kv66
Aangemaakte reacties
-
Berichten
-
Ben ook op zoek naar een losse spaarrekening voor onze VvE.
Zie niet zoveel banken/instellingen die dit aanbieden. Een aantal (de meeste?) eisen ook een betaalrekening, waaraan de spaarrekening dan wordt gekoppeld.
Dat is gelijk aan wat we nu (Rabo) hebben en kost geld voor de betaalrekening.
Het rijtje van DNB geeft ook op vermogen beheer toegespitste banken, die denk ik niet zitten te wachten op een VvE die in feite alleen maar het geld wil stallen en er niet mee wil beleggen oid.
Een aantal biedt helemaal geen zakelijke spaarrekening aan. En hoewel de buitenlandse banken een NL vergunning hebben, met depositiegarantie, heb ik een zekere weerstand om daar een rekening te openen.
Ik ben dus benieuwd bij welke banken de VvE van @Rene dan de spaarrekeningen heeft lopen en zijn dat dan losse spaarrekeningen.Leuk onderwerp.
Maar de redactie van VvE belang magazine in tamelijk consistent. Ook in de artikelen over bv zonnepanelen wordt zonder blikken of blozen gesteld dat diegene die tegen stemden toch (lekker) mee moeten betalen. In die zin is het voor VvE belang magazine helemaal geen merkwaardige opvatting.
De vraag is denk ik: “wie bepaald of er iets van voordeel is voor een individueel lid van de VvE in geval van een zaak die niet onder het onderhoud geschaard kan worden”. Ik heb dat eens aan een jurist gevraagd. Die kwam niet veel verder dan dat als er verschil van mening daarover is, de ALV dat bepaalt. Ja, zo lust ik er nog wel een paar; de gekwalificeerde meerderheid gaat met een enkelvoudige meerderheid beslissen dat het voor iedereen van voordeel is.
Ik denk dan ook dat alleen het individuele lid zelf kan bepalen of er iets voor hem/haar van voordeel is of niet.
Zelfs in het geval waar het ogenschijnlijk duidelijk is dat er een financieel voordeel is te behalen (de zonnepanelen leveren toch een hoger rendement dan de spaarrekening), kan het individueel nog steeds een risico zijn.
Het is een redelijk harde economische wetmatigheid dat er tegenover elk financieel gewin een financieel risico staat. En wie ben ik , dat ik als bestuur of ik als buurman voor mijn buurman ga bepalen dat zij/hij dat risico wel kan dragen.
Het voorgaande gaat nog over hard materieel voordeel, maar dat de auteur van het artikel redelijk zacht (im)materieel toekomstig voordeel kan bepalen voor iemand, plaats hem/haar toch op eenzame hoogte.
De opstellers van MR1992 (ik weet niet of er in andere MR’s gelijkwaardige zinnen zijn opgenomen) hebben met de eenvoudig klinkende zin : ” De eigenaar die van zodanige maatregel geen voordeel trekt is niet verplicht in de kosten hiervan bij te dragen” een stevige barrière opgericht tegen bestuurders die graag geld van anderen uitgeven, althans dat denk ik.
Of dat zo is weet ik niet. Helaas ontbreekt een uitgebreide memorie van toelichting bij het MR, tenminste ik ken die niet.
Nu nog VvE leden die die zin/barrière ook (willen) gebruiken en gewoon niet betalen in voorkomende gevallen of bestuurders die in de geest van die zin de VvE leden van te voren al deze zin bij de besluitvorming onder de aandacht brengen.Het is maar wat de ALV wil. Over de tijdshorizon van een MJOP bestaan evenveel meningen dan er VvE’s zijn. Zoiets als de 17 miljoen bondscoaches van het Nederlands voetbalelftal.
Ik ben van mening dat een MJOP een tijdshorizon zou moeten hebben van dat bouwdeel met de langste vervangingstijd. Dan betaald iedereen netjes het verbruik van het gebouw ongeacht of je er lang of kort woont, dan wel er komt te wonen ergens halverwege de rit.
Een misschien extreem voorbeeld van wat ik bedoel. Stel, jullie gebouw heeft een dak met pannen. En niet zomaar pannen van 13 in een dozijn, maar hoogwaardige keramische pannen. De gemiddelde, zo je wilt theoretische, levensduur wordt opgegeven met 100 jaar. De kosten om zo’n pannendak nu te vervangen zijn €100.000. Dan is het sommetje (even afgezien van inflatie etc) snel gemaakt. Per jaar moet er €1000 aan de pot worden toegevoegd. Dat is €6 per maand per appartement. Iedereen betaalt dus €6 p/m voor het gebruik/genot van het dak of je er nu 1 maand woont of 50jaar.
