis nog niet betaalt, kan onder omstandigheden zelfs zijn appartement worden geveild (executie).

Aandachtspunten bij VvE-Incasso

Bij VvE-Incasso is wel oplettendheid geboden. Zo zijn de incassokosten pas verschuldigd als een zogenaamde 14-dagenbrief is gestuurd. In de speciaal ontwikkelde VvE incasso toolkit staat hoe dat werkt (exclusief voor VvE-abonnees). Daarnaast moet er een machtiging voor het bestuur zijn om het gerechtelijk traject te laten starten. Is er geen machtiging (incassobesluit), dan kan de VvE niet-ontvankelijk worden verklaard door de rechter. De vordering wordt dan afgewezen. Voor abonnees van Nederlandvve.nl is er daarom de hiervoor al genoemde VvE incasso toolkit en de handleiding VvE-bijdragen incasseren. Bovendien is voor abonnees het minnelijke traject geheel no-cure-no-pay. Bent u nog niet abonnee? Dan kunt u gebruik maken van de gratis handleiding VvE-incasso.