DikOz
Aangemaakte reacties
-
Berichten
-
De penningmeester en het bestuur vinden dat de controle door de kascommissie bij de penningmeester thuis moet gebeuren ( 1). Ze beroepen zich op de AVG. Als [….] zal het bestuur de kascommissieleden persoonlijk aansprakelijk stellen als er gegevens ” op straat” terecht komen (2).
Eens met de vorige respondenten. Jullie VvE moet de AVG op een wel heel bijzondere wijze hebben ingevoerd, o.a. via de privacy verklaring en het verwerkingsregister. Hebben jullie die documenten inderdaad? En de ALV moet die documenten hebben goedgekeurd, geldt overigens ook voor eventuele overeenkomsten met derden.
‘Heel bijzondere wijze’, omdat die AVG documenten namelijk gelden op het niveau van een bedrijf of een vereniging etc. In het geval van een VvE gelden ze dan vervolgens voor alle leden (in de rol van VvE-lid, niet als privépersoon). Het bijzondere zou dan moeten zijn dat in die documenten specifieke zaken voor de voorzitter, penningmeester of het gehele bestuur moeten zijn opgenomen. Is dat zo? Of is er per ongeluk hier en daar ‘het bestuur’ geschreven in plaats van ‘de VvE’?
Los daarvan: waarom staat er ‘De penningmeester en het bestuur’. De penningmeester is toch onderdeel van het bestuur of heeft deze soms een afwijkende mening?Een bestuurder die alleen besluiten van de ALV uitvoert en verder niets, is duidelijk niet geschikt voor haar/zijn taak.
De redenen zijn simpel. In mijn geval is zeker 50% van het werk niet gerelateerd aan besluiten van de ALV. Bijvoorbeeld het managen van plotseling ontstaan lekkages in waterleidingen, gasleidingen en afvoerleidingen en andere niet voorziene zaken.
Zoals al eerder aangegeven bestaat de andere 50% van het werk naast uitvoering van besluiten van de ALV ook uit werkzaamheden zoals MJOP bijhouden/begroten, jaarbegroting opstellen jaarverslag opstellen, nieuwe bewoners verwelkomen, bestuursoverleg, ALV voorbereiden/voorzitten etc. etc.
Ik denk dat er dan ongeveer 30% van het werk overblijft dat direct gerelateerd is aan besluiten van de ALV.
Je kan de percentages variëren voor je eigen situatie, het zal mij verbazen als er meer dan 50% uitkomt voor aan ALV besluiten gerelateerd werk.
Dus moet een bestuurder die andere 50% of 70% invullen als bestuurder. Kort door de bocht is het enige dat de vve bestuurder niet kan/mag is beslissen geld uit te geven voor niet spoedeisende opkomende zaken.Een belangrijk niet genoemd vereiste voor de uitgaven uit het reservefonds is dat de betreffende post van het MJOP goedgekeurd is door de ALV.
Uit jou toelichting begrijp ik dat jullie naast het reservefonds ook een algemene reserve hebben? Bij onvoorziene uitgaven lijkt mij het kiezen en boeken op de juiste post aan het bestuur, zeker als er een algemene reserve is. De ALV kan dat natuurlijk nog corrigeren.Zo’n omschrijving van de bestuursfunctie is echt veel te kort door de bocht. Ik zou het aantrekkelijker omschrijven, anders krijg je helemaal geen bestuurs kandidaten meer.Zelfs bij het voorziene deel van de taken van het bestuur geldt dat het bestuur op sommige gebieden wel degelijk een eigen verantwoordelijkheid heeft. Denk aan het opstellen van de begroting en het opstellen/bijhouden van het MJOP.Bij het onvoorziene deel van de taken kan het bestuur zonder toestemming van de ALV optreden en zelfs geld uitgeven. Als de voorzitter van de vergadering ook voorzitter van het bestuur is, kan het bestuur voor onvoorziene zaken, veranwoord, aanzienlijke bedragen uitgeven voor spoedeisende zaken. Natuurlijk moet hier over verantwoording worden afgelegd aan de ALV.mijn ervaring is dat minder dan 50% van het werk voorzien is.En dan is er nog de perceptie bij leden en buitenstaanders die de voorzitter zien en aanspreken als voorzitter van de VVE. Die functie bestaat niet, maar je wordt wel aangesproken als voorzitter van de vve. Ook daar moet het bestuur zelfstandig en verantwoord mee omgaan.In het kader AVG en praktijk vond ik deze 3 artikelen (uit het vakgebied IT) verhelderend en bevestigend voor standpunten die ook op dit forum zijn ingenomen.