Als je een horizon kiest van 10 jaar mag je blij zijn als na 80jaar eens iemand, die dan het MJOP herziet, opmerkt dat over 20jaar het pannendak vervangen moet worden. Dan gaan die bewoners dus de rekening betalen van de afgelopen 80 jaar.
Maar zoals gezegd, evenveel meningen als VvE’s zijn, maar ik vind het hanteren van een 10jaars horizon een beetje kort door de bocht.Hallo Rob en DikOz
Ik krijg de indruk dat uit mijn bijdrage(n) naar boven komt dat wij zo maar (of oproepen) alle tekorten of uitgaven die het boekhoudkundig label ‘onvoorzien’ hebben gekregen op de jaarrekening, ten laste van het reservefonds laten komen en het reservefonds op die manier leegroven. Ik denk dat het tegendeel is waar.
Al die posten die het tekort op de jaarrekening veroorzaken worden bekeken of er in de MJOB een begrotingspost voor die uitgave is en er dus in het reservefonds middelen aanwezig zijn. Als die er is wordt die post ten laste vh fonds gebracht.
Als die begrotingspost er niet is op de MJOB of het begrote/gereserveerde bedrag is te laag, wordt gekeken of het ten laste brengen aan reservefonds het reservefonds onderuithaalt. Deze afweging is in zekere mate subjectief, dat realiseren we ons ook. Als we (het bestuur) tot de conclusie komen dat het reservefonds dit niet aan kan, stellen we de ALV voor die uitgave(n) niet ten laste van het reservefonds te laten komen.
Een voorbeeld om het te concretiseren. Op onze MJOB staat de post “rioolontstopping”.
Die hebben we 12 jaar geleden ingeschat op 1x in de 10jaar á €400 ex BTW. Zo je wilt, het is misschien wel een post ‘onvoorzien’ met een naam.
Elf jaren zijn voorbij gegaan zonder dat er iets gebeurde.
In het 12de jaar (2018) hebben we tweemaal de rioolreinigingsfirma moeten laten komen.
Tijdens de werkzaamheden kwamen ze erachter dat er ook nog een breuk zat in een rioolleiding in de kruipruimte.
Totale kosten €850 ex BTW. Ong. €400 van de €850 komt op het conto van de breuk.
Het bedrag van €850 wordt boekhoudkundig als een onvoorziene uitgave geboekt door onze beheerder.
Alleen onderhoudskosten die in de ALV zijn besproken en besloten worden door de beheerder rechtstreeks op het reservefonds (af)geboekt.
De kosten voor de verstopping (€450) zijn opgenomen in de MJOB; dus ten laste van het reservefonds ligt daar voor de hand.
Komende tijd moeten we gaan bedenken wat we met die €400 gaan doen voor de reparatie van de breuk, om de ALV een voorstel te doen; ten laste vh reservefonds of niet.
Rob schreef:” Wanneer er kosten in de MJOB zijn die jaarlijks terugkomen kan het volgens mij dan ook niet anders dan dat die kosten in zijn geheel ook onderdeel uitmaken……”
Posten op de MJOB die een jaarlijkse interval hebben komen natuurlijk op de jaarbegroting, alleen niet met die naam en toenaam, maar als onderdeel van de reservering voor het reservefonds.
Overigens is de post ‘lift algemeen en storingen’ de enige post met jaarlijkse interval op onze MJOB. Waarschijnlijk omdat we die 1 op 1 zo hebben overgenomen van de liftfirma.
Rob schreef:” Zoals gezegd wordt op basis van het MJOP geld gereserveerd voor (toekomstig) groot-onderhoud.”.
De term ‘groot-onderhoud’ komt in het MR1992 niet voor. Er wordt geen onderscheid gemaakt in groot, klein of wat voor soort onderhoud dan ook. Het is allemaal onderhoud.
Er wordt zelfs geen reservefonds gevormd voor onderhoud maar voor ‘andere kosten’ (MR1992 art 32, lid 1).
Rob schreef:” Uiteindelijk moeten die kosten toch ook weer aangevuld worden om op termijn geen tekorten in het onderhoudsfonds te krijgen”.
Helemaal mee eens, linksom of rechtsom de leden betalen.
Daarom maakt het m.i. niet zo veel uit waar je de kosten begroot, als ze maar begroot worden. Je moet ze daar begroten waar het voor jou het gemakkelijkste is. M.i. staat geen enkele regel dit in de weg.
Begroten op de jaarlijkse begroting levert het probleem van DikOz op. Begroten op de MJOB heeft dat nadeel niet of veel minder.
