Mag een VvE-beheerder de ALV overdag plannen (en extra kosten rekenen voor de avond)?

Op ons VvE-forum werd deze week een interessante discussie gestart. Het betrof een bericht over een VvE beheerder die aan de VvE had medegedeeld dat de ALV‘s vanaf 2026 in de middag zijn en uiterlijk om 16:00 zullen starten. Volgens deze beheerder verloopt een vergadering in de middag namelijk efficiënter, zijn deelnemers geconcentreerder en is het bovendien beter voor de werk-privébalans van hun medewerkers. Klinkt sympathiek, maar er volgde ook het bericht dat voor ALV’s in de avond voortaan een toeslag wordt gerekend van €349 exclusief btw.

“Dit klopt totaal niet”

De reacties op het forum laten weinig aan duidelijkheid te wensen over. Een deelnemer noemde het

“onzin” dat mensen overdag liever vergaderen: “Wie gaat er nou vrij nemen van werk voor een ALV? Dan komt er helemaal niemand meer opdagen.”

Anderen vermoeden dat de maatregel vooral is ingegeven door kostenbesparing en personeelskrapte. En iemand reageerde

“Dit heeft niets met efficiëntie te maken, maar alles met het behouden van personeel. Niemand wil nog in de avonduren werken,”

Ook werd er gewezen op de toenemende invloed van private equity in de VvE-beheerbranche. De betreffende beheerder die deze maatregel invoert, blijkt onderdeel van een investeringsmaatschappij. Wat de volgende cynische conclusie opleverde bij een deelnemer aan de discussie

“Het is vast onderdeel van een strategie om de winstmarge te verhogen,”

Een groeiende trend

Toch lijkt het verschijnsel zich breder te verspreiden. Meerdere VvE’s melden dat ze vergelijkbare brieven ontvingen. Vaak begint het als een ‘pilot’, maar in de praktijk blijkt het de opmaat naar een vaste beleidswijziging.

Dat roept niet alleen de vraag op of dit wenselijk is, maar ook of het juridisch zomaar mag.

Mag een beheerder dit eenzijdig beslissen?

Volgens VvE advocaat Robert van Ewijk hangt dat sterk af van wat er in de beheerovereenkomst staat. Als daarin is bepaald dat de beheerder de ALV ‘in de avond’ organiseert, mag die afspraak niet zomaar worden gewijzigd. Staat er niets in de overeenkomst over het tijdstip, dan is het genuanceerder.

Robert verwijst ook naar dit artikel van Lexys Advocaten waarin uitgelegd wordt dat de uitleg van zo’n contract niet alleen draait om de letterlijke tekst, maar ook om wat partijen over en weer van elkaar mochten verwachten. Met andere woorden: wat was de bedoeling toen het contract werd gesloten, en hoe is dat in de praktijk ingevuld?

Heeft de beheerder bijvoorbeeld jarenlang ’s avonds vergaderd, dan kan dat een bestendig gebruik zijn. Dat weegt mee bij de uitleg van de overeenkomst. Een plotselinge verschuiving naar middagvergaderingen kan dan in strijd zijn met die verwachting en mogelijk ook met de redelijkheid en billijkheid die partijen tegenover elkaar in acht moeten nemen.

En die toeslag van €349?

Ook daarover zijn de meningen verdeeld. Juridisch mag een beheerder extra kosten rekenen voor avonduren, maar alleen als dat op voorhand duidelijk is afgesproken of aangekondigd. Wordt de toeslag ineens ingevoerd zonder overleg of aanpassing van de beheerovereenkomst, dan kan dat worden gezien als een eenzijdige contractwijziging en dus niet zomaar rechtsgeldig zijn.

Daarnaast speelt de praktische kant. Voor veel appartementseigenaren is het simpelweg niet haalbaar om overdag te vergaderen. Zij moeten werken en kunnen geen verlof opnemen voor een VvE-vergadering. Daarmee wordt het argument dat middagvergaderingen voor “hogere opkomst en betere besluitvorming” zorgen, door velen niet geloofwaardig gevonden.

Wat vinden VvE’s zelf?

De reacties op het forum zijn vrijwel unaniem: de meeste eigenaren willen vasthouden aan de traditionele avondvergadering. Niet alleen omdat het praktischer is, maar ook omdat het beter past bij de vrijwillige inzet van bestuursleden.

Tegelijkertijd snappen sommigen dat beheerders worstelen met personeelskrapte. Zo schreef een deelnemer

“Ik begrijp dat een beheerder zijn medewerkers niet elke avond kan laten werken, maar het is niet realistisch om dan de VvE’s het probleem te laten oplossen.”

De vraag is dus of er een middenweg bestaat. Een hybride vergadering met online deelname? Of een roulatiesysteem waarbij sommige vergaderingen in de middag zijn en andere in de avond? Vooralsnog lijkt de weerstand groot, zeker zolang beheerders zonder overleg zulke besluiten nemen.

Conclusie: Overleg blijft belangrijk

Een beheerder kan niet zomaar eenzijdig bepalen dat alle vergaderingen voortaan overdag plaatsvinden. Het hangt af van de beheerovereenkomst, van de verwachtingen bij het aangaan van die overeenkomst, en van redelijkheid en billijkheid. De extra toeslag voor avondvergaderingen is juridisch verdedigbaar, maar alleen als die helder en vooraf is afgesproken.

Belangrijker nog: communicatie is cruciaal. Een VvE is geen klant die je iets oplegt, maar een opdrachtgever waarmee je afspraken maakt. Het verplaatsen van de ALV naar de middag zonder overleg is dus niet alleen juridisch twijfelachtig, maar ook bestuurlijk onverstandig.

De discussie laat zien dat de relatie tussen VvE’s en beheerders onder druk staat, zeker nu grote beheerders steeds meer vanuit hun eigen bedrijfsbelang redeneren. Wat vind jij: is het redelijk dat een beheerder de ALV overdag plant? Of hoort de zeggenschap over het tijdstip gewoon bij de VvE zelf?