1. “Wie toestemming onder de AVG vraagt, snapt de AVG niet (of heeft een nieuwsbrief)”, zie:
https://blog.iusmentis.com/2019/09/12/wie-toestemming-onder-de-avg-vraagt-snapt-de-avg-niet-of-heeft-een-nieuwsbrief
2. “Oh, en verwerkersovereenkomsten sluit je dus alleen met verwerkers, niet met al je partners”, zie:
https://blog.iusmentis.com/2019/09/18/oh-en-verwerkersovereenkomsten-sluit-je-dus-alleen-met-verwerkers-niet-met-al-je-partners
3. Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming van Binnenlandse zaken, zie:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/handleidingalgemeneverordeninggegevensbescherming.pdf
Voor het gemak, in die handleiding staat op pag 33, paragraaf 3.5.1
“U verwerkt ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens wanneer de verwerking van persoonsgegevens uw primaire opdracht is. Met andere woorden, uw dienstverlening moet gericht zijn op het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer de verwerking van persoonsgegevens niet uw primaire opdracht is, maar het een uitvloeisel is van een andere vorm van dienstverlening, dan bent u als dienstverlener zélf de verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerking.”Inderdaad een mooi resultaat voor Verbazing. Ik lees eruit dat goed inlezen en een goed voorbereid verweer een professional kan verslaan, die de zaak blijkbaar minder goed voorbereid had.
Ik vraag me wel af of een rechter het argument ‘onzichtbaarheid’ ook voor warmtepompen zou laten gelden, die de overheid ons allen wil aansmeren (sorrie).Inderdaad, je komt de mooiste teksten tegen bij een beetje Googlen. Ik heb ook een VvE gevonden met “In principe delen wij uw gegevens met niemand. Alleen kunnen wij op grond van de wet … etc.”
Vermoedelijk komt het model privacybeleid met de nu al befaamde zin “Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten” van de stichting AVG voor Verenigingen. Dat is de stichting waar VVE Belang je als VVE naar verwijst voor een licentie, wat dat ook moge zijn.
De policy van de stichting zelf , is qua opzet, inleiding, hoofdstukken en zinnen bijna identiek aan de policy van onze VvE, m.u.v. de opsomming van beveiligingsmaatregelen. En het slot is anders: geëist wordt dat VVE-leden in een bijgevoegd formulier toestemming geven voor het gebruik van vermelde persoonsgegevens voor vermelde doelen.
Blijft de vraag als die befaamde zin hier een paar mensen onzinnig lijkt, winnen onze argumenten het dan van die van VVE Belang en die stichting?@Bob Laat Google maar eens naar de volgende tekst zoeken (zonder aanhalingstekens): “geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten”
Bij ons staat dat in het huidige beleid dat waarschijnlijk van onze beheerder afkomstig is. Ik vermoed dat dit in een modeltekst voor beheerders staat, weet nog niet van wie het afkomstig is.
@Rene Het volgende is ook op Internet vinden:
“…. Beheer is geen verwerker in de zin van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG), omdat dit niet de primaire opdracht is die door de VvE aan ons als beheerder wordt gegeven.”
En dat lijkt mij goed …..
Gelukkig meer medestanders. Ik wil ons privacybeleid dan ook aan te passen, namelijk:
“Wij als VVE geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. ”
Veranderen in:
“Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten en de dienstverlening van die partij naar de VVE primair bestaat uit het verwerken van persoonsgegevens namens de VVE .”
Dit is dan meer in overeenstemming met de “Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming” van Binnenlandse zaken, op de site van de AP:
“U verwerkt ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens wanneer de verwerking van persoonsgegevens uw primaire opdracht is. Met andere woorden, uw dienstverlening moet gericht zijn op het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke.” (pag 33, paragraaf 3.5.1?)
en ook met Rijssenbeek’s web pagina “AVG voor VvE’s”
Wanneer de VvE een opdracht aan een organisatie geeft waarbij de werkzaamheden primair bestaan uit het verwerken van persoonsgegevens namens/ ten behoeve van de VvE, dan is deze opdrachtnemer in beginsel een verwerker in de zin van de AVG.