DikOz schreef:” Gewone kosten zijn bijvoorbeeld energie gemeenschappelijke zaken, verzekeringen, contracten preventief onderhoud, bestuurskosten, toevoeging aan reservefonds, vervanging lampen en klein onvoorzien (goed in te schatten aan de hand van de laatste jaren)”.
Interessante opsomming. De vraag is hoe kom je aan deze opsomming? Is dat omdat in het algemeen de jaarbegrotingen van VvE’s er zo uitzien of heb je ergens een lijstje gevonden wat onder ‘gewone kosten’ te verstaan is.
Vervanging van lampen is m.i. nu bij uitstek een post die op de MJOB thuishoort. Het gaat over kosten die het gevolg zijn van jarenlang gebruik van de lamp.
De interval en de kosten voor de vervanging zijn eenvoudig te berekenen uit brandduurlamp, brandtijd en het aantal lampen. Resultaat bij ons: een post op de MJOB voor lampen met een interval van 3 jaar.
En van lampen koop je er toch niet elk jaar een paar, althans wij doen dat niet, maar eens in de zoveel jaar in bulk.
DikOz schreef: ”….. klein onvoorzien (goed in te schatten aan de hand van de laatste jaren)”.
Moet dat niet gevolgd worden door de bekende zinssnede: ”Resultaten behaald in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst”.
Maar als het goed is in te schatten, dan begrijp ik je initiële probleemstelling niet.
Er is bij jullie een overschot van ong 20% van de jaarbegroting (ex reservedotatie).
Misschien ten onrechte ben ik ervan uit gegaan dat dit elk jaar zo is, of tenminste dat dit geregeld voorkomt.
Dus is de vraag welke posten op jullie jaarbegroting veroorzaken dit overschot dan en waarom kan er geen begroting gemaakt worden die het overschot beperkt tot pak ‘m beet =< 5%.
DikOz schreef:” Maar, onvoorzien op het MJOP is eigenlijk dubbelop: het reservefonds heeft ook een bufferfunctie”.
Helemaal mee eens, onze MJOB heeft dan ook geen ‘onvoorzien’, maar kent wel vele posten met een naam voor reparatie c.q. correctief onderhoud.
En van de buffereigenschap van het reservefonds maken wij inderdaad gebruik voor uitgaven/kosten die niet met naam en toenaam op de MJOB staan.Hallo Rob en DikOz
@DikOz schreef: ” Een hoge onvoorziene uitgave is per bovenstaande definitie automatisch een ‘andere dan gewone jaarlijkse kostenpost’ en ik vind dat die dan direct ten laste van het reservefonds kan komen”.
Waarom is de hoogte van een uitgave hoog of laag en al dan niet onvoorzien, bepalend voor wat je daarmee qua boekhouding gaat doen.
M.i is er eigenlijk maar één criterium om uitgaven, al dan niet direct, ten laste van het reservefonds te laten komen nl. dat er in het reservefonds een reservering voor die uitgavepost aanwezig is als uitvloeisel van de MJOB.
Als die reservering er niet is en je toch het reservefonds belast, kom je daar geld te kort.
@DikOz schreef:” Ik vind dat elke begroting i.h.a. een post onvoorzien moet hebben”.
Daar ben ik het niet mee eens. Als er al een post ‘onvoorzien’ moet zijn, is die op zijn plaats op de MJOB.
De post ‘onvoorzien’, het woord zegt het al, is per definitie niet te begroten.
Het vaststellen hoe hoog een post ‘onvoorzien’ moet zijn is de hoge academische kunst van het vak ‘nattevingerwerk’.
Als je zo’n post op een jaarbegroting zet, waarbij je aan het eind van het jaar afrekent, dan roep je het probleem over je af.
@DikOz schreef:” Het reservefonds is voor ‘andere dan de gewone jaarlijkse kosten’”.
Zolang niet gedefinieerd is wat die ‘gewone jaarlijkse kosten’ dan zijn, kan je ook niet definiëren wat de ‘andere’ kosten zijn.
Daarmee heb je grote vrijheid de jaarbegroting en MJOB in te richten naar je eigen wens. Wij hebben het zo gedaan dat onze jaarbegroting eenvoudig is.
@Rob schreef:” …….ik vind dat een post die jaarlijks terugkomt in het MJOP niet op de meerjarenbegroting thuishoort maar op de jaarbegroting van de VvE”.
Er is geen wetmatigheid dat een kostenpost op de MJOB met een jaarlijkse interval dan per definitie op de jaarlijkse begroting thuis hoort.
Hoewel beide het woord “jaarlijks” in zich hebben, heeft dat niets met elkaar te maken.
De door DikOz opgeworpen vraag wordt geregeerd, in ons geval, door MR1992 artikel 4, lid 3 en 4 als volgt:
3. Indien over enig boekjaar de voorschotbijdragen, als bedoeld in artikel 5 tweede lid, de definitieve
bijdragen te boven gaan, zal het verschil aan de eigenaars worden terugbetaald, tenzij de vergadering anders besluit.
4. Indien over enig boekjaar de definitieve bijdragen de voorschotbijdragen te boven gaan, moeten
de eigenaars dit tekort binnen een maand na de vaststelling van de exploitatierekening aanzuiveren.
De bevoogding druipt eraf. De ALV wordt wel capabel genoeg geacht om te beslissen over het overschot, maar de auteur van het MR vindt het te eng om de ALV te laten beslissen over het tekort.
Ik weet niet of onze splitser ook deze visie was toegedaan, maar hij/zij heeft, met vooruitziende blik, in onze AvS dit lid 4 als volgt gewijzigd:
4. Indien over enig boekjaar de definitieve bijdragen de voorschotbijdragen te boven gaan, moeten de eigenaars dit tekort binnen een maand na de vaststelling van de exploitatierekening aanzuiveren, tenzij de jaarlijkse vergadering besluit het tekort geheel of gedeeltelijk ten laste van het reservefonds te brengen
Maar uiteindelijk maakt het eigenlijk niet uit hoe je de jaarlijkse begroting en MJOB opzet en welke posten je op de ene of andere begroting zet. Als het doel maar is om ervoor te zorgen dat de uitgaven en opbrengsten ook over een lange termijn met elkaar in evenwicht zijn. Begrotingen zijn daarvoor het middel en geen doel op zich.Ik vind het logisch dat de grondslag van de beheerder alleen “overeenkomst” is. Onze beheerder heeft geen privacyverklaring, althans niet voor de VvE’s die zijn aangesloten. Op mijn vraag waarom niet kwam het antwoord (Rijssenbeek) dat dat niet nodig was. Het past m.i. wel in de logische lijn van verantwoordelijkheden.
De AVG gaat over persoonsgegevens die een individu aan een organisatie afgeeft. De organisatie aan wie de gegevens worden afgestaan moet dan iets gaan doen.
Aan wie geeft een VvE lid die gegevens. Dat is toch echt aan de VvE.
Die heeft de wettelijke plicht tot iets, die heeft gerechtvaardigde belangen, die kan toestemming vragen/krijgen en kan op die grondslagen de gegevens verzamelen.
De VvE is de eerstverantwoordelijke om iets te gaan doen. Die stelt een privacyverklaring op met daarin welke gegevens er verzameld worden etc. en kan ook in die verklaring opnemen dat de verwerking door iemand anders gedaan wordt. Daarvoor wordt een overeenkomst gesloten met die ander, in het algemeen een beheerder. Als de VvE zelf die gegevens niet verwerkt, is voor de VvE ook geen register nodig. De VvE verstrekt de gegevens, c.f. de VvE privacyverklaring/overeenkomst, aan de beheerder.
De beheerder gaat de gegevens gebruiken/verwerken en moet daarvoor een register opstellen. En in deze lijn kan m.i. de grondslag voor de beheerder alleen maar “overeenkomst” zijn.
Dat het in de praktijk allemaal door elkaar loopt (de beheerder vraagt rechtstreeks gegevens op, de VvE krijgt van leden gegevens etc, etc) doet er m.i. niets aan af dat de VvE de organisatie is die de gegevens verzameld, beheerd en ook verantwoordelijk is wat er met die gegevens gebeurd.
In die zin begrijp ik dus de voorbeelden van VvEMetea (wat een verwarrende naam, Metea is dus geen VvE) en PandGarant dus niet. In alle bescheidenheid neig ik naar de mening dat deze VvE beheerders het niet bij het juiste eind hebben.Maar Rob, het tekort wordt veroorzaakt door onderhoudszaken die je niet van tevoren kan voorspellen en bij ons dan als onvoorziene uitgaven geboekt worden. Voorbeeld: de lift stopt en de reparatie kost €150. In de meerjarenbegroting staat elk jaar een kostenpost “Lift algemeen en storingen” voor de lift van €500. Dan mag de ALV toch wel beslissen dat deze kosten ten laste van het reservefonds te laten komen?
Misschien moet je eens kijken welke posten er nu eigenlijk voor zorgen dat er een overschot is. Dan kan je overwegen om die posten anders te begroten, bv opnemen in de meerjarenbegroting. Dan zitten die posten in de dotatie aan het reservefonds.