Ook in de wet staat een aanwijzing voor statuten i.h.a. over zo’n termijn bij vooraf stemmen. @rob In het gerefereerde artikel staat: ” Digitaal stemmen, dat wil zeggen op afstand het stemrecht uitoefenen voor of tijdens de vergadering …”. En in de Kamerstukken etc. die in de uitspraak zijn opgenomen, staan ook aanknopingspunten.
@carla @Verbazing schrijft: “De vraag is nu: mag je, terwijl de vergadering nog niet is gepland, of als de agenda net is rondgestuurd, bij het bestuur al aangeven op voorhand dat je vóór een plan wilt stemmen terwijl je er zelf niet bent?”
En mijn antwoord is: ja als de agenda is rondgestuurd en als je een VvE-website hebt die digitaal stemmen mogelijk maakt en als de vergadering binnen ruwweg 1 maand plaatsvindt.@Carla Op dezelfde site staat een artikel waarruit ik concludeer dat vooraf stemmen via elektronisch stemmen onder zekere voorwaarden wel kan, juist onder MR1992!
Digitaal uitgebrachte stemmen rechtsgeldig mits ‘met de nodige waarborgen’
Yupp heeft gelijk dat de voorzitter geen directeur is. De Voorzitter is een gewone uitvoerder van besluiten die de leden in een ALV nemen. Het bestuur (Hij) kan vrij weinig zelfstandig beslissen. Maar Yupp geeft ook aan dat hij kan zich wel kan gaan gedragen als directeur, zeker als er grote eigenbelangen gaan spelen.
Ik zou zeer voorzichtig zijn een nieuwe eigenaar onmiddellijk voorzitter of zelfs bestuurslid te laten zijn. Los van het feit dat benoeming alleen in de Algemene Leden Vergadering kant worden besloten. Het kan toch geen kwaad een jaartje te wachten en zien wat voor vlees je in de kuip hebt?
Wat betreft eigenaar en stemmen geven de volgende artikelen houvast.
MR 1992- Artikel 34
2. Het totaal aantal stemmen en het aantal stemmen dat ieder der eigenaars kan uitbrengen worden in de akte [van Splitsing] bepaald. Hebben jullie zo’n akte en wat staat daar in?
en Artikel 35
1. Indien een appartementsrecht ….. aan meer eigenaars toekomt zullen dezen hun stemrecht in de vergadering slechts kunnen uitoefenen door middel van één hunner of van een derde, daartoe schriftelijk aangewezen.
Er mogen dus meerdere eigenaars zijn, ze hebben samen het aantal stemmen uit de Akte van Splitsing. Maar 1 van de eigenaren stemt en wel met de hoeveelheid stemmen die in de splitsingsakte zijn bepaald. Hoe is die stemmen verhouding bij jullie?
Overigens is er niet zoiets als ‘ze willen beide in de VvE’: als je eigenaar bent , ben je lid, anderen kunnen geen lid zijn.Als het gewijzigde bouwbesluit ingaat, is dat toch de norm die je zoekt? Naast wetenschap is ‘Internationaal’ ook altijd aardig en o.a. in Duitsland is de norm nog strikter.
En ja de industrie heeft geprotesteerd op de voorgestelde veranderingen in het bouwbesluit. Maar het verweer was o.a. dat ze dan alleen duurdere units kunnen verkopen, die halen (of kunnen halen) de eis wel. Is 30db een schrijffout? (i.p.v. 35?). Elk apparaat haalt dat overigens, want de afstand tot het apparaat telt mee in de meting.Als er kosten gemaakt worden, hoort daar ook een begrotingspost bij. (jaar begroting of meerjaren begroting, MJOP). Dat geeft wellicht aanknopingspunten. Of een bestuur ook inzage moet verschaffen, hangt af van het geldende modelreglement. Ik begrijp dat alleen MR 2006 een uitzondering is, men is het inzagerecht daar vergeten. Zie ook https://www.rijssenbeek.nl/is-het-inzagerecht-van-een-appartementseigenaar-onbeperkt/
In het geval het bestuur geen inzage wenst/kan geven (hoe is het mogelijk, denk ik dan) zou je op de ALV bij de goedkeuring van de fin. stukken een vraag kunnen stellen zowel aan het bestuur als de kascommissie. Jij vindt als lid namelijk dat je die informatie nodig acht om goedkeuring (decharge) te verlenen.
Natuurlijk moeten het bestuur en de beheerder uitgaven verantwoorden (=gerechtigd tot het uitgeven, relateren aan de begroting en administreren) maar om te beoordelen of of dat goed gebeurt, heb je informatie nodig.