Hebben wij ook gedaan en nu hebben we ieder jaar een tekort; er is jaarlijks altijd wel een onvoorziene uitgave die onder een van deze posten valt. Op de ALV (vast punt op de agenda van de ALV) besluiten we dan het tekort ten laste van het reservefonds te laten komen. Iedereen blij en geen overbodige administratie.@Rob
Ja, toen ik het verwerkingsregister van onze beheerder onder ogen kreeg snapte ik er niet veel van. Alle handelingen hadden als rechtsgrond “overeenkomst”. Het geheel, overeenkomst en register, is door Rijssenbeek opgesteld. Dat zijn niet de minste in VvE wereld, dus waarom zouden ze dat doen.
Na een poosje daarop gekauwd te hebben, viel het kwartje. Natuurlijk, het is de VvE die als verantwoordelijke de gegevens aan de beheerder verstrekt. Dat het in de praktijk, misschien ingesleten praktijk, anders gaat en de beheerder rechtstreeks gegevens van de leden opvraagt/ontvangt is denk ik niet van belang.
Maar misschien snap ik het nog steeds niet en heeft Rob volledig gelijk en steekt het kwartje als een graat in mijn keel.@Rob en @DikOz
Rob schreef: “Wat dacht je van deze verwerkersovereenkomst van beheerder VvE Metea”
Ik heb dit register even bekeken. Heel mooi en uitgebreid be- en omschreven. Ik begrijp echter niet dat er in de kolom rechtsgronden kruisjes staan onder wettelijke plicht etc. Tenzij de beheerder hier ook bestuurder is en als zodanig ingeschreven bij de KvK, is er maar één rechtsgrond voor een beheerder en dat is de overeenkomst (met de VvE). Alleen de VvE, de primaire organisatie, heeft een wettelijke plicht om iets te doen.
Wat mij betreft oppassen dus om dit voorbeeld blindelings te volgen.@Rob.
OK niet off topic. Maar zo nu en dan krijg ik die opmerking en ik sorteer dan ook maar vast voor.
Blij toe dat ik de verkeerde conclusie heb getrokken. Ben het helemaal met je eens. Dan zijn we het alleen maar oneens over welke informatie noodzakelijk is en het tijdstip in het (verkoop) proces waarop die noodzakelijke informatie verstrekt moet worden.
Jammer dat je mijn woorden:” Kan het bestuur aanpassen. Moet ik nog eens opvragen bij de beheerder waarom dat is” niet meeneemt is je beoordeling. Je conclusie: ´ Ik blijf dat een vreemde en slechte zaak vinden”, vind ik wat kort door de bocht. Ik kan het hier en daar best begrijpen dat niet alles op een voor alle leden toegankelijke website beschikbaar is. De info is gewoon te downloaden en ik vraag me af of iedereen daar prudent mee omgaat/kan omgaan. Voor je weet ligt het (elektronisch) op straat en daar heb ik een hekel aan. En in alle redelijkheid, ons grootboek telt 30+ pagina’s waar zelfs een zeer geïnteresseerde leek niet doorheen komt. Het gebruikte programma is nl geschreven door boekhouders voor boekhouders, is voor de overgrote meerderheid van VvE’s een volkomen overkill, en de output is navenant. Toegegeven, paternalistisch, opa weet het beter, maar de vraag die ik van jou niet mag stellen, stel ik toch: ”heeft het toegevoegde waarde om dit vrij te geven”. Ben er nog niet uit, maar dat heeft met AVG niets te maken. En voor het vragende VvE lid draai ik met plezier die 30+ pag uit de printer, ook al weet ik dat het 2 sec later kladpapier is/gaat worden.
Rob schreef: “Ik vind ook dat je als eigenaar verantwoordelijk en discreet moet omgaan met de informatie van de VvE”. De spijker op zijn kop en daar zit nu precies de angel. Wie bepaalt wat verantwoordelijk en discreet is. En als je dat al hebt vastgesteld hoe waarborg je dat dan.
Beetje filosofisch, als alle mensen zich verantwoordelijk en discreet gedragen hebben we helemaal geen wetten en regels nodig en met recht deze AVG niet.
Rob schreef:” Hoe verantwoorden jullie de werkwijze van de penningmeester m.b.t. de AVG”. Niet zo moeilijk, in ons VvE verwerkingsregister staat in welke systemen die gegevens zitten, wat er doel is, en wie de ontvangers zijn. Alleen leden in dit geval. Ik zie niet iets haaks op wat anders staan.
@Dichter
Wij zijn met 12 appartementen. Dat je niets herkent is volkomen begrijpelijk. Bij jullie klopt de notaris automatisch aan bij het juiste adres. Dan is waarmerken overbodig. Maar zodra een notaris, makelaar etc er lucht van heeft dat de VvE een beheerder heeft, wordt het bestuur als (ik overdrijf) onmondig, onnodig behandeld; althans zo komt het bij mij over. Bij ons klopt de notaris bij de beheerder aan, die geeft de informatie. Maar de notaris weet helemaal niet of de beheerder dat wel mag en of het bestuur het met de gegeven info eens is. Ergo, de notaris voldoet niet aan de wet die stelt dat het bestuur een verklaring moet afgegeven. Dat vind ik krom, en voor een notaris onbegrijpelijk, maar anderen hier vinden dat recht. Maar om het te nuanceren, ik lig er niet wakker van.
@dikOz
Ik wil je met plezier onze privacyverklaring etc doen toekomen. Weet alleen niet hoe je op dit forum een e-mailadres kan uitwisselen. Misschien kan de forum moderator (desnoods bij uitzondering) hier iets betekenen; DikOz mag mijn emailadres hebben.
Positie van notaris in de AVG zie opmerkingen van @Rob.
Beveiliging van data moet men altijd in relatie zien met de gevoeligheid van de gegevens en als die dan lekken wat er dan allemaal mee gedaan kan worden. En dat moet je dus zelf allemaal inschatten. En als je dat naar de mening van de AP verkeerd inschat hebt, ben je de klos, maar van tevoren vertellen hoe dat moet doen ze niet. Vandaar dat er allemaal horrorscenario’s worden opgedist en de mensen van de weeromstuit zelfs de naambordjes van het beltableau willen halen. Allemaal flauwekul. De gevoeligheid van de gegevens schat ik laag in, de kans dat een email in verkeerde handen komt als nihil, de gevolgen van lek als zeer beperkt. Ik beveilig niets aan emails, maar let wel op dat dat er in tekst van de mails zo weinig mogelijk gegevens komen. Dus niet als de naam alleen genoeg is, ook nog uit volledigheid het adres maar meegeven. Zal wel helemaal fout zijn, maar we zien het wel.
In de notulen staan (voor)namen en ook huisnummers. Ik zou niet weten wat daar het probleem is, althans zolang er verantwoordelijk en discreet door de leden met de notulen wordt omgegaan. En hoe je dat in hand houdt, ik weet het niet. Maar ik denk dat de AVG helemaal niet bedoeld is voor deze futiliteiten, maar inderdaad voor dataverzamelaars pus sang als de google’s en facebooks van deze wereld. Echter door de kern van wetgeving (die moet voor allen gelijk zijn) worden vooral kleine organisaties de dupe en maken zich ontzettend veel zorgen. Maar facebooks c.s. lachen zich een kriek en gooien er nog een paar honderd juristen tegenaan om door te gaan waar ze mee bezig zijn.
Maar maak je niet al te sappel, zolang de AP aan een dataverzamelaar als Uber voor het lekken van 174.000 NL-datasets een boete uitdeelt van rond €3 per gelekte dataset, maak ik me geen zorgen met max 12 datasets onder de hoede van de VvE. Die €36 euro betaal ik zelf nog wel. Voor de liefhebbers onderstaande links voor nog wat leesvoer.
https://tweakers.net/nieuws/146157/ruim-7000-klachten-ingediend-over-vermeende-schendingen-avg-sinds-invoering-mei.html
https://tweakers.net/nieuws/146225/autoriteit-persoonsgegevens-beboet-uber-voor-te-late-melding-datalek.htmlTjonge, tjonge, tjonge, je let even niet op en er staat weer een sliert aan reacties. Ik wil de discussie niet smoren, maar krijg het gevoel dat het een herhaling van zetten wordt. Niettemin onderstaande.
William schreef:” Met andere woorden, het bestuur/de VvE draagt deze werkzaamheden letterlijk over aan de beheerder”. Het overdragen/delegeren van verantwoordelijkheden is een tricky business, zoals ons bedrijf tot schade heeft moet ervaren 20+ jaren geleden. Maar afgezien daarvan, het moet de notaris een worst zijn wat private partijen afspreken in een beheersovereenkomst. Als ik notaris zou zijn, zou ik alleen een gewaarmerkte verklaring van het bestuur accepteren. Je kan toch niet van een notaris verwachten dat die ook nog even gaat controleren of in de beheersovereenkomst wel is opgenomen dat de beheerder gerechtigd is zo’n verklaring af te geven. De huidige praktijk is, vind ik, aan alle kanten krom. Het werkt wel zolang het goed gaat en misschien gaat het wel in alle eeuwigheid goed, maar krom is het.
Rob schreef:”… in de meest uitgebreide zin en het verstrekken van de nodige specificaties en opgaven aan de eigenaars en het bestuur,….”. Je schrijft het al Rob : ”verstrekken…. aan eigenaars en bestuur”. Geen woord dat de beheerder iets aan derden zou kunnen/moeten verstrekken.
DikOz schreef:” Het verwerkingsregister gaat over persoonsgegevens”. Helemaal mee eens. De discussie gaat ietwat off topic, maar niet helemaal. De rest van die alinea kan ik niet helemaal volgen; maakt verder ook niet zo veel uit. Er is geen verwarring, de notaris moet een door het bestuur uitgegeven verklaring aanhechten. Daar is toch geen woord Spaans bij? De beheerder zou uit zichzelf moeten zeggen: “Dat is een taak voor het bestuur. Aub bestuur hier heeft U de gegevens die gevraagd worden, doe ermee wat U goeddunkt”.
Geheel off topic maar wel interessant Dikoz schreef:” Overigens zou ik, ook van uit projectmanager/manager ervaring zoiets altijd overlaten aan de gedelegeerde, maar wel met een kopie naar de manager ter informatie. En daarna zou ik de gedelegeerde als nodig aanspreken op zijn verantwoordelijkheid de zaken goed af te handelen”. Elk bedrijf heeft zo zijn eigenaardigheden. Maar juist documenten die een juridische impact zouden kunnen hebben, behoorden bij ons tot het domein van de ProjectManager/ProjectDirecteur. Niks kopie ter informatie aan PM, de PM tekende zo’n document met naam en toenaam en niet alleen ‘voor gezien’ maar voor ‘goed gekeurd’.
Rob schreef:” Toch moet er ook een zeker vertrouwen zijn in de beheerder en zou je eigenlijk geen schaduwboekhouding moeten bijhouden om de beheerder te controleren”. Zoals gezegd de penningmeester heeft daar lol in, hij hoeft het niet doen. Maar het is wel heel makkelijk voor ons allen. Ik vertrouw de beheerder blindelings. Dat wil echter niet zeggen dat de beheerder rechtstreeks aan derden gegevens kan verstrekken. Het is toch het bestuur dat de vereniging naar buiten vertegenwoordigd, niet de beheerder. Als je als bestuur niet in staat bent om zoiets te volgen/te controleren moet je je m.i. afvragen of je wel op de goede plek zit. Als je als bestuur tot de conclusie komt dat deze zaken te hoog gegrepen zijn voor een bestuurslid, dan moet je de ALV voorstellen om de beheerder als bestuurder aan te stellen en hem bv laten inschrijven als penningmeester bij de KvK.
Waarom een beheerder. Zekerheid, gezien onze leeftijden en het gebrek aan opvolging (zie onder). En het is in bepaalde opzichten makkelijker voor het huidige bestuur.
@Rob. Openheid van bestuur ook off topic, maar vooruit. Een lastige in ons geval, wij willen wel maar het lukt matig. Dat heeft te maken met de populatie van 75+. Er zijn eigenlijk maar twee mensen die beperkt overweg kunnen met ICT. In het begin kregen alle leden voor de ALV een dik pak papier met alle zaken. Het gesteun en gekreun was niet van de lucht. Wat moeten we met dat pak papier, daar begrijpen we niets van. Er is toen besloten om de papiervloed drastisch in te perken en dat de leden op elk moment van de dag (nou ja, niet midden in nacht) bij het bestuur kunnen aankloppen om inzage in en toelichting op de administratie te krijgen die op het beeldscherm voor staat. Wij hebben directe toegang tot de database van de beheerder en ook natuurlijk in de schaduwboekhouding van de penningmeester. Wij hebben geen website die door de VvE wordt beheerd. Kortom, vanuit het bestuur kunnen de leden alles zien en krijgen, zo nodig op papier. We hebben helaas tot nog toe niemand gezien. De beheerder heeft een website waar de leden kunnen inloggen. Daar is elke week de laatste balans beschikbaar, vergelijkende cijfers (budget vs werkelijk), een formulier met je eigen gegevens, verdeelsleutels, voorschotbijdragen lopend en voor het nieuwe jaar, jaarrekeningen, begrotingen, notulen etc., etc. De beheerder heeft kortgeleden nog maar eens mailing naar iedereen laten uitgaan om deze website onder de aandacht te brengen. Krijg niet de indruk dat het storm loopt. Een aantal documenten bv grootboekrekeningen, contracten zijn vanuit de beheerder standaard alleen voor het bestuur zichtbaar gemaakt. Kan het bestuur aanpassen. Weet niet de reden daarvoor. Moet ik nog eens opvragen bij de beheerder waarom dat is. Maar gezien het bovenstaande zit niemand daarop te wachten.
Vanuit de AVG is er geen enkele grond om geheimzinnig te doen, althans dat vind ik. Aan de andere kant moeten ook de leden er zich van bewust zijn dat gegevens van de VvE niet aan de grote klok gehangen moeten worden. Althans dat vind ik, ik weet jij er anders over denkt. Wij hebben een heel brave VvE die voor het bestuur een makkie is, 100% opkomst bij de ALV (een uitzondering daargelaten), altijd allemaal eens met de voorgestelde jaarlijkse begroting. Ik verzucht wel eens: “waren er maar eens een paar leden die in mijn nek staan te hijgen om te zien hoe er het er allemaal voor staat en wat het bestuur allemaal uitvre…”. In geen velden of wegen zijn die te bekennen. Moeten oppassen dat dit luxeprobleem geen valkuil wordt.Rob schreef:” Het bestuur is verantwoordelijk voor die verklaring en moet dus uiteraard ook op de hoogte zijn van de inhoud van daarvan”. Ik krijg niet de indruk uit wat ik hier en daar lees, ook op dit forum, dat dit staande praktijk is. Eerder het omgekeerde is de ingesleten praktijk; de notaris, makelaar etc mailt of belt op, en de beheerder levert buiten het bestuur om. Vandaar dat wij bij het verwerkingsregister er een grendel voor gezet hebben. Ik heb niet de illusie dat met deze grendel het meteen goed gaat. Daar is de huidige praktijk te diep voor ingesleten. Heel waarschijnlijk is over niet al te lange tijd de eerste testcase in deze bij ons.
Rob schreef:” Ook dan ben je afhankelijk van de gegevens die de beheerder op dat moment aanlevert en moet je er vanuit kunnen gaan dat die gegevens juist zijn !”. Nee, daar moet je als verantwoordelijke niet vanuit gaan. Die gegevens moet je even controleren. Dat is je plicht als verantwoordelijke die de paraaf zet. Althans zo ben ik opgevoed in de loop der jaren al dan niet door schade en schande. De gegevens die de notaris nodig heeft is een overzichtelijk rijtje. Controle daarvan is geen heksenwerk. Bij ons al helemaal niet, omdat onze penningmeester er lol in heeft een soort schaduwboekhouding bij te houden waar deze gegevens zo uit komen rollen. Maar ook zonder dat is het misschien 10 min. werk.
Leuke link naar dat artikel.Ha Rob,
Zover ik weet vraagt de notaris gegevens op van de VvE op grond van artikel 122 BW5. Daar staat dat door de notaris een door het bestuur afgegeven verklaring wordt gehecht aan de akte. Ik begrijp dan ook niet dat een notaris (nb een jurist) deze gegevens (rechtstreeks) opvraagt bij een beheerder en er genoegen mee neemt dat er geen paraaf oid van het bestuur opstaat. Ik krijg de indruk dat jij het normaal vindt dat dit geheel buiten het bestuur om kan plaats vinden. Dat vind ik dan weer raar.
De praktijk leert dat er overal fouten gemaakt worden, zo ook door onze beheerder. De opgave van onze beheerder aan de notaris was niet correct. Het was weliswaar geen grote afwijking, maar het moest toch gecorrigeerd worden. De beheerder is geen bestuurder en volgens de wet is m.i. dan het bestuur die de verkeerde opgave gedaan heeft of in dit geval misschien toch de beheerder of de notaris die de gegevens bij de verkeerde partij heeft opgevraagd? Wie het weet mag het zeggen. Als ik als bestuur dan “ergens” verantwoordelijk voor ben, wil ook wel graag weten wie, wat, wanneer dat “ergens” ontvangt en kan ik het paraferen of niet.
Het is niet anders dan ik in mijn werkzame leven gewend was; alle documenten van een project waar ik verantwoordelijk was gingen over mijn bureau en droegen mijn paraaf. Dan wist iedereen als het niet goed was waar ze moesten zijn. Dat de maker van dat document iets niet goed gedaan had was dan mijn probleem. Zo hoort het m.i. ook bij een VvE of welke vereniging dan ook; alles wat naar buiten gaat naar derden van of over de VvE gaat via het bestuur, die is verantwoordelijk.